Stroomlijnen van rapportages bij Parlevliet & Van der Plas

Parlevliet & Van der Plas is het grootste visserijbedrijf van Europa, met dochterbedrijven als Ouwehand en Heiploeg. Het familiebedrijf heeft de laatste jaren forse overnames gedaan. Dat vraagt om een nieuw platform voor de consolidatie, waar vervolgens ook de lokale modellen in gemaakt kunnen worden.

Door Stijn Gabriëls, januari 2019
Rob van der Meij en Huig Ouwehand

“Sinds 2014 hebben we een aantal overnames gedaan, waardoor ons oude rapportagesysteem niet meer toereikend was voor de omvang van de groep. Zeker met de overname van Heiploeg ging het wel heel hard,” vertelt Huig Ouwehand, controller bij Parlevliet & Van der Plas. Het familiebedrijf nam de afgelopen jaren naast Heiploeg ook de Duitse visverwerker Deutsche See en CFTO, de grootste tonijnvisser van Frankrijk, over.

Eerst de consolidatie

Het primaire doel van de overstap naar een nieuw systeem was de consolidatie. Daarnaast wilde het visserijbedrijf ook meteen een database creëren en lokale modellen kunnen inrichten. “We wilden flexibeler kunnen rapporteren. Hiervoor consolideerden we de cijfers in een pakket wat vooral bedoeld is om een jaarrekening op te stellen. De consolidatie wilden we in een meer stabiele omgeving,” gaat Huig verder.

“Er is lokaal veel expertise. Hiervoor maakten we daar weinig gebruik van, omdat we alles centraal deden. Nu zijn de deelnemers zelf meer verantwoordelijk voor de cijfers.”

Sinds de oprichting in 1949 wordt het bedrijf gerund door de families Parlevliet en Van der Plas. Dit heeft zijn weerslag in de rapportagestructuur. Huig: “Je merkt dat de directie goed weet wat er lokaal speelt, waardoor zij minder naarstig op zoek zijn naar geconsolideerde managementrapportages. Vanuit de groep is het hoofddoel de externe verslaggeving, intern hebben we genoeg aan lokale managementrapportages.”

Stapsgewijs uitbouwen

Het visserijbedrijf kiest voor OneStream. Dit was geen eenvoudige keuze. “Het inschatten van het beste systeem vonden we lastig, we aarzelden tussen twee verschillende oplossingen. Na een kennisbijeenkomst bij Finext hebben we Finext gevraagd om een onafhankelijk oordeel te geven. Daaruit bleek dat OneStream voor ons beter uit zou pakken,” vertelt Huig.

“Met OneStream kun je eerst beginnen met de consolidatie, waarna je rustig uit kunt breiden om het platform te benutten,” legt Andreas Nederhoed van Finext uit. “Een licentie geeft toegang tot het hele platform, dus na de eerste implementatie kun je een roadmap uitwerken om stapsgewijs steeds meer functionaliteit toe te voegen.”

“Het grote voordeel is dat gebruikers zelf aanloggen en al veel invullen. We zitten met elkaar op één platform en regisseren wie wat waar gebruikt, en wanneer. Daardoor is de hele workflow gestroomlijnd, iedereen werkt nu op dezelfde  manier,” vertelt Rob van der Meij, groepscontroller bij Parlevliet & Van der Plas.

Soepele implementatie

Na de toolselectie verzorgt Finext ook de implementatie van de gekozen oplossing. “De klik met de consultants was goed, het was niet zo formeel,” vertelt Huig. “Achteraf gezien zijn we heel blij dat het op deze manier gegaan is, we hebben zeker geen spijt,” zegt Rob lachend.

Het consolidatieproject verloopt soepel; na in januari te zijn begonnen, wordt het platform al ingezet voor het Q2 2017 rapport. Ook de jaarcijfers van 2017 worden hiermee gerapporteerd.

Inspelen op lokale behoefte

De volgende stap is het bouwen van lokale modellen bij de dochterbedrijven. “We zijn begonnen bij Heiploeg,” vertelt Andreas. “Met deze lokale modellen spelen we in op de lokale behoefte om zich meer op de business te richten. We verwerken de eigen wensen van de lokale gebruikers, zodat zij het platform kunnen gebruiken voor lokale rapportages, zowel intern als extern.”

“Er is lokaal veel expertise. Hiervoor maakten we daar weinig gebruik van, omdat we alles centraal deden. Nu zijn de deelnemers zelf meer verantwoordelijk voor de cijfers,” vult Huig aan.

Positief verrast

Huig en Rob zijn positief over de resultaten van het platform. “Het heeft meer opgeleverd dan verwacht. Niet alleen de consolidatie, maar ook de aanvullende rapportagevereisten kunnen makkelijk ondervangen worden. Je zit niet vast aan een bepaalde manier van rapporteren, waardoor je heel flexibel bent,” vertelt Rob.

“Hiervoor keken we van bovenaf; als het geconsolideerd klopte, waren we tevreden. Nu bouwen we op vanaf de tussenrapportages.”

“Vorig jaar werd bijvoorbeeld de fiscale Country-by-Country rapportage verplicht. Het heeft me positief verrast dat dit in OneStream eigenlijk gewoon een rapport is dat je bouwt in het platform; daarna is het één druk op de knop voor de fiscale Country-by-Country-rapportage. Andere bedrijven worstelen om het uit verschillende bronnen te halen, dat zit bij ons nu in één systeem.”

Ook verlopen de consolidatieprocessen soepeler. “Het rapporteren van de tussenrapportages en de reporting packages voor de buitenlandse deelnemingen is veel meer gestroomlijnd,” gaat Rob verder. “Hiervoor was het ad hoc en invulwerk, waarbij we het op het hoofdkantoor nog een keer uitsplitsten voor de lokale jaarrekeningen. Nu lopen de reporting packages veel makkelijker uit het systeem, op basis van wat de lokale gebruikers zelf hebben gerapporteerd.”

Rob vindt deze gezamenlijke effort een wezenlijk verschil: “Hiervoor keken we van bovenaf; als het geconsolideerd klopte, waren we tevreden. Nu bouwen we op vanaf de tussenrapportages. Het voordeel wordt behaald doordat je nu als team de consolidatie doet.”

De kracht van eenvoud

Het grote aantal mogelijkheden van het platform kan ook een valkuil vormen. “Je moet niet meteen alles willen benutten. We gebruiken nu nog maar een fractie, maar de eenvoud van het project is wel onze kracht,” stelt Rob. “We hebben geprobeerd om het zo eenvoudig mogelijk te houden,” beaamt Andreas. “Neem de accountstructuur, daar hebben we bewust niet te veel detailinformatie en niet te veel calculaties in opgenomen.”

“OneStream leent zich overal voor, maar je moet wel goed nadenken waar je het voor gebruikt en wat je uit het ERP-systeem haalt,” vindt ook Huig. “We halen bijvoorbeeld de managementinformatie uit het platform, op basis van een aantal kpi’s.”

Alles uit één platform halen

Rob en Huig zien nog meer mogelijkheden. “Er zijn zoveel losse lijsten, zoals vangstlijsten of reizenschema’s, die nu allemaal in Excel gaan. Die kunnen ook goed in OneStream,” zegt Rob. “Er is best veel informatie die we opvragen voor de consolidatie, en die ook in de hele organisatie gebruikt wordt als managementinformatie. Als je de tijd en de wil ervoor hebt, dan kun je de Excels achter je laten en alles uit één platform halen.”

Portretfotografie: MLBfoto

Consolidatie & Corporate Reporting Industrie OneStream