Scenario Planning met Board bij Louwman Group

“De wereld om ons heen verandert en daar willen we de organisatie op aanpassen; we gaan van een decentrale structuur naar één Louwman. Daardoor wordt sneller en efficiënter plannen & analyseren noodzakelijk,” vertelt Erwin van Roon van Louwman Group over de aanleiding om het Board-platform te implementeren.

De Louwman Group is één van de grootste automotive bedrijven van Europa. Het familiebedrijf, opgericht in 1923, is actief in Nederland, Zweden, België, Denemarken en Tsjechië. De focus ligt op mobiliteit met een brede range van activiteiten: importeur en dealer van Toyota, Lexus, Suzuki, Morgan en McLaren, maar ook lease- en financieringsactiviteiten, onderdelen, logistiek en mobiele hulpmiddelen in de zorg.

Inspelen op trends middels scenario planning op de markt

De beweging naar een minder decentrale organisatie past in de totale strategie, zo vertelt Erwin: “Onze visie is om toonaangevend te zijn in mobiliteit. Mobiliteit houdt niet veel rekening met interne eilandjes: als je een Toyota koopt, dan wil je een Toyota-ervaring. Vanuit de klant geredeneerd willen we meer als één bedrijf naar buiten treden.”

De veranderde markt vraagt daarnaast ook om het ontplooien van nieuwe mobiliteitsconcepten, zoals carsharing services en mobiliteitspassen. “Er spelen verschillende trends binnen de mobiliteitsmarkt,” vertelt Erwin. “Zo is er een duidelijke verschuiving van bezit naar gebruik. Ook zien we een steeds groter verschil in mobiliteitswensen tussen urban en rural.”

Naast klantveranderingen spelen ook technische veranderingen een rol. Denk aan nieuwe brandstofvarianten als elektrisch en waterstof, maar ook aan de opkomst van online auto’s verkopen.

Ondersteunen businessmodellen vanuit finance

Om goed in te kunnen spelen op deze trends wil het familiebedrijf nieuwe businessmodellen ontwikkelen. Erwin: “Denk aan nieuwe concepten waarbij je met een app of pas toegang krijgt tot meerdere vormen van mobiliteit, inclusief openbaar vervoer.”

Daarbij is Louwman Group niet de enige partij die deze strategie aan het bewandelen is. “Wij bewegen vanuit de private kant naar mobiliteit as a service, en vanuit de openbaar vervoer-kant zien we partijen als NS, RET en HTM ook een bredere mobiliteit aanbieden. Er is toenadering tussen beide kanten van het mobiliteitsspectrum.”

Het ontwikkelen van deze nieuwe verdienmodellen vraagt natuurlijk ook iets van finance. “We zijn nu nog vooral een asset-organisatie, met grote hoeveelheden kapitaal om auto’s in te kopen, te leasen en te verkopen. We willen ons verdienmodel ombuigen naar nieuwe vormen zoals abonnementen. Deze veranderingen sijpelen door in ons backoffice, waardoor we andere en snellere informatie nodig hebben.”

Geïntegreerd plannen met Board

Het automotive bedrijf wil dan ook grote stappen zetten rondom haar financiële processen. Hoewel ook de consolidatie- en reportingprocessen worden aangepakt, ligt de focus op het planningsproces. “Inspelen op de trends vereist echt geïntegreerd plannen,” vertelt Erwin. “Wat mij betreft is geïntegreerd het toverwoord. We willen in één tool gezamenlijk naar één planning toewerken.”

“We wilden een planningsoplossing waaruit je efficiënt op verschillende manieren kunt rapporteren en goed kunt samenwerken. Board maakt dat mogelijk” – Erwin van Roon

Na een uitgebreide toolselectie valt de keuze op Scenario Planning met Board. “Onze focus was: wat is de planningstool van waaruit je efficiënt op verschillende manieren kunt rapporteren en goed kunt samenwerken,” legt Erwin uit. Daarnaast zijn flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid belangrijke eisen. “Ik wil dat de controllers zelf in staat zijn om functioneel beheer en aanpassingen te doen, zodat we zo min mogelijk afhankelijk zijn van IT.”

“In Board hoef je geen scripting te gebruiken; vanuit gebruikersoptiek is dat heel prettig,” vertelt Bart van Dillewijn, als consultant bij Finext nauw betrokken bij de implementatie van Board bij Louwman Group. “Je ziet dat de gebruikers er steeds meer zelf mee kunnen werken. Zij zitten zelf aan het stuur en kunnen de flexibiliteit in de praktijk brengen.”

Gefaseerde optimalisatieslag Performance Managementprocessen

De optimalisatieslag van de financiële processen wordt gefaseerd aangepakt. Ondanks de focus op planning wordt daarbij eerst begonnen met de implementatie van de consolidatieprocessen binnen het nieuwe platform. Een bewuste keuze, vertelt Erwin: “We zijn met het minst spannende deel van finance begonnen. Dat is een logische keuze, omdat je moet kunnen consolideren. Ook banken en stakeholders willen geconsolideerde cijfers zien.”

Nadeel van deze keuze is dat daarmee intern niet meteen de flexibiliteit van Board duidelijk wordt. Consolideren is per definitie een meer vastomlijnd proces, omdat het gestoeid is op wet- en regelgeving. “Rondom de planningsmodule wordt die flexibiliteit veel meer zichtbaar,” verwacht Erwin.

Geautomatiseerde tax reporting met Board Tax Template

Na de consolidatieprocessen worden met behulp van de Board Tax template ook de tax reporting-processen geautomatiseerd. Deze template, gebaseerd op best practices, is ontwikkeld door de tax specialisten van Taxvibes, een zusterorganisatie van Finext.

Een groot voordeel bij het automatiseren van de tax rapportages is dat de Tax template en de financiële rapportages hetzelfde platform benutten, waardoor er uitgegaan wordt van één databron. Bart: “De data voor de tax rapportages komt uit de data voor de consolidatie.”

Zowel Erwin als de tax afdeling zijn positief over het automatiseren van de tax reporting-processen: “In het verleden haalden we de tax informatie heel versnipperd op, dat was inefficiënt en onwenselijk. Nu halen we in Board bij de financial controllers de tax gegevens op, net als de waarderingsverschillen tussen fiscaal en commercieel. Hiermee kunnen we veel efficiënter onze tax posities in kaart brengen en rapportages genereren. De tax afdeling is hier heel enthousiast over, zij hebben nooit eerder met tooling gewerkt.”

Verfijnde planning met scenario’s

Erwin ziet niet alleen de automotive wereld sterk veranderen, maar ook het finance vak. “Als groep gaan we volop inzetten op de business navigation rol vanuit finance: geen ‘bonen tellen’, maar scherpe adviezen en daarmee richting geven aan het bedrijf. Deze tool is daar heel geschikt voor.”

De planningsmodule Scenario Planning met Board gaat daarbij helpen. Erwin: “We kunnen straks de planning verder verfijnen, waardoor we betere keuzes met betere scenario’s aan de directie voor kunnen leggen.” Het feit dat Board één platform biedt waarin alle bedrijven samenkomen, helpt daarbij om de planning en scenario’s voor heel Louwman goed met elkaar af te stemmen.

Meer weten over geïntegreerd plannen met Board?

Wil je meer weten over geïntegreerd plannen en Scenario Planning met Board? Boek direct een Discovery Sessie van 30 minuten met een ervaren Board specialist. Tijdens deze sessie is er ruimte voor vragen en laten we onder andere zien hoe je in één tool gezamenlijk naar één planning kunt toewerken.