Sigma Conso in 5 consultancydagen live bij Royal Brinkman - Finext
  • Sigma Conso in 5 consultancydagen live bij Royal Brinkman

Als Royal Brinkman haar consolidatieprocessen wil structureren, heeft het bedrijf een duidelijke wens: zoveel mogelijk zelf doen. Dit lukt met het Finext coachingsmodel, waarbij een ervaren consultant de mensen van Royal Brinkman begeleidt. Hierdoor wordt Sigma Conso met minimale externe betrokkenheid geïmplementeerd.

 

Door Danielle Gruijs, maart 2020

De toeleverancier voor de professionele glastuinbouwsector is wereldwijd een belangrijke speler en groeit snel. Dit is ook de aanleiding voor het structureren van de consolidatieprocessen, zo vertelt Martin de Goede van Royal Brinkman: “We zijn te groot geworden voor Excel. Inmiddels hebben we behoorlijk wat entiteiten, waardoor de consolidatie complexer wordt. Het is niet meer verantwoord om 100% op Excel te vertrouwen.”

Het bedrijf kent een lange traditie van innovatieve productontwikkeling voor de bedekte tuinbouwsector. Opgericht in 1885 exporteert Royal Brinkman haar ruim 30.000 artikelen inmiddels naar telers van groenten, bloemen en potplanten in meer dan honderd landen.

Groeistrategie ondersteunen

Het project om de consolidatie een stap verder te brengen past in de wereldwijde groeistrategie van het bedrijf. “Royal Brinkman wil één van de grootste, zo niet de grootste, in de markt zijn,” vertelt Martin. “Dit willen we bereiken door strategische samenwerkingen met onze leveranciers en met Agrobío aan te gaan.” Het Spaanse Agrobío, leverancier van biologische bestrijders en hommels voor bestuiving, is voor de helft eigendom van Royal Brinkman.

Ook lokale activiteiten zijn van belang voor de groeistrategie: het bedrijf heeft lokale vestigingen in 12 landen. “Lokaal in de markt aanwezig zijn, is belangrijk voor ons. Rusland bijvoorbeeld wil meer zelf gaan produceren, dat is een interessante markt voor ons,” vertelt Dennis Zwinkels van Royal Brinkman.

De ambitieuze plannen betekenen wel wat voor de financiële processen. “We hebben in één jaar een bedrijf overgenomen en vestigingen in Rusland en Marokko geopend,” vertelt Dennis. “Inmiddels hebben we meer dan 30 bedrijven in de consolidatie.”

Consolidatie structureren met Sigma Conso

Naast de groei speelt nog een andere reden mee voor de overstap naar een Performance Managementoplossing. “In Excel gebruikten we een macro-tool die geschreven was door één van onze medewerkers. Die medewerker ging echter uit dienst,” vertelt Martin.

Bij de pakketselectie kijkt het bedrijf vooral naar de consolidatiefunctionaliteiten. “Het structureren van de consolidatie is ons hoofddoel. Sigma Conso was precies wat wij zochten. Dit pakket richt zich echt op consolideren.”

Dennis Zwinkels en Martin de Goede

Minimaal aantal externe consultancydagen

Het team bij Royal Brinkman wil zoveel mogelijk zelf doen tijdens de implementatie, zo vertelt Martin: “Ik denk dat we zelf genoeg affiniteit met tooling hebben om dat te realiseren. Ook zijn we er gedreven genoeg voor.”

Oorspronkelijk wordt uitgegaan van een ‘co-build’-model. “In zo’n projectaanpak bouw je samen aan de inrichting van de oplossing en aan de rapporten,” legt Alwin Berkhout van Finext uit. “Sigma Conso leent zich daar als pakket goed voor. De meeste schermen zijn financial driven, dus een financial die weet wat hij wil bereiken, kan daar redelijk makkelijk mee uit de voeten.”

Royal Brinkman heeft gekozen voor de cloudoplossing van Sigma Conso, hierdoor kan Alwin op afstand inspringen als het team van Royal Brinkman ergens tegenaan loopt.

Binnen 5 consultancydagen Sigma Conso implementeren

Na de 4-daagse training door Sigma Conso wordt al snel duidelijk hoe diep het team, waaronder Martin en Dennis in de stof willen duiken. Hierdoor blijkt een coachingsmodel ook haalbaar. Alwin: “Bij een coachingsmodel bouw ik zelf weinig, maar zit mijn rol vooral in het begeleiden van de medewerkers die gaan bouwen. Ik kom dan wekelijks langs om uitleg te geven en het ‘huiswerk’ voor de komende week te bespreken.”

Deze gewijzigde aanpak heeft duidelijk invloed op het aantal benodigde consultancydagen. “Bij een ‘co-build-model’ is dat voor de implementatie van Sigma Conso altijd al beperkt, de oorspronkelijke inschatting was 10-15 dagen,” vertelt Alwin. “Met een coachingsaanpak is dat nog minder: binnen 5 dagen consultancy hebben we samen Sigma Conso geïmplementeerd.”

Succesfactoren implementatietraject

Een zorgvuldige wekelijkse voorbereiding is één van de succesfactoren voor het project. “Wat we vooruit konden doen, hebben we gedaan,” vertelt Dennis.

Een tweede succesfactor is het daadwerkelijk tijd vrij maken voor de implementatie. Hiervoor veegt het financiële team heel bewust de agenda’s schoon. “Tijdens de implementatieperiode zijn we meerdere dagen per week met 100% focus aan de slag gegaan,” vertelt Dennis. Een eigen ruimte blijkt daarbij cruciaal, zo vertelt Martin: “We zijn die dagen met elkaar in een aparte meetingruimte gaan zitten. Daardoor waren we weg van onze eigen bureaus en beantwoordden we geen mailtjes en telefoontjes.”

Martin de Goede, Alwin Berkhout en Dennis Zwinkels

Gestructureerde samenwerking

De derde succesfactor is de gestructureerde samenwerking. Zo wordt er bijvoorbeeld geen enkele vraag meerdere keren gesteld. Martin: “Alle antwoorden, zowel telefonisch als per mail, stuurde ik intern meteen door naar de andere collega’s. Daardoor kon ik het zelf later terugvinden, maar collega’s ook.”

Ook collega’s buiten het implementatieteam dragen bij aan het project. ”De tijdelijke werkzaamheden hebben we op zo’n laag pitje gezet als verantwoord is. Ook hebben we een aantal dingen die echt door moesten gaan bij iemand anders neergelegd,” vertelt Martin. “Uiteindelijk is het een kwestie van tijd maken. De normale dingen moeten altijd door blijven gaan, maar dit levert op termijn zoveel tijdwinst op,” stelt Dennis.

“Door de tijdwinst kunnen we meer de
diepte in. We kunnen meer analyseren en daardoor beter sturen.”

Door tijdwinst meer de diepte in

Zowel Martin als Dennis zijn enthousiast over het coachingsmodel. “Een volgend project zouden we zeker weer zo aanvliegen,” zegt Dennis. Ook over de resultaten van het nieuwe consolidatiesysteem van Sigma Conso zijn beiden positief. Het consolidatieproces is uniform, minder foutgevoelig en sneller. “Door de tijdwinst kunnen we meer de diepte in,” vertelt Martin. “We kunnen meer analyseren en daardoor beter sturen. De volgende stap is rapportages per thema bouwen, zoals gewasbescherming, techniek of desinfectie. Daarmee kunnen we nog meer inzichten geven voor acties in de toekomst.”

Consolidatie & Corporate Reporting Sigma ConsoSigma Conso Consolidation & Reporting