Uniforme processen bij Nuffic

Uniforme processen bij Nuffic

Nuffic vormt samen met Europees Platform en CINOP het Nationaal Agentschap voor het Erasmus+programma. Om Europese subsidies te verkrijgen, moet het agentschap haar processen uniform en centraal vastleggen. De implementatie van Mavim ondersteunt het vastleggen van de processen over de bedrijfsgrenzen heen.

Door Sander Kroes, maart 2014

Het Agentschap verdeelt Europese subsidies naar onderwijsinstellingen in opdracht van het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen. De onderwijsinstellingen verstrekken daaruit vervolgens beurzen aan studenten, bijvoorbeeld de Erasmus beurs. Daarnaast ontvangt het Agentschap een subsidiesom voor de uitvoering van haar activiteiten. Dit is haar bestaansrecht.

Om in aanmerking te komen voor deze subsidies, moeten de drie organisaties van het Agentschap gezamenlijk aan een aantal voorwaarden voldoen. “De processen moeten goed beschreven zijn, er moeten controles zijn om de processen te bewaken en de drie organisaties moeten op dezelfde wijze de subsidies verstrekken,” vertelt Sander Kroes van Finext. Hij is als procesconsultant verantwoordelijk voor het uniform beschrijven en vastleggen van de processen. “Naast het beschrijven van de processen wil de EU ook een uniforme vastlegging in één handboek.”

Eén beeld van de processen

De drie organisaties hebben echter ieder hun eigen processen en ook ieder hun eigen systemen voor het vastleggen van deze processen. “Er waren twee grote uitdagingen,” vertelt Sander. “Ten eerste om de drie organisaties samen tot één beeld te laten komen van de processen. De tweede uitdaging was het realiseren van één uniform handboek. Iedere organisatie had zijn eigen ICT en middelen om de processen in vast te leggen.” Bovendien staat het standaardisatieproject onder grote druk; het moet binnen 6 maanden gerealiseerd worden om op tijd klaar zijn voor de start van het nieuwe Erasmus+programma. Het nieuwe programma loopt gedurende de komende 7 jaar.

In workshops hebben de drie partijen samen de processen gemodelleerd. “Mensen met drukke agenda’s zitten daar niet altijd om te springen,” zegt Sander. “Je moet ze enthousiast maken en laten inzien dat zij er ook voordeel van gaan hebben. Mensen weten vaak wel dat de manier waarop ze hun werk  doen niet de meest efficiënte is. Dat moet je subtiel brengen, met alle begrip voor de situatie waar mensen in zitten.”

“Als processen uniform vastliggen en de documentatie is ondergebracht in een systeem, wordt het geheel beheersbaar.”

Er zijn veel voordelen aan het uniform maken van de processen. “Als processen vastliggen en de documentatie is ondergebracht in het systeem, wordt het geheel beheersbaar. Nieuwe versies kunnen eenvoudig in het systeem gehangen worden. Het is voor iedereen duidelijk waar het staat en waar het bewaard hoort te worden. Dat maakt het eenvoudiger om mee te werken. Bovendien wordt werk overdraagbaar.”

Gezamenlijke oplossing in Mavim

Na een selectietraject kiezen de organisaties voor een oplossing in Mavim. “Tijdens het selectietraject hebben we onder andere gekeken naar wat er intern al beschikbaar was; bij Nuffic gebruikten ze al Mavim,” zegt Sander. “Bovendien heeft Mavim ook een cloudoplossing. Het grote voordeel daarvan is dat het op een server staat, in plaats van bij één van de drie organisaties. Daardoor bleek het mogelijk om de processen op één plek toegankelijk te maken voor de drie organisaties. Ook in een keten met meerdere organisaties kun je zo eenvoudig je processen en procedures delen. Veranderingen in interne processen hebben vaak een weerslag op de andere ketenpartners.”

Het uniform maken van de processen en deze centraal  vastleggen lukt op tijd voor de nieuwe subsidieronde. De drie organisaties zijn positief over het resultaat. “Er is één database in Mavim waar de organisaties gezamenlijk in werken en de vastgelegde processen up to date houden. Medewerkers hebben toegang via een webomgeving, waar ze procesflows kunnen bekijken, documentatie zoals werkinstructies kunnen downloaden en links naar applicaties kunnen vinden.” Bovenal is de auditdienst van het Rijk onder de indruk en geeft groen licht richting OCW voor de uitvoering door het agentschap.

“Ook in een keten met meerdere organisaties kun je zo eenvoudig je processen en procedures delen.”

Begrip en betere processen

De gezamenlijke workshops leveren naast geharmoniseerde processen ook meer begrip en betere processen op. “Er is meer begrip voor elkaar. Vroeger waren er frustraties; mensen werkten alleen tijdens de audits verplicht samen, terwijl ze eigenlijk bij de uitvoering niet veel met elkaar te maken hebben. Na het samen beschrijven van de processen begrijpt men waarom de andere organisatie dingen op een bepaalde manier doet,” vertelt Sander. “Bovendien zijn we tijdens de workshops uitgegaan van best practices, waardoor zij van elkaar hebben geleerd hoe ze de processen zo optimaal mogelijk kunnen inrichten.”

Standaardisatie door eenvoud

Eenvoud aanbrengen is volgens Sander een belangrijk element van het standaardiseren van de processen. “Mensen denken dat hun proces uniek is, waarbij ze vooral uitgaan van de uitzonderingen. In de basis zijn de processen echter hetzelfde, meet hier en daar een nuance.” Het uniform maken en vastleggen van processen bij het Agentschap vindt Sander een goed voorbeeld. “Van veel verschillende manieren van vastleggen van processen en procedures kunnen we naar één methodiek en één tool overstappen.”

Keten- & Procesoptimalisatie Non-profit & Educatie