Robuuste kostenallocatie bij ING Shared Technology & Operations

De nieuwe entiteit Shared Technology & Operations (STO) bij ING had behoefte aan accuraat inzicht in de centrale IT-kosten gesplitst naar onderdeel. Met de implementatie van Hyperion Profitability and Cost Management (HPCM) kunnen de kosten eenvoudig en solide worden gealloceerd. Hiermee is dit onderdeel van ING de eerste organisatie in Nederland waar HPCM operationeel is.

Door Stephan de Wit, april 2015
ING bonnema
Gerrit Bonnema en Stephan de Wit

Naar aanleiding van de scheiding van bank- en verzekeringsactiviteiten bij ING werd een nieuwe entiteit “Shared Technology & Operations (STO)” ingericht, die de x86 hosting, connectivity en het beheer van groepsapplicaties van de Bank zou overnemen.

“Een toename van de diensten die wij vanuit Shared Technology & Operations leveren aan de onderdelen van ING Insurance, betekende dat we meer inzicht wilden in de verdeling van de IT-kosten,” vertelt Gerrit Bonnema van STO over de aanleiding voor het implementeren van Hyperion Profitability and Cost Management (HPCM). Gerrit Bonnema is verantwoordelijk voor financiën binnen STO. “Tot 2010 maakte ING Insurance gebruik van de IT-diensten van ING bank. Vanaf dat moment ging de afscheiding tussen ING Insurance en ING Bank steeds verder, waarbij de onderdelen van ING Verzekering zelf verantwoordelijk werden voor het uitvoeren van bepaalde IT-diensten. De onderdelen wilden dan ook weten wat de ‘nieuwe’ IT-kosten waren, en hoe deze verdeeld werden.”

“Bij ons groeimodel was dit een gunstiger business case, al bij een kleine schaal was het interessant”

Robuust maken van de kostenallocatie

Initieel gebruikte STO spreadsheets om de kostenallocatie te berekenen. “Naarmate de tijd vorderde, nam de complexiteit van de diensten toe, waarmee ook de kans op fouten in de spreadsheet toenam,” zegt Gerrit Bonnema. “Uitgaande van een multi-tenantomgeving, met meerdere partijen en meerdere dienstverleningen, wilden we de kostenallocatie robuust maken.“  STO koos voor Oracle Hyperion Profitability and Cost Management (HPCM). “HPCM kon ons al bij een klein aantal afnemers alle basisfunctionaliteiten bieden die we nodig hadden, terwijl een ander pakket pas bij een minimumschaal alle voordelen zou brengen.  Bij ons groeimodel was dit een gunstigere business case, al bij een kleine schaal was het interessant,” vertelt Gerrit Bonnema.

“De nieuwe software vereenvoudigt het kostenallocatieproces,” vertelt Stephan de Wit, consultant bij Finext Performance Management en nauw betrokken bij de implementatie van de kostenallocatie software. “Allocaties en doorbelasten van kosten bestaat uit drie elementen: de routes bepalen, een berekeningssystematiek en de drivers. Bij HPCM zit de berekeningssystematiek al in het systeem. Dit betekent dat je niet zelf de berekeningen hoeft op te stellen; als je de drivers geeft, maakt het systeem zelf de berekeningen.” “Finext was een natuurlijke keuze als consultancy partij,” zegt Gerrit Bonnema. “In eerdere projecten hebben we met veel plezier met elkaar samengewerkt.”

Eerst vaststellen van de grondslagen

De eerste fase van het project bestond uit het vaststellen van de grondslagen, vertelt Gerrit Bonnema. “We moesten beslissen over vragen als ‘hoe reken je services door die alleen maar op bestelling geleverd worden’ en ‘hoe reken je (indirecte) netwerkkosten door’.” Daarna volgde het concreet maken van de impact van de grondslagen. “Als we deze grondslagen toepassen, dan betekent dat deze kosten voor deze onderdelen. Na een aantal iteratieslagen hebben we met elkaar een klap op de uitkomst gegeven. Hier hebben we de tijd voor genomen; het heeft meer dan een jaar geduurd om tot een stabiel en geaccepteerd kostenmodel te komen.” Het bepalen van de grondslagen voor de allocatie werd vooral in spreadsheets voorbereid, een bewuste keuze. “Omdat het voorbereidende werk al gedaan was, verliep de implementatie van HPCM daarna heel soepel, binnen tijd en binnen budget,” vertelt Stephan de Wit. “Het project is nagenoeg vlekkeloos verlopen,” vult Gerrit Bonnema aan.

Mix van euro’s, techniek en rekenregels

“Het systeem wordt gevoed vanuit de General Ledger voor de boekhoudgegevens, vanuit technische gegevens zoals het aantal servers en vanuit de rekenregels,” legt Gerrit Bonnema uit. “De mix van de euro’s, de techniek en de rekenregels zorgt ervoor dat de kosten per tenant naar voren komen.” “We berekenen de kosten achteraf op maandbasis, maar hanteren een forecast als de basis voor de allocatie. Dit voorkomt dat je schommelingen krijgt afhankelijk van het binnenkomen van facturen. Bij verschillen pas je de forecast aan. Elke maand wordt dit verrekend, zodat alles bijgewerkt is.”

