Inzicht voor de business bij Perfetti Van Melle

Perfetti Van Melle, bekend van Mentos, Fruittella, Chupa Chups en Smint, levert snoep en kauwgum aan meer dan 150 landen wereldwijd. De multinational wilde de business een geïntegreerde OLAP-tool geven om de werkelijke resultaten te vergelijken met de budgetten. SAP BPC ondersteunt hierin met inzicht en snelheid.

Door Danielle Gruijs, december 2015

Perfetti mentos

“Ik vond dat het budget en de latest estimates opstellen handiger moest kunnen dan deze financieel doorrekenen in Excel,” vertelt Siebe van Geel, Sales Controller Export & Travel van Perfetti Van Melle. Hij is de zelfbenoemde ‘aanstichter’ van het project om het budgetproces te verbeteren. “Ik ben spontaan in de boot gestapt omdat het huidige BLX planningsysteem behoorlijke performance problemen begon te vertonen,” zegt Christina Verdonck, Sales Controller Benelux bij Perfetti Van Melle.

“Sales en Marketing kunnen nu topline zien waar de afwijkingen zitten ten opzichte van de targets, vervolgens kun je downdrillen naar het laagste niveau.”

Samenspel tussen IT en Finance

Het resultaat was een pilot voor een nieuwe business planningstool waar IT vanaf het begin bij betrokken was. “Als IT hebben we daar waar nodig finance bijgestaan om ook vanuit een technisch oogpunt de juiste beslissingen te nemen. Daarbij richtten we ons vooral op de achterkant,” vertelt Casper Nieuwenhuizen, Team Lead Business Intelligence & Application Development bij Perfetti Van Melle. “Als bedrijf moesten we wegstappen van Excel en met name de calculaties daarin,” legt Casper uit. “Eén van de doelen van de nieuwe oplossing is dat belangrijke stappen niet meer in de hoofden van de mensen zitten, maar zijn verankerd in het systeem.”

De resultaten van de pilot gaven aanleiding voor de keuze van Perfetti Van Melle voor SAP BPC, later aangevuld met SAP HANA. Dit past binnen het al bestaande landschap. “Waar mogelijk, kiezen we voor SAP,” zegt Casper. Toch was het geen automatisch besluit. “Tijdens de pilot hebben we zorgvuldig gekeken of SAP BPC goed aansloot bij de wensen vanuit Perfetti Van Melle,” vertelt Maud Vermeulen van Sonum International. Zij is als lead consultant nauw betrokken geweest bij het design en de internationale uitrol van het planningsmodel. Siebe: “Een belangrijke voorwaarde was de compatibiliteit; kunnen we uploaden van SAP naar SAP BPC en integreren met SAP BI?”

Verantwoordelijkheid bij de business

“Een tweede doel is het leggen van verantwoordelijkheid bij de business owners; de salesmensen,” vertelt Bart Hontelé van Perfetti Van Melle. “SAP BPC is geïntegreerd in SAP. Sales en marketing kunnen nu topline zien waar de afwijkingen zitten ten op zichte van de targets, vervolgens kun je downdrillen naar het laagste niveau. Dat geeft veel inzicht. Bovendien kunnen we meteen een gesprek aangaan over de waarom-vraag; wat wil ik dat er gebeurt, wat is er gebeurd en waarom is het gebeurd?” Als Senior Sales Controller Benelux heeft Bart eerst het project voor de Benelux getrokken, na een overstap naar het Verenigd Koninkrijk wilde hij het ook graag in de UK gaan gebruiken. Hij heeft inmiddels ook daar de nieuwe oplossing uitgerold.

“Als bedrijf hebben we de drive om te willen groeien. Om dat te doen, moet er professionaliteit zitten in onze processen. De nieuwe planningsoplossing maakt dat mogelijk. We kunnen nu in verschillende gebieden met één systeem werken, zonder dat we afhankelijk zijn van de lokale systemen,” gaat Bart verder. “We willen naar één versie van de waarheid binnen één proces. Daar past SAP BPC mooi in.”

“Met SAP BPC heeft Perfetti Van Melle een tool die geïntegreerd is met SAP BI,” vertelt Maud. “Dat kostte in het begin weliswaar meer moeite omdat de rapportagedata nog uit verschillende BI-omgevingen moest komen, maar BPC draait nu alvast op één omgeving.” Casper: “Het is een goede strategische keuze geweest om alles op één omgeving op te zetten en daar SAP HANA onder te zetten, het heeft de performance en beheersbaarheid van het model enorm verbeterd.”

