Sneller rapporteren bij Stage Entertainment

Stage Entertainment reduceerde haar rapportagetijd van meer dan 2 weken naar 5 dagen. Er kan nu sneller gestuurd worden bij de 35 dochterbedrijven die wereldwijd musicals en arena shows ontwikkelen en produceren. Bovendien bracht het nieuwe systeem een efficiënter consolidatieproces en daarmee een reductie in Fte’s.

Door Rob Visser, juli 2015
Stage entertainment
Astrid van Dijken en Rob Visser

“Het oude consolidatiesysteem was te log en lastig geworden, daarnaast voldeed het niet meer aan onze rapportagebehoeften,” vertelt Astrid van Dijken, Group Controller bij Stage Entertainment. “Zo duurde het 2 weken om de maand af te sluiten. Bovendien was het zeer arbeidsintensief, op corporate control waren er 7 mensen, waarvan 2 mensen zich volledig bezig hielden met de maandconsolidatie. Dit moest echt efficiënter.”

Stage Entertainment koos voor Hyperion Financial Management (HFM). Het belangrijkste business doel van de implementatie van een nieuw consolidatiesysteem was het verhogen van de efficiëntie binnen corporate control.  “We hadden als doel om veel sneller geconsolideerde cijfers aan de Raad van Bestuur te kunnen rapporteren. De tijd van het aanleveren van de cijfers uit de landen tot het rapporteren aan de board wilden we terugbrengen naar maximaal 5 dagen,” vertelt Rob Visser, consultant bij Finext en vanaf het begin van het project betrokken bij de implementatie van Oracle Hyperion Financial Management (HFM). “Daarnaast wilden we een aantal zaken automatiseren om de werkdruk te verbeteren.”

“We hebben in de reporting cycle enorm gewonnen. We leveren nu de actuals binnen 2 dagen en kwartaalforecast binnen 5 dagen op.”

Een andere doelstelling van het project was de mogelijkheid voor de dochterbedrijven in de landen om meer zelf te kunnen doen in het rapportageproces. De data-integratiesoftware Financial Data Management (FDM) is hierin een belangrijke ondersteuning.  “Nu rapporteren de landen zelf in het systeem, en vindt alleen de consolidatie plaats bij Corporate Control,” vertelt Astrid van Dijken. “In totaal gaat het om 8 landen, waarbij binnen de landen grote verschillen in complexiteit spelen. Duitsland bijvoorbeeld is het nummer 3 musical land ter wereld, het Broadway van Europa.  Met 12 shows per jaar, 12 theaters en 25 entiteiten die apart rapporteren, is dit veel complexer dan de kleine landen waar we 1 of 2 musicals per jaar spelen.”

Met minder mensen sneller rapporteren door Oracle HFM

Astrid van Dijken is positief over de resultaten van het nieuwe consolidatiesysteem- en proces. “HFM is gewoon een hele goede consolidatieoplossing. Het is consistent, betrouwbaar en snel. Binnen 5 minuten heb ik een eerste versie die ik aan mijn CFO kan geven.”

De doelstellingen van het inrichten van het nieuwe consolidatiesysteem zijn gehaald, vertelt ze. “We hebben in de reporting cycle enorm gewonnen. We leveren nu de actuals binnen 2 dagen, en kwartaal forecast binnen 5 dagen. Onze doelen om te versnellen zijn bereikt. Bovendien zijn we van 7 mensen naar 2 mensen gegaan. Ondanks dat we minder mensen hebben, rapporteren we sneller aan de Raad van Bestuur.“  Ze ziet veel voordelen van het sneller kunnen rapporteren: “We hebben sneller overzicht over hoe we er voor staan, kunnen nu sneller ingrijpen als er beslissingen genomen moeten worden en onze Raad van Commissarissen is sneller geïnformeerd.” “Een week of 2 eerder over informatie beschikken helpt je om sneller te kunnen sturen,” vult Rob Visser aan.  De eindgebruikers in de landen zijn ook positief over het nieuwe consolidatiesysteem, vertelt Astrid van Dijken. Voornaamste tijdswinst voor de eindgebruikers is de intercompany matching in het systeem en de gestandaardiseerde rapportages.