Vertrouwen op uitkomsten met Oracle

STO is positief over de resultaten van het nieuwe kostenallocatiemodel en systeem. “We kunnen nu per afnemer heel precies en zonder moeite aangeven welke elementen hebben bijgedragen aan de kostenbelasting. Denk bijvoorbeeld aan factoren als het aantal incidenten en de hoeveelheid verleende service.”  “De robuustheid van de uitkomsten is een groot voordeel,” vindt Gerrit Bonnema. “Het vertrouwen in de uitkomsten van de kostenallocatie is vergroot. Dit betekent dat we minder discussie hebben. Nu weten we zeker dat de uitkomsten kloppen, het systeem rekent de logica meedogenloos door. We kunnen nu eenvoudig nagaan waarom iets bijvoorbeeld duurder is geworden, het zit dan zeker in de inhoud.” Een ander voordeel is het eenvoudig doorvoeren van wijzigingen. “We doen iedere 6 maanden een herijking van het model, om te beoordelen of we geen grondslagen hebben afgesproken die in de praktijk oneerlijk blijken te zijn. Als je dit in een spreadsheet doet, moet je heel voorzichtig zijn. De foutgevoeligheid van een spreadsheet omgeving is een groot risico,” gaat Gerrit Bonnema verder. “Nu kunnen we altijd een review doen op de uitkomsten, wijzigingen kun je eenvoudig doorvoeren. In het nieuwe systeem is het zo dat als je een allocatie wilt uitrekenen, dat vandaag nog kan door een rapport uit te brengen.”  “Als de data eenmaal beschikbaar is, duurt de allocatie plus het uitdraaien van de rapporten slechts één minuut. Uiteraard moet je dat nog nakijken, maar dat is wel echte tijdwinst,” vertelt Gerrit Bonnema verder. “De gebruikers ervaren dat ze hiermee hun werk solide kunnen maken. Bovendien is er ook een positieve business case; als we in een spreadsheet omgeving waren gebleven, hadden we zeker 1 fte extra nodig gehad, dat was onontkoombaar. In die zin heeft het nieuwe systeem ook echt een voordeel opgeleverd in Euro’s.”

Inzicht in kosten per afnemer

Ook de interne klanten zijn positief. “We zijn nu in staat om per afnemer een zogenaamd ‘tenant boekje’ te maken, met inzicht per onderdeel. Zo heeft Nationale Nederlanden bijvoorbeeld een centrale IT-organisatie, die zelf moet doorbelasten. Zij willen graag inzicht hebben in wat zij precies afnemen tegen welke kosten. Wij beschikten al over de basisinformatie, zoals welke systemen worden gebruikt door welk onderdeel. Juist dit systeem stelt ons nu in staat om dit verder te verbijzonderen naar een voor hun relevante opsplitsing, zodat Nationale Nederlanden hun eigen doorbelasting voor het deel van de STO-kosten kunnen onderbouwen.”

Meer stakeholders dan je denkt

Als Gerrit Bonnema en Stephan de Wit terugkijken naar lessons learned, gaat dat vooral om de stakeholders. “Dit heeft niet zozeer met het systeem zelf te maken, maar met de grote nieuwsgierigheid van veel verschillende stakeholders naar het kostenallocatiemodel. Dit heeft ons eerlijk gezegd wel verrast, het aantal stakeholders is groter dan je aanvankelijk denkt.

“We zijn nu in staat om per afnemer een zogenaamd ‘tenant boekje’ te maken, met inzicht per onderdeel”

Zodra bekend wordt dat je een kostenallocatiemodel gaat maken, staan er heel veel mensen op die ook met kostenallocaties bezig zijn. Dan moet je heel duidelijk de scope afbakenen, uitleggen welke kosten wij gaan alloceren en dat het niet bijt met andere kostenallocaties. De frequentie van meetings met stakeholders had achteraf gezien wel hoger mogen zijn.”

Splitsing tussen proces en implementatie

“Het inrichten van een kostenallocatiemodel is eigenlijk ook change management, ergens krijgt iemand een factuur toebedeeld,” sluit Stephan de Wit af. “Vergelijk het met een huis-, tuin- en keukensituatie. Thuis wil je ook weten waarom je een factuur krijgt, en waarom iemand anders minder betaalt dan jij. Dat hele spel rondom het afstemmen van grondslagen moet je niet gelijk laten lopen met het inrichten van het systeem, hooguit wat fine tunen. Je kunt het nieuwe model maar 1 keer goed presenteren. Als er iets niet klopt, is er twijfel over het systeem, en dan verlies je de voordelen van vertrouwen in een robuust systeem. Werk het eerst uit in een grondslagenmodel, zodat iedereen het erover eens is dat het klopt.”

Cost & Profitability Management Banken & Verzekeraars Oracle EPMOracle Hyperion Profitability & Cost Management