Nieuw rapportagelandschap

“Ik was niet helemaal tevreden met de opzet van de infrastructuur van onze rapportagefunctie,” vertelt Olivier de Vlam, Executive Vice President, Finance and Operations bij Brill. De uitgeverij richt zich op academische publicaties en bestaat al 335 jaar.

Dashboards met impact bij Brill

Er waren een aantal aspecten waardoor de organisatie behoefte had aan een nieuw rapportagelandschap. “Het oude proces kostte veel moeite en was te foutgevoelig. Met name rondom het halfjaarverslag en jaareindeverslag, waar veel tabellen in opgesteld en aangepast moeten worden,” gaat Olivier verder. “Naast de externe rapportage kostte het ook veel moeite om interne rapportages te maken.”

Ook de groeiambities van de uitgeverij spelen een rol. “Toen ik hier kwam waren er twee juridische eenheden, inmiddels zijn er door acquisities en nieuw gestichte dochters wereldwijd zes entiteiten,” zegt Olivier.

Er wordt dan ook in overleg met Finext één nieuw rapportagelandschap bedacht. “We wilden een nieuw consolidatiesysteem voor het externe deel en een nieuwe rapportagetool voor het interne deel,” zegt Olivier. “Het externe rapportage- en consolidatieproces moest meer schaalbaar, beter controleerbaar en zekerder worden, en de managementinformatie moest flexibeler worden.”

Best of breed

Voor de rapportagekant valt de keuze op Tableau. “Tableau is heel goed in het verwerken en combineren van verschillende informatie. Daarnaast wordt het als ‘off-the-shelf’ cloudoplossing geleverd, waardoor we snelheid konden maken in het project,” zegt Olivier.

“We hebben voor ‘best of breed’ gekozen, omdat er al een systeem was dat probeerde om twee dingen tegelijk te zijn. Je bent dan teveel bezig om een vierkante pin in een rond gaatje te slaan, en dat gaat alleen met geweld.”

De uitgeverij kiest bewust voor ‘best of breed’-oplossingen voor de consolidatie en de rapportage. Olivier: “Er zijn natuurlijk ook ‘one stop shop’-oplossingen, waarin je beide combineert. We hebben voor ‘best of breed’ gekozen, omdat er al een systeem was dat probeerde om twee dingen tegelijk te zijn. Je bent dan teveel bezig om een vierkante pin in een rond gaatje te slaan, en dat gaat alleen met geweld.”

De nieuwe oplossing binnen het rapportagelandschap leverde al binnen twee weken zichtbaar resultaat. “Hiervoor waren er zes stappen nodig om van het bronsysteem op de rapportage te komen. Met Tableau kun je rechtstreeks een verbinding maken met de bron, zodat de eindgebruiker kan doorklikken tot het laagste detailniveau,” legt Jonathan Aardema van Finext uit. Jonathan is samen met Ilias Guftometros nauw betrokken bij de implementatie van Tableau, terwijl andere Finext-collega’s zich bezighouden met de implementatie van FCCS aan de consolidatiekant.

Olivier werkt al jaren prettig met Finext samen. “Ze leren snel over de business, over wat wij belangrijk vinden en kunnen goed luisteren. Ze zijn flexibel in hun aanpak en geven regelmatig feedback en advies over de voortgang.”

Flexibele dashboards

Veel van de rapportages zijn finance gerelateerde dashboards, zoals het dashboard rondom de economische waarde creatie. “Deze rapportage beantwoordt vragen als ‘wat zijn de economische drivers binnen Brill’ en ‘welke operationele kpi’s steunen economische waarde’,” vertelt Jonathan. “Kengetallen zoals invested capital, omzet en financiële kpi’s zijn hiermee inzichtelijk, ook kunnen gebruikers doorklikken op het gewenste abstractieniveau. Zo kun je goed zien waar de stijgers en dalers zitten en vervolgens de nodige acties uitzetten.”

Daarnaast zijn er ook niet-financiële dashboards. “Ook voor de publishing afdeling hebben we een dashboard gemaakt,” gaat Jonathan verder. “Voorheen werden er voor 270 academische tijdschriften per tijdschrift een Excel-rapportage gemaakt.”

De nieuwe dashboards zorgen voor impact bij Brill én zorgen ervoor dat hoogopgeleide medewerkers niet langer handmatig en foutgevoelig werk doen. “Met de nieuwe tool kunnen gebruikers via telefoon, tablet of laptop dagelijks de rapportages inzien en bijsturen daar waar nodig.”

Zelf aan de slag

Tableau is eenvoudig in gebruik. Oorspronkelijk was dan ook het idee dat de implementatie een co-creatie zou zijn tussen de keyusers bij Brill en Finext. Jonathan: “Binnen een Self Service BI-oplossing als Tableau kun je veel zelf doen. Dat past goed bij een ‘co-build’-aanpak, waarin we de projectinspanning verdelen en de keyusers meteen met de tool aan de gang gaan.” “Je koopt eigenlijk geen oplossing, maar een competentie,” stelt Olivier.

Door de integratie van twee acquisities, personeelswisselingen binnen finance en de introductie van een nieuw platform bleek er echter minder capaciteit bij Brill dan verwacht, waardoor Finext meer heeft opgepakt. “Dit was een pragmatische keuze om toch snel meters te kunnen maken,” zegt Olivier. “Het betekent echter wel dat de leercurve binnen Brill pas op een later moment op gang kwam.”

“We willen de lange termijntrends in de gaten kunnen houden. Dat is visueel makkelijker dan met een ‘telefoonboek’ met cijfertjes.”

Inmiddels kunnen de gebruikers binnen Brill goed uit de voeten met Tableau. “We kunnen steeds meer zelf, we weten inmiddels wat er allemaal mogelijk is. Mijn ervaring is dat als je weet wat er mogelijk is, je er met Tableau wel uitkomt. De gebruikers zijn ook wel gemotiveerd om dat te doen, want ze zien de resultaten,” zegt Olivier. “De economic value en journal dashboards zorgen voor impact en geven een enorme productiviteitsverbetering. Wat eerst veel tijd kostte om handmatig te doen, is nu één druk op de knop.”

The trend is your friend

Visualisatie is een belangrijk element van Tableau, en wordt volgens Olivier steeds belangrijker. “Tegenwoordig krijgen we steeds meer data uit veel verschillende hoeken en leveranciers. Visualisatie is een manier om sneller data te consumeren, waardoor je eenvoudig het belangrijke verhaal uit het grotere geheel kunt halen.”

Op dit moment is in de uitgeverijbranche het herkennen van trends cruciaal. “Onze industrie is bezig met de migratie naar digitaal. Voor onze planning en strategie is het van groot belang om te herkennen hoe snel deze migratie gaat,” legt Olivier uit. “Er is heel ander winstbeeld bij digitaal, maar ook het investeringsbeeld is anders. Aan de ene kant is er minder werkkapitaal nodig, aan de andere is er juist meer geld nodig om de content te produceren. We willen de langetermijntrends in de gaten kunnen houden. Dat is visueel makkelijker dan met een ‘telefoonboek’ met cijfertjes. The trend is your friend.”

De uitgeverij is dan ook positief over de nieuwe manier van rapporteren en de impactvolle dashboards. “Het bespaart tijd, is belangrijk voor het monitoren van de trends, brengt informatie uit verschillende plekken bij elkaar en ziet er een stuk beter uit. Eigenlijk is het ideaal,” concludeert Olivier.