Inzicht in projecten bij KPN

De IT Migration Factory van KPN verzorgt grote interne IT-programma’s zoals de migratie naar de cloud. Een dynamische omgeving, waar veel verschillende specialisten tijdelijk worden ingezet. Accurate financiële projectsturing is cruciaal op deze forse projecten, net als het neerzetten van de juiste sfeer.

Door Danielle Gruijs, januari 2018
Peter van Delft en Frits Simonis

“Applicaties worden gezien als assets, er zit waarde aan vast,” vertelt Peter van Delft, programmamanager bij KPN. Peter houdt zich bezig met de IT Migration Factory, waar een aantal grote programma’s worden gerealiseerd. Denk bijvoorbeeld aan het upgraden van applicaties, het rationaliseren van rekencentra en de migratie naar de cloud.

Deze programma’s vragen om veel tijdelijke inzet van gespecialiseerde mensen. “Per jaar besteden we vele miljoenen, dat willen we goed kunnen verantwoorden,” gaat Peter verder. “We houden een uitgebreide administratie bij; elk uur dat geschreven is, moet juist verdeeld worden over de assets.”

Financiële projectsturing

Peter vindt projectcontrol dan ook van belang voor het programma: “Per applicatie hebben we verschillende leveranciers. We werken met eigen mensen die we intern inhuren en met mensen van onze externe leveranciers, maar ook met mensen van de eigenaar van de applicatie en met partijen die zij weer inhuren. Soms zit daarbij ook nog eens overlap tussen onze contracten en die van de eigenaar van de applicatie. Ik wil dan goede maandoverzichten hebben.”

“Goede financiële projectsturing geeft antwoord op vragen als ‘kunnen we doen wat we willen doen?’ en ‘wat krijgen we terug voor ons geld?’,” vertelt Frits Simonis, vanuit Finext als interim projectcontroller betrokken bij het programma. “De rol van projectcontroller zorgt voor de maandoverzichten en managementletters, de calculaties en de financiële administratie.”

“We staan in de schijnwerpers. Liever de geplande deadline missen, dan het risico lopen op een fout.”

Signaalfunctie

Ook heeft de projectcontroller een signaalfunctie. Peter: “Niet alleen achteraf, maar juist ook vooruitkijkend naar hoeveel mensen je nodig hebt. Soms geeft Frits aan dat we over budget dreigen te gaan, dan moeten we minder mensen inhuren. We hebben samen veel financieel overleg.”

“Naast de inzichten voor het programma, is het ook belangrijk om aan te haken op de reguliere financiële processen binnen KPN,” vertelt Frits. “We staan wel in de schijnwerpers,” beaamt Peter. “Niet alleen financieel, maar ook rondom het opleveren van de programma’s. Kwaliteit staat daarbij voorop; we hebben nog nooit een foutje gemaakt. Ik mis liever de geplande deadline dan dat ik risico loop op een fout. Dat betekent ook dat het aantal ingehuurde mensen op en neer gaat, afhankelijk van de fase van het project.”

Attitude

Deze dynamiek vraagt wel wat van de betrokken mensen én van projectcontrol. De juiste attitude helpt. “Ik vind dat iedereen hier lol in zijn werk moet hebben. Natuurlijk moet er hard gewerkt worden; ik kan hard zijn rondom planningen en de rapportages moeten kloppen, maar tegelijkertijd hoort lachen er ook bij. Dat bijt elkaar niet,” zegt Peter.

Veel communicatie draagt bij aan de gewenste sfeer. “Bij elke migratie hebben we een appgroep met iedereen rondom de migratie. Dat kunnen wel 100 mensen zijn. Dag en nacht en in het weekend wordt er geappt wat de stand van zaken is. Dat zijn soms inhoudelijke grappen, maar vooral ook veel serieuze hulpvragen als mensen ergens tegen aanlopen.”

Met zoveel tijdelijke inzet vertrekken er regelmatig mensen. Ook daar wordt aandacht aangegeven. “We hebben een ‘lost in action’-muur; als mensen klaar zijn op een project maken we een foto die op deze muur komt,” vertelt Peter. “Ook hebben we elke twee weken een zeepkist-sessie waarin we de successen vieren, zoals opgeleverde projecten. Het is belangrijk om daar tijd voor te maken, ook al is het druk. Dan houdt iedereen energie.”

“Bij een complex project met veel variabelen is financiële sturing belangrijk.”

Inzicht

De afgelopen jaren hebben verschillende Finexters rollen rondom projectcontroller en PMO (Project Management Office) opgepakt. Peter is hier positief over. “Finexters pakken de sfeer goed op en ze hebben allemaal de kennis en kunde om hun werk goed te doen. Ik wil weten hoe ik er financieel voor sta, zodat ik vlot kan reageren om binnen budget te blijven.”

Ook als er wijzigingen zijn ten opzichte van het budget is inzicht belangrijk. Peter: “Op dit moment houden we bijvoorbeeld geld over, doordat we niet voldoende tempo kunnen maken. Het is goed om dat nu al te weten, zodat we op tijd besluiten kunnen nemen en een waarschuwing kunnen geven dat we enkele miljoenen over houden aan het eind van het jaar. Dat moet de projectcontroller aangeven, en dat moet hij dag en nacht kunnen ophoesten.”

Ook de contacten met de rest van de KPN-organisatie zijn belangrijk. “Je moet vlot kunnen schakelen om met het hele spel intern mee te kunnen gaan,” legt Peter uit. “De maandelijkse rapportages spelen hierin een rol. Frits doet dat heel secuur en nauwkeurig. Aan het eind van de maand overlegt hij de status met mij, daarna gaan de rapportages verder de organisatie in. Dat gaat goed, we krijgen daar niet zoveel vragen op.”

Financiële sturing binnen het programma

“In principe moet elke programmamanager zijn eigen financiën kunnen doen, maar op een programma van vele miljoenen Euro’s huur ik vanuit mijn budget liever iemand in voor de projectadministratie,” concludeert Peter. “Als ik me druk moet maken over de financiën, ben ik bij voorbaat verloren. Bij een complex project met veel variabelen is financiële sturing belangrijk.”

Project- & Portfoliomanagement Telecom, Media & Technologie