Op zoek naar verborgen schatten – Het waarom van Purchase to Pay

Veel organisaties laten onbewust mogelijkheden liggen om forse besparingen te realiseren. Deze ‘verborgen schatten’ zijn te ontdekken door het toepassen van een gestructureerd Purchase to Pay proces (P2P). Naast het reduceren van kosten biedt een juist ingericht P2P-proces bovendien nog meer voordelen, vertellen Derek Hooyman, Ewald Schaap en Martin Geerars.

Door Yvo Slagman, november 2017

“In de praktijk zien we dat er aan beide kanten van het proces van bestellen tot betalen mogelijkheden zijn om kosten te besparen,” zegt Ewald Schaap, Purchase to Pay consultant bij Finext Improvement. “Aan de achterkant, de crediteurenadministratie, door efficiënter te werken; aan de voorkant, de inkoopkant, door slim te bestellen bij de juiste leveranciers.”

De ‘verborgen schatten’ aan mogelijke besparingen zijn te ontdekken door het inrichten van een goed P2P proces. “Een organisatie heeft soms weinig grip op waar wat besteld wordt. We zien bijvoorbeeld dat een organisatie pas weet dat er iets besteld is op het moment dat de facturen binnenkomen. Door het proces goed in te richten, kun je aan de voorkant al zien wat er besteld is en krijg je inzicht in je financiële verplichtingen.

Besparing op Inkoopkosten

Met deze inzichten kun je gerichter inkopen. Als je je inkoop weet te bundelen naar minder leveranciers, kun je al snel 5-10% besparen op je inkoopvolume. Dat is een eenvoudige manier om fors kosten te besparen met direct zichtbaar financieel resultaat.“

“We zien daarnaast dat bedrijven die wel een preferred supplier-beleid hanteren, worstelen met ‘maverick buying’,” vult Derek Hooyman, consultant bij Finext Improvement aan. Derek heeft veel ervaring met het optimaliseren van Purchase to Pay processen. “Hierbij is er bijvoorbeeld een contract afgesproken met een leverancier van kantoorartikelen, met interessante korting, maar iedereen gaat alsnog naar de lokale boekhandel. Bij kantoorartikelen gaat het dan nog niet om veel geld, maar bij de inkoop van ICT en inhuur van extern personeel wel. Door inzicht te krijgen in de stromen en mogelijkheden te creëren om hierop in te grijpen, kun je ‘maverick buying’ verminderen.”

“Als je je inkoop weet te bundelen naar minder leveranciers, kun je al snel 5-10% besparen op je inkoopvolume.”

Besparingen op administratief proces

Aan de administratieve kant van het proces biedt P2P ook mogelijkheden voor besparingen. “Vaak is er een efficiency slag te maken in het proces,” vertelt Derek. “Voor het goedkeuren van een factuur moeten er soms vijf handtekeningen komen. Er wordt veel tijd gespendeerd om uit te zoeken wie de opdracht gegeven heeft, en dus op welke kostenplaats geboekt moet worden. Als je dit proces efficiënter maakt, kun je ook makkelijker sturen op de betalingstermijn en je cashflow en verbetert de kwaliteit van je boekingen. Daarnaast heb je minder medewerkers nodig voor het proces. Aanmaningen, rentekosten en boetes kunnen behoorlijk oplopen als je niet voldoet aan je betalingstermijnen. Bovendien kom je onderaan de lijst bij je leveranciers. Als je nooit op tijd betaalt, is het lastiger om de beste prijs of de hoogste service te krijgen.”

Meten om te verbeteren

Meten is een essentieel onderdeel van het optimaliseren van het P2P proces. “Als je niet meet, laat je onbewust heel veel geld liggen,” zegt Martin Geerars van Finext Improvement. Martin richt zich in de rol van change manager op het creëren van draagvlak bij het inrichten van P2P processen. “We zien organisaties die weliswaar een inkoopsysteem hebben met veel procesdata, maar niet meten. Dan weet je niet waar je kunt verbeteren.” Bovendien is het verstandig om een 0-meting te doen.“ Dat maakt later duidelijk wat je verbeterd hebt.” “Er is vaak veel data beschikbaar. Het is goed om die te analyseren; hoe loopt het proces, bij welke leveranciers zien we uitval van facturen, wat zijn de doorlooptijden, op welke productgroepen zien we dat er nog breed besteld wordt,” zegt Ewald. “Bij een organisatie heb ik de ‘administratieve last-score’ van leveranciers berekend door te kijken hoe vaak een factuur heen en weer wordt gestuurd voordat deze goedgekeurd wordt. De facturen van de inhuur van externen bleken bovenaan in de top 10 te staan. Door een kleine verandering in het inhuurproces werd enorm veel aan efficiency gewonnen en aan kosten bespaard.”