Co- Build

Het project kenmerkte zich door veel input vanuit de gebruikers. “We hebben er tweeënhalve maand over gedaan om tot een definitief design te komen. Dat lijkt lang, maar was een belangrijk stap,” vertelt Bart. “Zowel de keyusers als de eindgebruikers hebben zelf de mogelijkheid gehad om mee te denken over de oplossing, waardoor de gebruiker zo veel mogelijk uit het pakket kan halen,” zegt Gert-Jan van den Berg, consultant bij Finext. Sonum International en Finext zijn zusterorganisaties, die vaak samen optrekken bij internationale Performance Managementimplementaties.

PVM-8078
Maud Vermeulen, Siebe van Geel, Christina Verdonck, Bart Hontelé en Casper Nieuwenhuizen

Bij de implementatie is voor een ‘co-build’-aanpak gekozen, waarbij de keyusers mee hebben gebouwd tijdens het project. “De modellen zijn in samenspraak en met hulp van de eindgebruikers opgezet,” vertelt Gert-Jan. “Daar zitten voor- en nadelen aan,” zegt Bart. “Het nadeel is dat het tijd kost, het voordeel is dat je tijdens het project al veel kennis opbouwt. Ik zou er zeker weer voor kiezen als ik het opnieuw zou doen.” De eindgebruikers hebben veel geleerd. Siebe: “Ik schrok wel de eerste keer dat ik in een logic script keek. Inmiddels weet ik doordat ik zelf meegebouwd heb wel in welke richting ik moet zoeken bij een aanpassing.”

Keuzes

Tijdens een planningsimplementatie is het de kunst om het model zo eenvoudig mogelijk te houden. “De verleiding is altijd aanwezig om alle technische mogelijkheden van de nieuwe oplossing te benutten,” zegt Maud. “Dat is echter niet altijd verstandig.” “We willen de complexiteit laag en de performance hoog houden,” beaamt Casper. Ook de branche waarin Perfetti Van Melle opereert heeft invloed. “Het is voor ons bijvoorbeeld van belang om te zien wat het effect is van promotionele en reguliere volumes,” vertelt Christina. “Promotionele acties dienen nauwlettend te worden geëvalueerd: wat geven we weg en wat levert het op?” “De promotionele acties hebben invloed op de volumes en de marges,” zegt Bart. Maud: “Het is mooi om te zien dat Perfetti Van Melle niet alleen kijkt naar de kosten, maar juist ook naar de opbrengsten. Daar helpt het pricing model in.”

“De kracht van de BPC-data zit in de output. Via SAP BI plukt de business de vruchten van meer rapportage- en analysemogelijkheden.”

25 keer sneller met SAP HANA

De betrokkenen zijn positief over de resultaten van SAP BPC in combinatie met SAP HANA. “Het is een multidimensionaal model met miljoenen records die potentieel kunnen worden gecreëerd,” vertelt Bart. “Waar we in het begin tegen serieuze performance problemen zijn aangelopen, heeft SAP HANA geholpen de performance echt te verbeteren.” “We hadden SAP HANA als stip op de horizon gezet, het was één van de redenen om SAP BPC centraal neer te zetten. Dat vroeg wel om geduld en begrip voor het grotere plaatje, gelukkig zien we nu de resultaten,” zegt Casper. “We zijn blij dat we deze keuze hebben gemaakt. De calculaties zijn nu 25 keer sneller; we zijn van drie kwartier naar een paar minuten gegaan.”

Verschuiving

“De nieuwe planningstool is een tool die Perfetti Van Melle ondersteunt binnen onze finance organisatie, waar de focus ligt op het leveren van toegevoegde waarde voor onze Business Partners,” zegt Bart. Siebe: “We kunnen nu de mensen betrekken bij het budgetproces. Voorheen stuurden we e-mails heen en weer, maar nu heeft sales toegang tot bijvoorbeeld de prijslijsten en volumes. Daardoor kunnen zij nu zelf prijzen of volumes aanvullen.” Christina: “Daarnaast is de foutgevoeligheid omlaag gegaan. Ik zet nu mijn parameters en data erin, daarna weet ik dat het goed gaat. Excel is toch een risico.” ”De kracht van de BPC-data zit in de output,” zegt Bart. De data zit in een datawarehouse dat gekoppeld is aan BI. “In SAP BI plukt de business de vruchten van meer rapportage- en analysemogelijkheden.”

 

Plannen, Budgetteren & Forecasten Retail & FMCG SAP