Snel bijsturen maakt het verschil

De markt van live entertainment is een sterk fluctuerende markt, waarin het snel kunnen anticiperen op de vraag het verschil kan maken. “We zijn afhankelijk van de mensen die een kaartje willen kopen voor een musical. Als de vraag in de markt verandert, is het belangrijk om snel overzicht te hebben zodat je de vraag kan bijsturen,” vertelt Astrid van Dijken. Bijsturen is vooral zinvol aan de marketingkant, de kosten zijn tijdens de loop van een musical vaak minder te beïnvloeden. “Contracten die je aangaat met de cast en crew bijvoorbeeld, zijn vast gedurende de looptijd van de show. Eerder stoppen heeft weinig zin, de vraag stimuleren wel.”

“Eigenlijk hebben we het hele consolidatieproces geautomatiseerd; het consolideren is 1 druk op de knop, en HFM doet alles voor ons. Binnen 1 minuut kan een consolidatie klaar zijn. Dit is een groot verschil met de oude situatie, waar we alles met de hand moesten doen. Hierdoor hebben we nu meer tijd voor analyses en het ondersteunen van de landen,” vertelt Astrid van Dijken.  De intercompany matching doen de landen nu zelf, daar zit heel veel tijdwinst,” zegt Rob Visser. “Voorheen was er pas op de holding het eerste inzicht in de intercompanies. Nu hebben de landen zelf meteen inzicht of de intercompanies sluiten.”

Keuze tussen 2 routes

Stage Entertainment gebruikt FDM als hulpmiddel om de cijfers in HFM in te laden. “Er zijn 2 routes; de meest optimale inrichting is om de mapping intelligentie in FDM te plaatsen, en van daaruit in HFM te importeren. De mapping hangt dan rechtstreeks aan het grootboek. De andere route is een Excel template via FDM in HFM te laden. Een goed ingerichte FDM omgeving is afhankelijk van je bronsysteem,” gaat Rob Visser verder.  “Als een groot land als Duitsland de mapping rechtstreeks in FDM doet, valt er winst te behalen. Natuurlijk zouden we het liefst elk land rechtstreeks in FDM doen, maar de details die we willen zitten niet altijd in hun grootboek, zoals bijvoorbeeld de detaillering van de gross margin of de specificatie van de balansposten,” legt Astrid van Dijken uit.

“We hebben het hele consolidatieproces geautomatiseerd; met 1 druk op de knop kan binnen 1 minuut een consolidatoe klaar zijn”

“Het is per land een afweging: als we de mapping aan het grootboek hangen, is het dan sneller of juist meer handwerk? Nederland doet de mapping al direct, en Duitsland is een datawarehouse aan het opzetten, zodat de mapping ook rechtstreeks in FDM gedaan kan worden.” “Dit is een mooie ontwikkeling om nog meer gebruik maken te maken van dat waar FDM heel krachtig in is,” vult Rob Visser aan.

Geen discussies meer over welke cijfers de juiste zijn

Astrid van Dijken ziet ook voordelen op het gebied van de onderlinge communicatie tussen de controllers en de landen. “De landen kunnen de cijfers direct zien en weten wat wij aan de board rapporteren, wat betekent dat we geen discussie meer hebben over welke cijfers wanneer gerapporteerd zijn.“ “In het oude systeem werd een Excel gestuurd, daarna laadden wij het in het systeem en maakten eventueel correcties. Bottom-line was het wel hetzelfde, maar de onderlinge regels wilden nog wel eens wat verschillen, en dan kun je discussie krijgen. Terwijl je het eigenlijk over de cijfers en de onderliggende oorzaken voor de cijfers wilt hebben. Dit scheelt zoveel verwarring en tijd.”  “Bovendien is het een volledige webbased applicatie met toegang overal ter wereld, wat een praktisch voordeel is binnen de wereldwijde organisatie van Stage Entertainment,” sluit Astrid van Dijken af.

Consolidatie & Corporate Reporting Telecom, Media & Technologie Oracle EPMOracle Hyperion Financial ManagementOracle Hyperion Financial Data Management