• Plannen voor de leden bij ANWB

De ANWB wil graag gebruik maken van moderne instrumenten voor de planning en controle van alle bedrijfsprocessen. Om haar planproces te harmoniseren en standaardiseren stapt de organisatie over op een nieuwe planningstool. Dit bespaart tijd en geld, en geeft betere inzichten.

Door Danielle Gruijs, oktober 2017

Als vereniging kent de ANWB een unieke dynamiek. “Met 4,4 miljoen leden zijn we de grootste vereniging van Nederland,” vertelt Michel Reijm van de ANWB. Dit betekent ook iets voor de interne bedrijfsvoering. “We streven ernaar om een deel van onze winst weer te investeren in maatschappelijke projecten. Dat komt weer ten goede aan de leden,” legt Don Jacobs van de ANWB uit.

Transparanter en robuuster

Door deze dynamiek is er in het verleden veel ruimte geweest voor uitzonderingen in de interne processen. “Wij handelen vanuit het belang van de leden en de continuïteit van de vereniging,” vertelt Michel. “Daardoor wordt soms gekozen voor maatwerk en flexibiliteit.”

Ook in het planproces ontstonden uitzonderingen. Don: “We kennen veel verschillende business lines met elk hun eigen wensen. In het verleden is gepoogd om aan al deze verschillende wensen tegemoet te komen. Nu willen we meer harmoniseren en standaardiseren. Vanuit de discipline control willen we interne processen en afrekeningen daar waar mogelijk versimpelen om het planproces transparanter en robuuster te maken.”

Overstap naar nieuw platform

Deze wens leidt tot een nieuwe planningsapplicatie. “Er waren meerdere redenen om over te stappen,” vertelt Michel. “De applicatie die we gebruikten werd niet meer geactualiseerd. Ook liepen we tegen de beperkingen van de oude tool aan; we moesten het model in tweeën splitsten om het te laten werken. Daarnaast liepen de licenties op de oude tool af, waardoor het ook financieel interessanter is om de overstap te maken.”

De organisatie koos voor IBM TM1 als haar nieuwe planningsoplossing. “TM1 is vernieuwend,” vertelt Michel over de keuze voor IBM TM1. “De engine is beter, waardoor de tool sneller en gebruiksvriendelijker is. Ook in de toekomst kunnen we op dit platform voortborduren, bijvoorbeeld om verschillende scenario’s door te rekenen.”

“Het bespaart tijd en geld, zowel rondom beheer als bij de gebruikers.”

Op het juiste moment instappen

De afgewogen overstap naar een vernieuwende technologie is typerend voor de omgang van de ANWB met nieuwe ontwikkelingen; ook in haar kernprocessen benut ze weloverwogen nieuwe mogelijkheden. “We houden de technologische ontwikkelingen sterk in de gaten, zodat we op het juiste moment instappen,” vertelt Don. Zo heeft de ANWB recent een nieuwe verzekering geïntroduceerd, ‘Veilig Rijden’. Iemand die veilig rijdt wordt in deze verzekering beloond met korting op de premie. “We maken in de auto via een connector verbinding met de techniek van de auto, waardoor we kunnen bepalen hoe veilig je rijdt,” legt Michel uit.

Innovatie helpt om de processen te stroomlijnen, bijvoorbeeld rondom de Wegenwacht. Michel: “Inmiddels maken al veel mensen gebruik van de Wegenwachtapp om pech aan de auto te melden. Hierdoor weet de Wegenwacht exact waar deze mensen staan. Voordelig voor ons, maar ook voor het lid met pech. Die kunnen we sneller helpen.

Stabiliteit borgen

Tijdens de implementatie kiezen Michel en Don er bewust voor om ‘as is’ over te gaan. “We wilden de stabiliteit waarborgen rondom het primaire proces,” zegt Michel. “Eerst overstappen en weten dat de basis werkt, waarna we zaken verder aan kunnen passen. Ook het testen is makkelijker.” “De ANWB wil robuuste systemen,” legt Don uit. “De impact is groot; we hebben zoveel leden en de ANWB is een bekend merk. De datastromen zijn enorm groot, met soms meer dan een miljoen records in een model.”

Een nadeel van ‘as is’ overgaan is dat je veel moet oplossen om de oude situatie te herhalen. Zeker als er veel uitzonderingen zijn, zoals bij de ANWB. “Bij het intern doorbelasten van kosten bleek bijvoorbeeld dat er verschillen waren in de diepte van doorbelasten,” vertelt Bas Jansen. Bas is vanuit Finext nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe planningstool.

Michel Reijm, Don Jacobs en Bas Jansen

Versimpelen

In de eerste fase worden alle uitzonderingen die historisch ontstaan zijn meegenomen. Dit is in de nieuwe oplossing goed te verwerken. Bas: “In TM1 kun je flexibel rules aanmaken, zodat je veel uitzonderingen kwijt kunt.”

Tijdens de al geplande vervolgfase wordt het model verder vereenvoudigd. “We hebben in het design wel meteen al rekening gehouden met een aantal vervolgstappen om het te versimpelen,” gaat Bas verder. “Dat hebben we gedaan door overeenkomsten te zoeken; waar zitten de overlappen, kunnen we die bundelen?”

“We kunnen meer, maar het is niet moeilijker geworden.”

Michel en Don zijn enthousiast over de resultaten van de nieuwe planningsoplossing. “Het bespaart tijd en geld, zowel rondom beheer als bij de gebruikers,” zegt Michel. “We hebben meer mogelijkheden qua inzichten en betere overzichten. We kunnen nu snel de vinger op bepaalde oorzaken leggen.” “Het systeem is echt sneller geworden,” beaamt Don.

Daarbij is de data toegankelijker geworden, ook voor de eindgebruikers. Michel: “We kunnen meer, maar het is niet moeilijker geworden. Waar je zou verwachten dat de complexiteit toeneemt, is die juist afgenomen.”

Tijd voor vernieuwende activiteiten

Don en Michel willen de processen binnen finance nog verder verbeteren. Don: “We willen een verdere versimpeling doorvoeren om de ANWB minder complex te maken; meer harmoniseren, standaardiseren en automatiseren zodat er meer tijd is voor analyses en innovatieve activiteiten.”

Fotografie: MLBfoto

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Plannen, Budgetteren & Forecasten Non-profit & Educatie IBM Cognos TM1