Klaar voor de toekomst: D.E Master Blenders 1753

Na de verzelfstandiging vanuit Sara Lee had D.E MASTER BLENDERS 1753 behoefte aan een eigen consolidatie- & managementrapportageoplossing. Deze oplossing is gevonden in SAP BPC, waarbij Netweaver en HANA worden ingezet. Het internationale koffie- en theebedrijf is de eerste organisatie in Nederland die consolidatie met SAP BPC op HANA benut.

Door Jaap-Willem de Visser, maart 2014
DE Masterblenders klaar voor de toekomst
Willem Krul en Jaap-Willem de Visser

“Na de afsplitsing van Sara Lee moesten we op eigen benen gaan staan, ook wat betreft onze consolidatie- en managementinformatie,” vertelt Willem Krul, Director Accounting & Reporting bij D.E MASTER BLENDERS 1753. Bij het internationale koffie- en theebedrijf, met het hoofdkantoor in Nederland, werken wereldwijd 7500 mensen. “We hadden een nieuwe oplossing nodig, specifiek gericht op onze eisen. De systemen die we vanuit Sara Lee geërfd hadden waren niet toegesneden op koffie en thee. Daarnaast waren het consolidatiesysteem en de business warehouseoplossing twee gescheiden systemen, wat tot data integriteitsissues leidde.”

Eenvoudig, rapportagevriendelijk, minder IT-support

Met een nieuwe, eigen consolidatie- & managementrapportage-oplossing wilde de organisatie een aantal doelen behalen. “Ten eerste willen we een eenduidig systeem, dit was onze grootste frustratie in de voorgaande situatie. Ten tweede willen we een agile pakket waarin we makkelijk veranderingen in de managementinformatie kunnen doorvoeren, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de organisatie of in regelgeving. Ten laatste willen we minder afhankelijk zijn van externe consultants, wat we met vorige pakketten wel waren,” vertelt Willem. “Samengevat willen we een eenvoudige, robuuste, flexibele oplossing die om minder IT-support vraagt.” D.E MASTER BLENDERS 1753 koos voor SAP BPC10, waarbij als onderliggende platforms Netweaver en HANA (High-Performance Analytic Appliance) worden ingezet. Hierbij speelde ook overwegingen mee vanuit IT. “IT heeft ons weten te overtuigen van de overstap naar SAP BPC op Netweaver,” legt Willem uit. “We geven hierbij een deel van de flexibiliteit, die komt met zelfstandigheid, op voor een sterkere integratie van masterdata en ook van verschillende processen, zoals de beoogde koppeling met ons S&OP proces.” Naast de integratie met SAP brengt SAP BPC ook nog andere voordelen: ”Met name de rapportagevriendelijkheid via Excel is groot. Dat werkt erg mee aan de acceptatie door de gebruikers, die graag met Excel-sheets werken. Een ander groot voordeel van SAP BPC zijn de properties, waardoor rapporten en logics zeer dynamisch opgezet kunnen worden. Dat maakt het systeem erg robuust.”

“Vaak is het óf een IT- óf een financeproject, maar hier hadden we een duidelijk gedeeld belang: een goed landschap.”

HANA: gedeeld belang van IT en Finance

Met de keuze voor HANA, het nieuwste in-memory computing platform van SAP, loopt D.E MASTER BLENDERS 1753 voorop. Zo is het koffie- & theebedrijf de eerste organisatie in Nederland die consolideert met SAP BPC op HANA. “HANA werkt als een in-memory database. Het grote voordeel van in-memory in vergelijking met discs is de snelheid,” vertelt Jaap-Willem de Visser van Finext. Als projectleider was hij nauw betrokken bij de implementatie van SAP BPC bij D.E MASTER BLENDERS 1753. “Daarbij heeft SAP delen van de functionaliteit specifiek geschreven op de HANA-laag. Die onderdelen performen op HANA dan ook beter dan op een andere laag. De verwachting is dat er steeds meer specifiek voor HANA ontwikkeld gaat worden. Met HANA is de organisatie klaar voor de toekomstige ontwikkelingen van SAP.”  Ook in deze beslissing speelde IT een rol, de samenwerking tussen Finance en IT is een belangrijke succesfactor voor het project geweest. “Ga samen op met je IT,” adviseert Willem. “Vaak is het of een IT- of een finance-project, maar hier hadden we een duidelijk gedeeld belang: een toekomstbestendig landschap. Door het SAP BPC-project te combineren met de introductie van HANA binnen onze organisatie, kunnen we in dit project voortborduren op waar we met de hele organisatie naar toe willen qua SAP.”  GEBRUIKSVRIENDELIJK Naast de overwegingen vanuit IT, was de complexe managementrapportage bij D.E MASTER BLENDERS 1753 een andere belangrijke overweging om HANA te kiezen. ”We werken met 13 dimensies. We kijken naar onze resultaten per account, per segment, per productcategorie, zoals oploskoffie of pads, per merk en per top-20 key customers. Daarnaast is er nog een aantal vaste dimensies, zoals tijd en currency,” zegt Willem.

“Zowel rondom het budgetproces, latest estimates als de actuals, zijn alle doorsneden die we vooraf bedacht hebben gehaald.”

“Veel andere bedrijven kennen geen klant- of productdimensie. We hebben hier wel gekeken of we slim dingen in één dimensie kunnen onderbrengen, anders wordt het ook voor de gebruiker lastig te gebruiken. Er komen altijd getallen uit, maar dan weet je niet meer waar je naar zit te kijken,” zegt Jaap-Willem. “Daarom hebben we hier een aantal standaardrapporten opgesteld, waardoor je als gebruikers sommige dimensies niet ziet.”

