Snelle beschikbaarheid rapportages bij Flow Traders

Flow Traders is genoteerd aan de AMX in Amsterdam en gespecialiseerd in de handel in indexfondsen. Deze jonge organisatie groeit snel en heeft naast haar thuisbasis in Amsterdam vestigingen in Singapore, New York en Cluj. Na haar beursgang in 2015 kreeg de organisatie meer rapportageverplichtingen. De overstap naar OneStream heeft hierbij geholpen; de rapportages zijn nu sneller op te leveren aan de stakeholders.

Door Danielle Gruijs, maart 2017

“Flow Traders is opgericht in 2004 en altijd snel gegroeid. In juli 2015 zijn we naar de beurs gegaan, waardoor we meer dan voorheen met externe (financiële) stakeholders te maken kregen,” vertelt Joost Dankers, Global Co-Head of Tax & Finance, over de aanleiding om het consolidatieproces en de rapportages te professionaliseren. “We hadden eerder stakeholders met day-to-day involvement, daar waar we nu in hogere mate externe stakeholders hebben. Dit in combinatie met meer externe rapportageverplichtingen als gevolg van de IPO.”

“Na onze beursgang kregen we meer dan voorheen met externe (financiële) stakeholders te maken.”

Flow Traders richt zich volledig op exchange-traded funds (ETF), ook wel indexfondsen genoemd. De samenwerking tussen Risk, Technology en Trading is daarbij essentieel. Joost: “We focussen op pricing. De traders handelen alleen als ze echt begrijpen wat de waarde van de producten is, berekenen de onderliggende waarde en geven dan de prijzen af in de markt.”

Weg van Excel

Jeroen Imming en Joost Dankers – Flow Traders

“Onze doelstelling was: Excel moet weg,” gaat Joost verder. “Als Finance team zijn we gegroeid, bijna verdubbeld. Als je met meerdere mensen aan het werk bent in ingewikkelde consolidatie-Excelbestanden, is een fout zo gemaakt. We wilden naar ‘one source of the truth’ waar iedereen zijn informatie uit kan halen.”

De betrouwbaarheid van rapportages staat voorop. Vanuit zijn ervaring als accountant heeft Joost regelmatig fouten in Excel gezien. ”Een foutief opgenomen formule of getal werkt ongemerkt verder door. Als auditor heb ik gezien dat een formule per ongeluk was hardgeslagen in een externe rapportage. Deze formule gaf een check waar een ‘true’ of ‘false’ uitkwam. Door het verdwijnen van de formule was de uitkomst altijd positief. Pas na drie maanden kwam de organisatie erachter dat er true was aangegeven terwijl het eigenlijk false had moeten zijn.”

Dergelijke fouten wil je voorkomen. “Als er een paar maanden een fout in een rapport heeft gestaan, ben je daarna nog lang bezig om de betrouwbaarheid van je cijfers te bewijzen,” zegt Andreas Nederhoed, als consultant vanuit Finext betrokken bij de implementatie van het nieuwe consolidatiesysteem.

Naast de foutgevoeligheid van Excel zijn er nog meer redenen om de consolidatie in een Performance Managementoplossing te doen, vindt Joost. “Consolideren met een Performance Managementsysteem is betrouwbaarder en kost minder tijd. Deze tijd gebruiken we om analyses uit te voeren en veel meer de business te ondersteunen. Met OneStream hebben we nu een platform in handen met een toegankelijke database die volledige transparantie biedt, en waar we middels standaard rapportages, dashboards en ad hoc analyses onze informatiebehoefte ontsluiten. We kunnen zo meer aandacht geven aan controlling, in plaats van puur administreren.”

De overstap naar een Performance Managementtool past in een grotere beweging binnen Finance om te professionaliseren. “We zijn de gehele administratie en financiële processen aan het automatiseren, het consolidatieproces is daar een onderdeel van. Dit is in lijn met de bedrijfsdoelstellingen om verdere groei te realiseren.”

Snelheid en rust

Uit een shortlist van 5 oplossingen koos Flow Traders na een zorgvuldig selectieproces voor OneStream. Joost is positief over de keuze voor deze Performance Managementoplossing. “Tijdens de selectie zit je in een soort ideale wereld, en dan is het altijd maar de vraag of alle wensen daadwerkelijk kunnen worden gerealiseerd. Naar onze mening is dat goed gelukt.

Een van de wensen werd zelfs op verzoek van de Amsterdamse organisatie ontwikkeld. “OneStream draaide proactief in het project mee en ontwikkelde zeer specifieke oplossingen voor Flow Traders, zoals een FX-connector. Het berekenen van de valutacorrecties wordt vaak nog handmatig ingevoerd en daar wilden we als Flow Traders vanaf,” stelt Jeroen Imming, Finance Controller bij Flow Traders.

