Performance Management oplossing voor S&OP en forecasting bij Auping - Finext
  • Performance Management oplossing voor S&OP en forecasting bij Auping

Beddenproducent Auping bestaat al meer dan 130 jaar en slaat een opvallend innovatieve koers in. Door naast design en hoge kwaliteit ook vol in te zetten op duurzaamheid en het leasen van bedden, schudt Auping de branche wakker. Om deze strategie te ondersteunen, stapt het bedrijf over op Board voor haar planningsprocessen.

Door Danielle Gruijs, april 2020

Auping produceert al haar bedden zelf in een fabriek in Nederland. Dat heeft impact op de wensen voor de besturing. “Vanuit Auping zijn we zowel een retailer als een fabriek. Als retailer ben je vaak flexibel, maar wij moeten ook rekening houden met de fabriek. Ons doel is een goed besproken plan, waarbij iedereen weet wat de afwegingen zijn. We willen betere informatie, en dat met minder inspanning,” vertelt Paul Platenkamp van Koninklijke Auping B.V. over de aanleiding om over te stappen op Board.

“Ons doel is een goed besproken plan, waarbij iedereen weet wat de afwegingen zijn. We willen betere informatie, en dat met minder inspanning.”

Van salesplanning tot workforceplanning in de fabriek

De ambitie is om vanuit het budgetmodel helemaal door te kunnen plannen naar de verkoop en de productie, inclusief het aantal mensen dat nodig is in de fabriek. Paul ziet dan ook verschillende fases voor zich: “Als je naar Board als platform kijkt, dan heb ik nog veel ideeën. De eerste fase draait om het neerzetten van de salesforecast, kostenbudgetten en de P&L. In de volgende fase willen we de Sales & Operations Planning inrichten. Vervolgens willen we vanuit finance de cashflow- en liquiditeitsplanning automatiseren. Uiteindelijk willen we zoveel mogelijk in één systeem clusteren.”

Strategie gebaseerd op duurzaamheid

Deze ambitie past in de groeistrategie van Auping, waarbij de beddenproducent vol inzet op duurzaamheid. “Matrassen zijn erg vervuilend voor het milieu. Daarom hebben we nu een volledig circulair matras ontwikkeld,” vertelt Paul. Ook kijkt het bedrijf kritisch naar milieubelastende materialen. “We zijn bijvoorbeeld gestopt met hoogglans op de bedden. Een lastige beslissing als je kijkt vanuit winstoogmerk, maar we vinden het te belastend voor het milieu.”

De overstap naar circulaire matrassen is een forse verandering voor het bedrijf. “Van onze business gaat 60% naar een ander verdienmodel: het verkopen en of leasen van circulaire matrassen. Dat vraagt eerst om behoorlijke investeringen, maar op termijn verwachten we dit uiteraard terug te verdienen. Onze duurzame missie is ingestoken vanuit een ideële overtuiging, maar natuurlijk willen we ook winst maken.”

Ook voor de hele beddenbranche gaat dit grote veranderingen opleveren. “Als je naar de markt kijkt, zijn wij het aangewezen bedrijf om dit te doen. We zijn de opinion leader,” stelt Paul. Zo heeft Auping recent een prijs gewonnen voor het eerste compleet circulaire matras ter wereld. Daarbij is Auping kritisch, zo vertelt Paul: “Het moet er luxe uit blijven zien en uiteraard lekker liggen.”

Circulaire business cases doorrekenen

Deze strategie vraagt wel wat van finance. “Als controller zijn dit lastige business cases om door te rekenen. Op een bestaande matras verdien je meer. Bij een circulaire matras krijg je pas na vier tot vijf jaar de grondstoffen gratis terug. Op dat moment ga je er weer meer op verdienen,” legt Paul uit.

Ook is er een spanningsveld tussen de verschillende belangen: “Sales wil volgend jaar de hoogste verkoop, marketing wil dat over 2 jaar en vanuit het management wil je continuïteit. Vanuit finance rekenen we alle business cases door, en kan het niet anders dan dat we af en toe op de rem trappen,” gaat Paul verder.

Het nieuwe planningsproces gaat daarbij helpen. “Deze ontwikkelingen moet je vanuit finance heel nauwkeurig volgen. Daar heb je goede systemen voor nodig,” vindt Paul. “Met een goede Performance Managementoplossing kun je de verbinding vormen tussen de verschillende afdelingen binnen je bedrijf,” beaamt Bart van Dillewijn, projectmanager vanuit Finext.

Keuze voor Board als Performance Management platform

Paul is enthousiast over Board. “Het is een tool van vandaag, vooral door de functionaliteiten in de schermen. Iedereen kan bijvoorbeeld zelf alle velden met een paar procent verhogen om het effect te zien. Zo kun je de verschillende scenario’s eenvoudig doorrekenen en naast elkaar zetten.”

De keuze voor Board was vrijwel unaniem. “Bij ons kwam iedereen tot de slotsom dat dit platform de beste oplossing is voor onze probleemstelling. We kunnen een basisversie van het budget neerzetten, waar de category managers hun aanpassingen op kunnen doen. Daarna gaat het budget naar alle markten, die ook hun aanpassingen doen voordat de finale versie van het budget wordt vastgesteld. Al deze versies blijven bewaard, net als het opmerkingenveld waarin je kunt zien waarom we iets hebben gekozen.”

Samen met Finext hebben we gekozen voor een co-buildaanpak

De volgende fases worden ingestoken vanuit een ‘co-buildaanpak’. “Finext heeft ons geholpen om van het grote design naar een prototype te komen. De volgende fase willen we 60-70% zelf oppakken, onder begeleiding van Finext.” Bart: ”Doordat Board gebaseerd is op low coding, is het platform heel geschikt voor co-build.”

“Straks kan iedereen zich focussen op het vak waar ze goed in zijn. Dan staan de categorymanagers en marketingmensen zelf aan het stuur.”

Bij het inrichten van een prototype voor een planningsproces is de mate van detail vaak een onderwerp van gesprek. Zo ook bij Auping. “De mogelijkheden zijn ontelbaar, je kunt het platform inrichten zoals je zelf wilt. Daarin moet je duidelijke keuzes maken. Neem de matrassen, die zijn er in verschillende breedtes en lengtes. Welke details heb je echt nodig om planningsbeslissingen te nemen? Het systeem kan veel aan, maar je wilt niet op elk bedpootje budgetteren,” vertelt Robbin van Wijk. Als consultant vanuit Finext is Robbin nauw betrokken bij de implementatie van Board bij Auping.

Transformatie van de Financiële functie met Board

Het nieuwe platform gaat de rol van finance veranderen, zo verwacht Paul. “Voorheen kwamen we na Q1 aan iedereen vragen waar ze staan en wat ze verwachten. Dan hou je mensen van hun werk af. Nu dit makkelijker wordt, kan iedereen zich focussen op het vak waar ze goed in zijn. Straks staan de categorymanagers en marketingmensen zelf aan het stuur.”

Ook binnen de rest van de organisatie verwacht Paul positieve veranderingen: “Auping wil versnellen als bedrijf en moet daarom in staat zijn om op continue basis de plannen bij te stellen. En daar hebben we deze technologie gewoon voor nodig.”

Plannen, Budgetteren & Forecasten Board