Retail planning als focus bij Asics Europe

Retailfocus bij Asics

Naast haar groei in wholesale-activiteiten wil ASICS Europe zich meer richten op retail. Om de ambitieuze groei van het aantal eigen winkels in goede banen te leiden, heeft het wereldwijd bekende sportmerk behoefte aan een passende retail planning. Een nieuwe planningstool ondersteunt bij de realisatie van de strategische doelstellingen.

Door Leon den Braber, april 2015

retail planning bij Asics Europe“ASICS Europe was eerst een echte wholesale organisatie. 3 jaar geleden zijn we om strategische redenen ook met retail gestart,” vertelt Gideon Tahan, Senior Manager Group Control bij ASICS. “We zien retail als een verlengstuk van onze marketing. Het ASICS merk is al bekend onder veel hardlopers. We willen het merk en de geografische groei binnen Europa versterken door zelf retail stores te openen. De consument krijgt zo toegang tot de volledige ASICS collectie en goed advies hierover.”

Retail = detail

“Vanuit de retailafdeling kwam de wens om een goed planningsmodel te maken,” zegt Sander Geusebroek, Management Controller bij ASICS. “Daarvoor werkten we met Excel. We zijn het aantal winkels in Europa hard aan het uitbreiden, dat werd teveel om in Excel te plannen. Het zijn er nu 60, aan het eind van het jaar 85. En de jaren daarop blijven we uitbreiden.” “Retail = detail. Je moet ook alle details weten van een winkel om een besluit te kunnen nemen,” legt Gideon uit. “Het is daadwerkelijk anders dan wholesale. De procentuele ontwikkelingen van kosten – met name personeelskosten – ten opzichte van de gerealiseerde sales is bijvoorbeeld een kengetal waar men mee werkt. Je moet meteen actie nemen als dat kengetal niet goed is, bijvoorbeeld op de personeelsplanning of het assortiment.”

Vereenvoudigen budgetteringsproces voor Retail

“Het is belangrijk om op een eenvoudige en efficiënte manier financieel inzicht per store te hebben,” vertelt Gideon over de aanleiding voor het implementeren van retailplanning in SAP BPC. “We wilden het budgetteringsproces voor retail vereenvoudigen. Daarnaast willen we de inzichten in het budget per store benutten om op een eenvoudige manier te rapporteren aan het management. We willen niet alleen maar praten over de stores en de financiële resultaten van de stores, maar vooruitkijken met behulp van managementinformatie op verschillende niveaus.”  “Omdat we zo snel uitbreiden, wil je de vergelijkbaarheid van de winkels zuiver houden,” vertelt Sander. “Hiervoor hadden we niet echt inzicht in de verschillende drivers voor de omzetontwikkeling van een nieuwe of een bestaande winkel.” “Als je een winkel start, moet je binnen retail flink investeren om de winkel draaiende te krijgen. Na 1 jaar is de winkel zo gegroeid dat er continue omzetten komen. Via de planningstool kunnen we nu met verschillende drivers onderscheid maken tussen een expansion winkel, een non- comparable winkel – van minder dan 1 jaar – en een comparable winkel van meer dan 1 jaar,” legt Gideon uit.

“Retail is daadwerkelijk anders dan wholesale. Je moet alle details weten van een winkel om een besluit te kunnen nemen.”

““Bij retail planning is like for like sales een belangrijk onderdeel. Stel we zouden niets nieuws hebben, wat zouden dan de resultaten zijn?,” zegt Maud Vermeulen, vanuit haar rol als lead consultant bij Sonum International betrokken bij het project. “Een budgetteringsoplossing voor retail moet de mogelijkheid bieden om verschillende drivers te hanteren om comparable, non- comparable, nieuwe en gesloten stores mee te nemen in het totale plan.”

