Met 45 datacenters in 13 Europese steden is een betrouwbaar en flexibel consolidatieproces belangrijk voor Interxion. Oracle Financial Data Management Enterprise Edition (FDMEE) zorgt voor een naadloze integratie tussen het grootboek en de consolidatie. Dit levert niet alleen tijdwinst op, maar ook een duidelijke audit-trail. Zo kan de internationale organisatie eenvoudig en snel voldoen aan SOx-wetgeving.
Naadloze integratie bij Interxion
Om het consolidatieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen, kiest Interxion voor een krachtige vorm van data-integratie. “We hebben nu een directe koppeling tussen het grootboek en de consolidatieoplossing,” vertelt Niels Jansen van Interxion. “Dat levert ons een flinke tijdwinst op.”
Directe data-integratie vanuit grootboek
Met deze keuze loopt Interxion voorop. “Een rechtstreekse integratie met het grootboek is door oplossingen voor data-integratie als FDMEE goed mogelijk geworden,” vertelt Victor Brandsema van Finext. Victor is nauw betrokken bij de implementatie van FDMEE en Oracle Hyperion Financial Management (HFM) bij Interxion.
“Het wordt dan ook voor steeds meer organisaties een afweging of zij een directe koppeling of een file-based integratie willen,” gaat Victor verder. “Het behouden van controle horen we soms als argument om te kiezen voor een file-based integratie. Een directe integratie geeft echter minimaal dezelfde betrouwbaarheid als een handmatige controle, en vaak zelfs meer.”
Tienduizenden entries geautomatiseerd
De naadloze data-integratie vereenvoudigt het consolidatieproces. “Onze data komt voor 99% uit de operating companies. De saldi komen rechtstreeks vanuit het grootboek in HFM, de consolidatie- en rapportageoplossing, terecht,” zegt Sander Rijs van Interxion. Door het Group Reporting Team worden vervolgens alleen een aantal kosten verdeeld. “Het reporting team maakt nog zo’n tien entries in een kwartaal, terwijl we tienduizenden balances via FDMEE uit het grootboek halen.”
“De directe integratie geeft ons de zekerheid dat de cijfers kloppen.”
Naast tijdwinst levert deze manier van data-integratie ook flexibiliteit en gemak voor de lokale landen op. Niels: “De landen uploaden hun cijfers vanuit het grootboek. Een late wijziging vanuit de landen kan eenvoudig worden verwerkt in de geconsolideerde cijfers, waarna het updaten van de rapportages een kwestie is van één druk op de knop.” Hierbij helpt het dat er binnen de hele organisatie één chart of accounts gebruikt wordt; wijzigingen in het rekeningschema, de mapping en de cost center-structuur worden vanuit het hoofdkantoor in één keer voor alle landen doorgevoerd.
SOx-compliant
Met een notering aan de Amerikaanse beurs moet Interxion SOx-compliant zijn, en dus voldoen aan hoge eisen op het gebied van internal control. Ook hierbij helpt de directe koppeling tussen het grootboek en het consolidatieproces. “Deze integratie zorgt ervoor dat entries die niet door de lokale finance teams zijn gemaakt, automatisch in een proces van review en approval vallen. Hierdoor is het proces niet te manipuleren,” zegt Charlotte Saes van Finext. “Dit helpt ons ook in het aanleveren van betrouwbare documentatie aan onze accountant,” vertelt Niels. “Ook hebben we een goede audit-trail van alle wijzigingen die we maken in de metadata en in de rules. Alle aanpassingen hierin volgen ons changemanagementproces.”
“We leggen nu veel meer vast. Daardoor is er één bron voor alle rapportages, zowel in de landen als op group level.”
De traceability was dan ook één van de redenen om voor de directe data-integratie te kiezen. “We willen een betrouwbare manier van importeren,” zegt Niels. “We kunnen er nu op vertrouwen dat dat niemand bij de cijfers kan. Dat helpt ons om SOx-compliant te zijn, maar ook zonder de SOx-verplichting hadden we deze keuze gemaakt. Het geeft ons de zekerheid dat de cijfers kloppen.”
Stabiliteit en zekerheid door data-integratie
Het functioneel en technisch beheer van HFM en FDMEE besteedt Interxion uit aan Swap Support, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in hosting & support. “We willen de technische ondersteuning goed geborgd hebben,” vertelt Niels. “Het systeem is heel stabiel, we hebben bijna nooit issues. We kiezen voor ondersteuning vanuit Swap Support omdat het ons zekerheid geeft. We willen voorkomen dat we door technische problemen vertraging oplopen in ons rapportageproces.”
Een deel van de functionele taken wordt door de administrators binnen het finance team ingevuld. Sander: “Driekwart doen we zelf, voor de patch updates en technische zaken benaderen we Swap Support.”
Vertaalslag
Ook de installatie van de Oracle-oplossingen werd door Swap Support opgepakt. Niels: “Het is logisch om de installatie en het beheer met Swap Support te doen. Doordat zij gelieerd zijn aan Finext is de kennis van het systeem al aanwezig, of snel toegankelijk.”
Finext en Swap Support trekken vaak samen op rondom Performance Managementoplossingen. “De samenwerking is heel nauw, het onderscheid tussen Swap Support en Finext is nauwelijks te zien,” vertelt Sander lachend. “Het maakt ook niet zoveel uit wie je belt van ons, we zorgen er intern voor dat de juiste persoon aan de slag gaat,” beaamt Victor.
Niels en Sander ervaren de samenwerking met Finext en Swap Support als prettig. Niels: “De kennis van finance, IT en onze organisatie zit bij elkaar in één team. Met elkaar kunnen zij de vertaalslag maken van wijzigingen in de metadata of in het systeem naar de impact op onze financiële rapportages. Op basis van alle ervaringen kunnen zij goed meedenken en suggesties doen voor oplossingen. Zo komen we er samen uit.”
Cijfers meer inzichtelijk
Met de nieuwe oplossing verloopt het consolidatieproces veel soepeler. Sander: “De traceability en de snelheid van rapporteren zijn inderdaad toegenomen. Voorheen deden we het consolidatieproces in Excel; het was vooral optellen, waarbij we handmatig de intercompany eliminaties en equity pick up doorvoerden. We leggen veel meer vast in het nieuwe systeem. Daardoor is de bron van alle rapportages, zowel in de landen als op group level, dezelfde.”
Foto: Ron Jenner