Meer waarde toevoegen

“Veel mensen op zowel de Crediteurenadministratie als de operationele inkoop voeren werkzaamheden uit van lage toegevoegde waarde, zoals ‘overkloppen’ of facturen uitzoeken. Je kunt veel meer waarde toevoegen door mensen op een andere manier in te zetten, door de randvoorwaarden van het P2P proces goed in te richten,” zegt Derek. “De rol van de medewerkers verandert; van uitvoerend naar meer meten, sturen op verbetering en het afhandelen van complexe gevallen,” vult Ewald aan.

“Sommige organisaties hebben een centrale inkoopafdeling die orders invoert. Dat type werk kun je bij de mensen zelf in de business neerleggen. Waar inkoop nu nog veel operationeel activiteiten uitvoert, krijgen de inkopers dan veel meer tijd voor tactisch en strategisch werk,” zegt Derek.

Het doel is leidend

Het optimale P2P proces implementeren is volgens alle drie geen standaardprocedure, maar afhankelijk van het gewenste doel. “De software is standaard, maar de inrichting van het proces is maatwerk.” Het doel van het P2P proces is daarbij leidend. “In control komen heeft een ander startpunt dan een besparing van 5% op inkoopkosten,” zegt Derek. “Als je visie is dat je veel reciprociteit wilt toepassen, is het anders dan wanneer je zo veel mogelijk kosten wilt besparen.”

Fig. 1: Stappenplan Purchase to Pay proces
Fig. 1: Stappenplan Purchase to Pay proces

“Een mooi voorbeeld is een grote bank,” vertelt Martin Geerars. “Deze bank heeft een centrale factuurverwerkingsafdeling en wil in dat kader zo min mogelijk leveranciers. Maar reciprociteit is in hun visie ook belangrijk, waarbij de lokale bank bij de lokale bakker kan kopen. Die is tenslotte ook klant bij de bank.”

“In de zorg zien we dat ook. Centraal worden wel de – vaak dure – verpleegmiddelen besteld, maar lokaal het brood bij de bakker,” zegt Ewald. Andere organisaties willen de inkoop juist volledig centraliseren. “Een grote gemeente had als doel om forse besparingen te realiseren door het centraliseren van inkoop. Daar wilden ze juist geen lokale bakkers en tientallen IT-leveranciers meer.”

De cultuur van de organisatie speelt ook een rol in het bepalen van het gewenste proces. “In een decentrale wereld, zoals de bouw, is de drempel hoog om het centraal in te richten, de projectleiders willen zelf kunnen bepalen welke onderaannemers ze inhuren. Maar ook dan kun je het zo inregelen dat er lokaal veel vrijheid is en het P2P proces mensen ondersteunt in hun werk,” zegt Martin. “Onafhankelijk van het gewenste doel, heb je altijd commitment nodig. Niet alleen van de top, maar ook van de mensen in het werkveld. Je hebt een gezamenlijk doel nodig.”

Ketenproces

Om het commitment vanuit de hele organisatie te krijgen, is het goed om te beseffen dat het om een ketenproces gaat. “Verzamelfacturen zijn bijvoorbeeld volgens inkoop heel handig,” zegt Derek. “Aan de andere kant vindt de crediteurenadministratie dat helemaal niet handig. Mijn advies is om bij een nieuw gecontracteerde leverancier met alle betrokkenen in een vast team rond de tafel te gaan en de hele keten door te lopen.P2P artikel 1 ketenvragen

Wat is nu een goed moment om op zoek te gaan naar de ‘verborgen schatten’ aan besparingsmogelijkheden? Het antwoord is unaniem: “Vandaag nog. Start de ontdekkingsreis met commitment, zowel vanuit de keten als vanuit de top van de organisatie.” Het ontdekken van de mogelijke besparingen is volgens Ewald interessant voor alle typen organisaties, profit en non-profit. “Voor elke organisatie is het prettig om kosten te besparen zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit,” zegt Ewald. “Zo willen veel zorginstellingen liever besparen op inkoopkosten, dan op handen aan het bed.”

Dit artikel is het eerste in een reeks van artikelen over het Purchase to Pay proces:

Keten p2p waarom zonder titel

Download hieronder de PDF versie van dit artikel.

Download bijlage
Keten- & Procesoptimalisatie