Waardeketen rondom performance management

Tijdens het project om de nieuwe oplossing voor retailplanning te implementeren, waren drie zusterorganisaties nauw betrokken: Finext, Sonum International en Swap Support. Samen vormen zij een waardeketen rondom Performance Management, met elk een eigen specialisatie. “Rondom Performance Management richt Finext zich op het advies en de implementatie, Sonum International brengt de internationale ervaring en expertise in en Swap Support neemt de verantwoordelijkheid voor het beheer,” vertelt Leon den Braber, projectmanager vanuit Finext. “We kunnen zo per situatie werken met de meest optimale samenstelling van de teams qua rollen en expertise.” Zowel Gideon als Sander zijn hier positief over. “Het is het grote voordeel van deze organisaties. Zij hebben alles in het netwerk om je te bedienen.” “We zijn heel tevreden over het beheer van SAP BPC, wat Swap Support sinds 2012 voor ons doet,” vertelt Sander over de keuze voor Finext voor de implementatie. “Een presentatie over de mogelijkheden rondom het planningsproces sprak ons erg aan. De aanpak van Finext was flexibel, terwijl het proces goed in elkaar zat. Elke stap werd zorgvuldig genomen, met een afgewogen schets op papier. Dat heeft ons enorm geholpen met de doorlooptijd.”  “Vanuit het project kun je zo heel snel schakelen met de benodigde specialisten,” vertelt Leon. Sander heeft het ook wel anders gezien: “Met losse partijen is het lastig communiceren, er wordt steeds naar elkaar gewezen. Wie lost wat op? Nu werkte dat heel anders; je kunt op elk gewenst moment bellen met Swap Support, Finext of Sonum en dan wordt het opgepakt.” “De samenwerking ging prima,” vult Gideon aan. “Alle drie de partijen zijn erg servicegericht, ik heb het als één partij ervaren.”

Op tijd klaar voor budgeteringsrondes

De implementatie van de planningstool verliep voorspoedig. “Dit was een razendsnelle SAP BPC implementatie,” stelt Maud. “De aanloopfase heeft wel even geduurd, maar op 28 juni hielden we een eerste detail-designsessie, en voor eind augustus waren we klaar.” Dat was ook nodig, gezien de wens om de nieuwe retailplanning te kunnen gebruiken voor het budget. “Dat betekende 2 maanden om het project op te leveren,” zegt Leon. “Daarbij speelde Sander een belangrijke rol. Hij kende SAP BPC al en heeft zelf meegebouwd. Dat is ook belangrijk voor de acceptatie binnen de ASICS organisatie.”  “Daarnaast heb ik nog nooit zo’n nette P&L gezien als bij ASICS,” zegt Maud. “Er was al nagedacht over de niveaus waarop ASICS wilde plannen en budgetteren. Hierdoor waren er amper additionele mappings nodig, dit scheelde erg veel tijd.”

Keuzes

Een nieuwe planningsoplossing betekent keuzes maken. Welke functionaliteit is er echt nodig en hoe moeten de verschillende mechanismen uiteindelijk technisch toegepast worden? Een voorbeeld is de openingsdatum; als je een winkel opent, heeft het impact of dat aan het begin of het eind van de periode is. En hoeveel aanloopkosten neem je mee in welke periode? Dat zijn functionele afwegingen die technisch gerealiseerd moeten worden binnen de oplossing.”  “De kunst van een goed planningsmodel is een zo eenvoudig mogelijk systeem voor de eindgebruiker, dat voldoende informatie geeft over de toekomst door het gebruik van calculaties,” zegt Maud.

“Vroeger kwamen we tijd te kort, nu hebben we tijd om inhoudelijk naar de juistheid van de cijfers te kijken.”

 

Management informatie op verschillende dimensies

“Het is nu veel makkelijker om het budget aan te passen,” vertelt Sander. “Vroeger hadden we tijd tekort, nu hebben we tijd om inhoudelijk naar de juistheid van de cijfers te kijken.” “En we kunnen op tijd naar huis, zonder weekenden overwerk,” zegt Gideon. “Ons belangrijkste doel van procesefficiency is gerealiseerd.”  ASICS wil de planningsoplossing nog verder benutten. “Een vervolgstap is meer analyses doen,” vertelt Sander. “We willen kunnen kijken naar verschillende winkelconcepten; bijvoorbeeld full price winkels, flagship stores en outlets waar overgebleven voorraden worden verkocht. Maar ook naar het Onitsuka Tiger merk, ons lifestyle merk. We willen de managementinformatie graag vanuit verschillende invalshoeken toegankelijk maken – denk bijvoorbeeld aan maturity, concept en territory.”

Plannen, Budgetteren & Forecasten Retail & FMCG SAP