PMO als sleutel tot succes voor miljoenenprogramma Mammoet - Finext
  • PMO als sleutel tot succes voor wereldwijd miljoenenprogramma Mammoet

Mammoet is wereldmarktleider in zwaar horizontaal en verticaal transport. Bij het opzetten van een wereldwijd strategisch programma kiest het internationale bedrijf voor een planmatige aanpak. Omdat Mammoet geen specialist is op het gebied van grote veranderprogramma’s, brengt Finext deze expertise in. Zo krijgt het miljoenenprogramma een gestructureerde programma-aanpak en een PMO (Programma Management Office). Ook wordt er ruim draagvlak gecreëerd binnen de organisatie.

Door Danielle Gruijs, februari 2021

Interview met Mark de Jong – Program Director bij Mammoet

Bron: Mammoet

Het Nederlandse bedrijf wil ook in de toekomst voorop blijven lopen in het vakgebied. “De wereld van zwaar transport en hijsen is vrij conservatief. Mammoet is een ‘Reshape to win’-strategie gestart, waarin we meer toekomstgericht en strategisch willen sturen. Zo willen we onze concurrentiepositie wereldwijd nog verder verbeteren, en marktleider blijven,” vertelt Mark de Jong, programmadirecteur bij Mammoet over de aanleiding van het strategisch programma.

Mammoet bestaat al meer dan 200 jaar en heeft zo’n zesduizend mensen in dienst. Het bedrijf is onderdeel van SHV, een familiebedrijf dat ook eigenaar is van onder andere Makro, Nutreco, ERIKS en SHV Energy. SHV is actief in 58 landen over de hele wereld.

Mark de Jong - programmadirecteur Mammoet

Foto: Mark de Jong

Aanpak programma vanuit veranderperspectief

Om de strategie meetbaar en werkbaar te maken, start Mammoet een ERP-programma. Mark ziet zo’n ERP-programma vooral als een veranderprogramma:

“Het verbeteren van je bedrijfsefficiëntie is voornamelijk een groot changemanagementprogramma, systemen vormen daar maar een klein onderdeel in. Je moet dan ook voornamelijk op de change focussen.”

Deze visie sluit nauw aan bij de visie van Finext op programmamanagement. “Een programma is pas geslaagd als er draagvlak is en de nieuwe manier van werken daadwerkelijk gebruikt wordt,” vertelt Vanessa Rouw. Vanessa is vanuit Finext nauw betrokken bij de inrichting van het programma en het PMO (Programma Management Office).

Benieuwd naar onze programma aanpak?

“Draagvlak ontstaat bij de beste oplossing voor velen, wat niet per se de beste technische oplossing hoeft te zijn.”

Planmatige programma-aanpak met MSP

Draagvlak creëren is dan ook een belangrijk component van het programma. Dat kan een spanningsveld opleveren. Mark: “Draagvlak ontstaat bij de beste oplossing voor velen, wat niet per se de beste technische oplossing hoeft te zijn. Dit zijn twee verschillende assen, die samen de essentie van een goed programma vormen. Bij veel bedrijven gaat het hier fout.”

Samen met Finext wordt voor een gestructureerde aanpak gekozen, gebaseerd op MSP (Managing Successful Programmes). “MSP geeft een goede basis, die we per situatie aanvullen met elementen uit Value Based Project Management, Agile en Lean, zodat je precies datgene gebruikt wat nuttig is,” vertelt Vanessa.

De gestructureerde inrichting van het programma was een grote wens van Mark. “Ik ben nogal van het planmatig werken, dat past bij mij. Mammoet is extern heel goed in het managen van complexe projecten, maar voor interne projecten hadden we nog geen framework of plan.”

PMO (Programma Management Office) als basis

De aanpak van het programma omvat ook het inrichten van een PMO. “Het opzetten van een Programma Management Office (PMO) helpt bij het maken van keuzes,” zegt Mark.

Ook helpt het PMO bij het vinden van een goede balans tussen sturen op intuïtie en sturen op tijd, geld en scope. Mark: “Ik kan vrij zwart-wit en feitelijk zijn, maar voor de langere-termijn richting stuur ik meer op intuïtie. Binnen het programmateam wil je verschillende type mensen, zodat die je op beide assen scherp houden.”

Ook de besluitvorming wordt helder neergezet. “Wie mag waar iets van vinden? Dat moet je vooraf met elkaar besluiten. Dan praat je over het neerzetten van een GPO, een Global Process Organization. Die is er informeel al wel, maar die moet formeel worden. De stap van het aankondigen van lijstje naar draagvlak binnen het hele bedrijf is niet zomaar gezet.”

Heldere keuzes rondom programma-inrichting

De gewenste planmatige aanpak van het programma is één van de redenen om de hulp van Finext in te schakelen. “Een wereldwijd programma is een weg met veel obstakels, en als bedrijf zijn we niet gewend om dit soort programma’s te doen. Per steen die je optilt, moet je keuzes maken,” stelt Mark. “Omdat wij de kennis en kunde van dit soort programma’s niet hebben, helpt het om een partij als Finext erbij te hebben.”

Mark is enthousiast over de samenwerking. “Welke steen je ook optilt, je kunt een gezonde discussie hebben over de juiste aanpak of de ervaringen bij andere bedrijven,” vertelt Mark. “Een belangrijke toegevoegde waarde van Finext is dat zij niet alleen de expertise heeft, maar die ook op een begrijpelijke en eenvoudig toegankelijke manier overbrengt.”

Ook past de cultuur van Finext goed bij die van Mammoet. “De manier van samenwerken, de standaarden en de pragmatiek passen heel erg bij de aannemerswereld. De pragmatische insteek is onderscheidend ten opzichte van concurrenten.”

“We hebben nu antwoord op de vraag ‘hoe deel je een miljoenenprogramma op in hapklare brokken die iets opleveren?’.”

Duidelijke doelstellingen, budgetten en programmastructuur

Na een voortvarende start wordt het programma tijdelijk on hold gezet. “Enorm zonde, maar helaas is het door de coronacrisis niet anders,” zegt Mark. “We waren net zover dat we met een wereldwijd team gezamenlijk de programmadoelen hadden opgesteld, één van de leukste momenten van het programma. Binnen korte tijd hadden we een goed momentum te pakken. Daar denk ik met veel genoegen en trots op terug.”

Het programma is er klaar voor om operationeel te draaien: “De doelstellingen zijn duidelijk, met budgetten en planningsdoelstellingen vertaald naar deel-opleveringen,” vertelt Mark. “We hebben een on-boarding pack, rapportages en een concrete overleg- en besluitstructuur. Ook hebben we standaardagenda’s, opgedeeld in subpakketten.”

Duidelijkheid over inrichten programma van tientallen miljoenen

Ondanks dat het programma tijdelijk gestopt is, heeft de planmatige aanpak wel al resultaten opgeleverd. Mark: “Het geeft mij de bevestiging dat wij zelf niet in staat zijn om een programma zoals dit in het juiste framework te plaatsen. Nu hebben we goede discussies gehad over governance, rollen, besluitvorming en vastlegging van die besluiten. Daardoor hebben we antwoord op de vraag ‘hoe deel je een miljoenenprogramma op in hapklare brokken die iets opleveren?’.”

Projectbeheersing Industrie