Optimaliseren financiële processen bij Ampleon - Finext
  • Optimaliseren financiële processen bij Ampleon

Het Nijmeegse Ampleon is wereldwijd toonaangevend met haar innovatieve hoogwaardige radiofrequentie technologie. Met een mogelijke beursgang in het verschiet, is het voor het voormalige bedrijfsonderdeel van NXP belangrijk om de financiële processen solide neer te zetten. In een gefaseerd programma wordt met behulp van OneStream een snelle en betrouwbare informatievoorziening gerealiseerd.

Door Danielle Gruijs, augustus 2020

Het innovatieve bedrijf wil haar financiële informatievoorziening verbeteren. “We deden de consolidatie in Excel. Dat was onnoemlijk manueel gestuurd, foutgevoelig en tijdrovend. Voor een professionele uitstraling heb je een consolidatiesysteem nodig,” vertelt Harm Polman, Sr. Director Financial Planning & Analysis bij Ampleon over de aanleiding om OneStream te implementeren.

Ampleon levert hoogwaardige radiofrequentie technologie [RF Power]. Deze technologie wordt gebruikt voor draadloze infrastructuur voor mobiele telefonie, televisie en radio, industriële, wetenschappelijke en medische toepassingen, luchtvaart en defensie, maar ook in toepassingen voor magnetrons om te verwarmen/ontdooien en plasmaverlichting. Bij het bedrijf, met 16 locaties waaronder het hoofdkantoor in Nijmegen, werken wereldwijd circa 1650 mensen.

“Als één persoon alles handmatig doet, dan ben je heel kwetsbaar. Met standaard processen en een off-the-shelf oplossing wordt het creëren van back-up veel flexibeler.”

Voorbereiden op verwachte beursgang

Eén van de aanleidingen voor de optimalisatieslag is de mogelijke beursgang van Ampleon. Harm: “We willen efficiënter en betrouwbaarder kunnen consolideren, zeker gezien de mogelijke IPO. Dan moet je het rapportageproces in het kader van investor relations strak op orde hebben.”

“We willen onze interne stakeholders zowel sneller van informatie kunnen voorzien als ervoor zorgen dat het betrouwbare informatie is, wat met name bijdraagt aan vertrouwen,” vertelt Robin Whelan, Reporting Manager bij Ampleon. “Als we naar een listing gaan, ontstaan er veel meer en strakkere deadlines en externe informatiebehoeften. Dan moeten we in staat zijn om sneller ad hoc analyses boven water te krijgen.”

Een andere reden is het verminderen van de kwetsbaarheid, zo vertelt Harm:

“Als één persoon alles handmatig doet, en die persoon wordt ziek of valt weg, dan ben je heel kwetsbaar. Met standaard processen en een off-the-shelf oplossing wordt het creëren van back-up veel flexibeler.”

Van corporate naar lokaal

De derde reden is de wens om meer activiteiten bij de lokale financiële managers neer te leggen. “Om de professionaliteit nog verder te verhogen, willen we dat ook de lokale gebruikers analyses kunnen maken,” vertelt Robin.

De lokale managers zijn verantwoordelijk voor de cijfers tot en met het inlezen in OneStream. Het komt op de eigen discipline van de landen aan om ervoor te zorgen dat de cijfers goed zijn. “Zo verschuift de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de cijfers van Corporate naar de landen,” zegt Ruben Cammeraat, vanuit Finext nauw betrokken bij de implementatie van OneStream bij Ampleon.

Verbeteren financiële processen in drie fases

Het optimaliseren van de consolidatie- en rapportageprocessen is de eerste fase in een breder programma. “We pakken dit programma aan in drie fases. De eerste fase is ‘Betrouwbaar rapporteren’. Dit gaat om de rapportages naar interne en externe stakeholders, bijvoorbeeld bankreporting en rapportages naar de shareholders, maar ook intern naar het management. De tweede fase is ‘Managementinformatie’, waarbij we minder tijd willen besteden aan rapporteren en meer de nadruk willen leggen op analyseren. De derde fase is ‘Driver based forecasten’,” vertelt Harm. “Uiteindelijk vinden we dat elk stukje informatie vanuit finance een doel moet hebben.”

In verband met de mogelijke beursnotering staat in fase 1 rapporteren centraal. Maar ook zonder de beursnotering is dit een logische opbouw, vindt Ruben: “Je moet eerst zorgen dat je als team de tool in je vingers krijgt, en dat iedereen – ook de lokale gebruikers – het gaan gebruiken. In de praktijk hanteren we bij veel organisaties zo’n projectaanpak; eerst de verplichte consolidatie, daarna gaandeweg uitbreiden naar een strategisch plan en driver based forecasting.”

Keuze voor brede platform van OneStream

Het brede programma is een belangrijke reden om te kiezen voor het platform van OneStream. “We wilden een off-the-shelf en schaalbaar systeem, dat ons helpt bij ons doel om meer te automatiseren. Bovendien wilden we het hele proces van valideren tot analyseren in één systeem vatten,” vertelt Harm.

Ampleon gaat daarbij niet over één nacht ijs; een eerdere implementatie van een ander consolidatiesysteem was niet succesvol. Reden om dit keer met Finext samen te werken. “We hebben aan Finext gevraagd om ons te helpen op twee vlakken: het selectietraject en de implementatie,” vertelt Harm. Een belangrijk aspect was het feit dat Finext onafhankelijk is van software vendors, zo vertelt Robin: “Andere partijen hebben vaak een sterke voorkeur voor één tool, terwijl Finext brede toolkennis heeft en onafhankelijk advies kan geven.”

Onderdeel van het selectietraject was een referentiebezoek aan Flowtraders, waar Finext eerder OneStream implementeerde. Harm en Robin zijn enthousiast over het verloop van het project: “Tot volle tevredenheid, zowel met betrekking tot de standaardisatie in het systeem als de uitvoering van het project. Ook de training en de support van de organisatie is goed verlopen.”

“Uiteindelijk willen we de strategie vertalen naar actieplannen. OneStream helpt ons om dit gestructureerd aan te vliegen.”

Ondersteunen strategie met OneStream

Harm: “Toen we vier jaar geleden als Ampleon werden opgericht, zijn alle groepsfuncties losgekoppeld en vullen we deze functies nu zelfstandig in. Dit is voor delen van de organisatie nog relatief nieuw.”

De implementatie van OneStream om de processen te optimaliseren ondersteunt de strategie van Ampleon. “Uiteindelijk willen we de strategie vertalen naar actieplannen. Op deze actieplannen wil je voortgang hebben. OneStream helpt ons om dit gestructureerd aan te vliegen,” vertelt Harm.

Sneller en beter

Het innovatieve bedrijf is positief over de resultaten van het nieuwe consolidatieproces. “Ik zie alleen maar voordelen, en krijg ook de feedback vanuit de organisatie dat ze veel toegevoegde waarde zien. De cijfers zijn beter en makkelijker benaderbaar. Ook is de snelheid van rapporteren verhoogd, waardoor we tijd kunnen besteden aan andere zaken,” vertelt Harm.

De volgende fase staat al gepland. “Eerst is het belangrijk om fase 1 goed af te ronden,” zegt Robin. “Dat moet je niet onderschatten, het kost tijd om alle aanvullende rapportages neer te zetten. Denk bijvoorbeeld aan manufacturing variances en cost center reporting. Daarna kunnen we de managementinformatie verder uitbreiden.”

Consolidatie & Corporate Reporting Telecom, Media & Technologie OneStream