Bedrijf in beweging

De implementatie van de nieuwe oplossing vond plaats in een hectische periode, waarin D.E MASTER BLENDERS 1753 een nieuwe eigenaar kreeg. “Ondanks een bedrijf wat in beweging was; met een beursgang, een nieuwe eigenaar en een hele dynamische omgeving waarin we net op eigen benen staan, hebben we het project op tijd en binnen budget opgeleverd. Niemand heeft dag en nacht door hoeven werken.” Willem is dan ook positief over de rol van Finext. “We wisten hoe Finext werkt, en dat past ons heel goed. Ze hanteren een directe communicatie, no-nonsense, geen politiek. Ik heb ook met andere partijen gewerkt, en die zullen niet zeggen dat iets niet kan. Het kan altijd, maar Finext geeft aan hoe het eenvoudig en werkbaar kan blijven. Een goed voorbeeld is dat Jaap-Willem naar me toe kwam met de vraag ‘Vanuit de start van het project ligt er nog een aantal elementen die we zouden bouwen, zijn deze nog wel nodig na alle organisatiewijzigingen?’. Daaruit blijkt dat Finext de relatie belangrijker vindt dan het ‘maken van uren’.” Naast Finext speelde ook Just-BI een belangrijke rol in het project.  “Zij kenden ons SAP-landschap al en hebben de koppelingen gemaakt tussen SAP BPC en de andere onderdelen van SAP.”

Snellere en flexibele rapportages

De nieuwe oplossing is live gegaan bij de budgetronde. “Het live gaan is boven verwachting goed gegaan. De acceptatie lokaal was goed en technisch werkte het ook. Het team heeft hard moeten werken, want die kregen 200 tot 300 mails per dag aan eerste gebruikersvragen. Vervolgens zijn we met de actuals live gegaan bij de januari-afsluiting van het nieuwe boekjaar. Ga altijd eerst live met het budget, daarna pas met de actuals. Het budgetproces betreft namelijk een langere periode en is minder kritisch. Je kunt je dan nog een fout veroorloven,” adviseert Willem.  Met de inrichting van de nieuwe oplossing zijn de businessdoelen voor D.E MASTER BLENDERS 1753 bereikt. “We hebben onze gestelde doelen gehaald. Zowel rondom het budgetproces, latest estimates en de actuals zijn alle doorsneden die we vooraf bedacht hebben te realiseren. Daarbij hebben we genoeg flexibiliteit om de rapportages aan te passen bij veranderingen in de organisatie of in regelgeving,” vertelt Willem. “Eerder hadden we een lappendeken van systemen, waardoor er aansluitingsverschillen en afhankelijkheid van de kennis van één persoon ontstaat. Echter door de hoeveelheid dimensies zijn adequate controlemaatregelen op consistentie van data nog wel steeds van belang, gelukkig kan dat nu binnen één omgeving.”  De afhankelijkheid van externe consultans is sterk afgenomen. “Voor een aanpassing die niet te ingewikkeld is, hebben we een ‘first line of defence’ gecreëerd door eigen mensen. We kunnen nu veel zelf, en als dat niet lukt, dan werkt Swap Support als onze tweede lijn.” Swap Support is een zusterorganisatie van Finext, gespecialiseerd in hosting & beheer van Performance Management oplossingen. Willem: “De combinatie van Finext en Swap Support werkt heel goed. Zo hebben we een keer om 10 uur gebeld met de vraag voor extra support, waarna er meteen een consultant ter plaatse kwam. Ik ken geen andere partij die zo flexibel is.”

Platform van de toekomst

De performance voordelen vanuit HANA worden helaas nog niet waar gemaakt. Dit verwacht Willem vooral in de toekomst. “Ik ben ervan overtuigd dat HANA het platform van de toekomst is. Het is nog in ontwikkeling; de performance is wel iets verbeterd ten op zichte van het oude systeem, maar de echte resultaten volgen nog. Bovendien staat HANA nu klaar om door de rest van de organisatie te worden gebruikt, wat intern veel voordelen biedt.”  De volledige integratie met SAP brengt de organisatie positieve resultaten. “Vooral voor de eindgebruikers is het prettig dat alles in SAP zit. We hebben eenduidigheid; alles sluit aan. Bovendien is de rekenkracht versterkt en maakt de reporting engine het opstellen van presentaties gemakkelijker dan in het verleden. We closen op dag 3 en hebben vervolgens op dag 4 de hele set aan presentaties binnen. In het verleden was dit door de aansluitingsverschillen en het maken van de presentaties op basis van de datadumps een dag later. “Hierdoor voorzien we het management sneller van goede informatie. Soms kunnen we aan het eind van dag 3 al een platte tabel sturen met informatie.”  “Tijdens de organisatiewijzigingen waren er enorm veel ad hoc vragen, die kun je nu via SAP BPC eenvoudig beantwoorden,” zegt Jaap-Willem. “Vaak wil het management alle doorsnedes hebben, met deze nieuwe oplossing kan dat. Bovendien kunnen we de doorsnedes ook snel aanpassen. In de dynamische periode waar we ons als organisatie in bevinden, blijkt dat heel waardevol te zijn,” sluit Willem af.

Consolidatie & Corporate ReportingPlannen, Budgetteren & Forecasten Retail & FMCG SAP