Andreas: “We hebben actief meegedacht over mogelijke oplossingen. Dat is ook de kracht van OneStream: het is niet alleen een ‘consolidatietooltje’, maar een echt platform. Door middel van de Marketplace biedt OneStream toevoegingen en (training)materialen aan. Het aanbod in de Marketplace neemt continu toe. Joost: “Ik heb er vertrouwen in dat OneStream nog mooie functionaliteiten beschikbaar gaat stellen, waar we in mee kunnen groeien.”

De consolidatieoplossing geeft volgens Joost snelheid en rust. “Het genereren van de rapportage zelf gaat sneller. Bovendien hoef ik minder te controleren dan in Excel. In Excel wilden we het duizend keer nakijken, nu vertrouwen we op het systeem. Ik source het in OneStream, waardoor ik weet dat het klopt. Dat geeft meer rust.”

Snelle implementatie

Het project om OneStream te implementeren kende een strakke tijdsplanning. “We hadden de wens om heel snel te implementeren,” vertelt Jeroen. “Met name omdat ik weet dat dit soort projecten oneindig lang kunnen duren. Daarnaast was er focus vanuit de organisatie om hier prioriteit aan te geven.”

Halverwege het project bleken er echter ook andere prioriteiten op te komen. “Finext heeft ons goed geholpen met het opstellen van de projectplannen, de stappen die nodig waren en hoe we daar moesten komen. We hebben best veel werk uit handen gegeven om de gewenste snelheid te krijgen.” Jeroen vond Finext, de grootste implementatiepartner van OneStream in Nederland, een prettige en vakkundige implementatiepartner: “Het was een open en snel project.”

Soepele datavalidatie

Ook de datavalidatie verliep soepel. ”De data was heel netjes en schoon, waardoor we snel de data konden valideren,” vertelt Andreas. “In de praktijk zien we vaak dat een organisatie zelf lang bezig is om de cijfers kloppend te krijgen, maar nu ging dat heel eenvoudig.”

De schone data heeft meerdere oorzaken. “We zijn organisch gegroeid, zonder fusies of overnames,” vertelt Joost. “Bovendien beschikken we, met dank aan mijn voorgangers, over een goed grootboekschema wat voor alle entiteiten gelijk is. Als dat ontbreekt, ben je al een week bezig met mappen. Ik kan me voorstellen dat je dan gedurende de validatie al in de onderliggende data van het systeem moet duiken.”

“De soepele datavalidatie had ook een keerzijde,” zegt Andreas. “Als de cijfers tijdens de validatie niet kloppen, gaan de mensen zelf veel in het systeem werken en zoeken. Nu hoefden de gebruikers tijdens de validatie niet de onderste steen boven te halen. Het duurt dan langer voor de gebruikers ervaring krijgen in een tool.”

Na de snelle oplevering bleek het dan ook langer te duren om echt aan de slag te gaan met de nieuwe consolidatieoplossing. Joost: “Er was koudwatervrees. Dat is deels gemakzucht, maar ook de tijdsdruk. Als je de keuze moet maken tussen de bekende route of een nieuwe manier die in het begin meer tijd kost, kiezen veel mensen toch voor de bekende route. Uiteindelijk heb ik aangegeven dat we niets meer in het oude format wilden zien.”

“We willen zo veel mogelijk automatiseren, zodat we weten dat alle data klopt. Eigenlijk draait het allemaal om de betrouwbaarheid van de data.”

Wishlist

Joost is positief over de keuze voor OneStream. “Ik ben nog steeds blij dat we voor OneStream hebben gekozen. Ik ben heel tevreden, en mijn team ook. Er zitten handige tools in, waardoor ik het veel gebruik.” Gebruikers voeren veel aanpassingen en veranderingen zelf in het systeem door. Zo mappen zij de cijfers en maken zij zelf accounts aan.
Hij ziet nog meer zaken die hij graag via OneStream wil doen. “Bijvoorbeeld een audit pack, een reporting pack wat we wereldwijd altijd aan onze auditors kunnen geven, en een frequenter budgetproces.” Ook het koppelen van de niet- financiële KPI’s met de Flow Business Intelligence-database staat op de wishlist. “Denk aan het aantal gehandelde volumes, een estimate van de ETF-markt of fte’s. Deze data zitten niet in het financiële pakket, maar rapporteren we wel.” Andreas: “Met OneStream is integratie eenvoudig; ik denk dat we slechts een dag nodig hebben om deze koppelingen te maken.” “We willen zo veel mogelijk automatiseren, zodat we weten dat alle data klopt. Eigenlijk draait het allemaal om de betrouwbaarheid van de data,” concludeert Joost.

Beeld: Flow Traders en Kees-Jan Bakker Fotografie

Download bijlage
Consolidatie & Corporate Reporting OneStream