Inzicht in IT-kosten bij KPN

Inzicht in IT-kosten bij KPN

Binnen KPN is IT Operations verantwoordelijk voor het beheer van de applicaties en de datacenters, waarbij de IT-kosten worden verdeeld over de business units. Een verfijning van het kostenallocatiemodel geeft een realistisch beeld van de IT-kosten per applicatie. Dit geeft de telecom organisatie concrete handvatten voor het reduceren van de IT-kosten

Door Michel Muskee, maart 2014

“Het originele kostenallocatiemodel was redelijk hoog-over, waardoor men de cijfers niet herkende,” vertelt Stefan Gielis van Finext. KPN IT Operations wil graag een zo realistisch mogelijk beeld van de IT-kosten per applicatie. Dit inzicht biedt de business een stuurmiddel om iets aan de kosten te doen. “Bovendien kun je zo een business case doorrekenen, bijvoorbeeld of het interessant is om een nieuwe applicatie te ontwikkelen als samenvoeging van 3 andere applicaties,” zegt Stefan. “Beide toepassingen bieden kans om besparingen door te voeren.”

Twee methodieken

Door het aanbrengen van een verfijningsslag zijn de kosten per applicatie nu beter inzichtelijk. “We hebben veel kritischer gekeken naar het gebruik per applicatie. Als bijvoorbeeld een server alleen gebruikt wordt door applicatie X, dan gaan de kosten van die server ook alleen naar applicatie X,” vertelt Stefan.

Voor de verrekening van de IT-kosten worden twee verschillende methodieken gebruikt. Ten eerste het kostenallocatiemodel, waarbij de kosten per applicatie inzichtelijk worden aan de hand van een aantal kostendrivers. Denk bijvoorbeeld aan aantal servers, contractkosten, beheer, afschrijving, innovatie en overhead. “Het doel van het kostenallocatiemodel is het inzichtelijk maken van de kosten voor de business en het opstellen van business cases,” zegt Stefan.

De tweede methodiek is de kostprijsberekeningen per IT-product. Hierbij worden de kostprijzen opgesteld voor diverse producten en diensten die IT Operations aan haar interne klanten verkoopt. Deze kostprijzen zijn op detailniveau opgesteld. “Het voordeel hiervan is dat bepaalde producten zoals servers of storage met elkaar kunnen worden vergeleken, zodat een goede vergelijking van de prijs en kwaliteit gemaakt kan worden. Daarnaast wordt deze informatie gebruikt in business cases rondom de aanschaf van nieuwe hardware.”

In gesprek met de business

Om tot een realistische verfijning te komen, heeft Stefan interviews gehouden met de verschillende stakeholders, zowel binnen KPN IT Operations als binnen de business. “Met de betrokken project managers en business managers hebben we bijvoorbeeld over een realistische verdeling van de IT-uren en de hardware-kosten gesproken.”

“Door het aanbrengen van een verfijningsslag zijn de kosten per applicatie nu beter inzichtelijk.”

De structurele verbetering van de kostprijsberekeningen pakt Stefan op vanuit zijn interim-rol, waarin hij verantwoordelijk is voor business control werkzaamheden binnen KPN IT Operations. De koppeling tussen interim en project helpt bij het optimaliseren van de kostenallocaties. “Vanuit mijn rol als business controller ga ik met veel mensen in gesprek. Als gedurende het jaar blijkt dat niet alle berekeningen kloppen, kan ik dat verwerken in de modellen. Door de combinatie van interim en project kan ik de kostprijsberekeningen steeds nauwkeurig maken.”

Kosten reduceren

Het inzicht in de IT-kosten geeft concrete handvatten om kosten te reduceren: “De business heeft nu bijvoorbeeld inzichtelijk wat de storagekosten zijn als zij hun data niet schonen. Daarmee kunnen de business units daadwerkelijk die stappen ondernemen die de IT kosten kunnen terugdringen.”

Daarnaast levert het verfijnde model ook goodwill op. “Voorheen vonden alle business units dat ze teveel betaalden aan IT-kosten. Met de verfijning zijn de business units de kosten steeds meer gaan herkennen, waardoor het aantal discussies flink is gereduceerd,” vertelt Stefan. “Er zit een heldere methodiek achter, met een aantal berekeningen. Als je het eens bent met de methodiek, kun je niet meer discussiëren over de uitkomst.”

“Het inzicht in de IT-kosten geeft concrete handvatten om kosten te reduceren.”

Pragmatisch en eenvoudig

Een dilemma bij het opstellen van kostenallocaties is de mate van detail. “Je kunt er zo detaillistisch in duiken, dat je 10 mensen fulltime nodig hebt om de tool te onderhouden,” stelt Stefan. “Het is een kosten-baten overweging; hoeveel tijd moeten we er insteken om dat extra inzicht te krijgen, en biedt dat extra inzicht ook echt meerwaarde? Een restpost van 10 miljoen is interessant om in te duiken, één van 50.000 euro niet.”

Het maken van de afwegingen om informatie pragmatisch en eenvoudig te houden, is volgens Stefan onontbeerlijk voor een controller. “IT-specialisten kunnen tot op het laatste moertje en boutje inzichtelijk maken wat nodig is en wat het moet kosten. Als financial ben je pragmatischer, sommige gegevens zijn niet materieel genoeg om op te nemen. Een goede financial praat makkelijk met de business, en maakt daarna de afweging naar zijn eigen rol. In plaats van 10.000 cijfers de systemen in te kloppen, til je het twee of drie niveaus hoger om een werkend model te houden. Echt in gesprek gaan met de mensen in de organisatie helpt daarbij.”

Cost & Profitability Management Telecom, Media & Technologie