• Interim controller en Oracle PBC geven Nyenrode stabiele finance

Om in te spelen op ontwikkelingen binnen de organisatie en op de trends in de onderwijswereld wil de afdeling Finance van Nyenrode Business Universiteit grote stappen zetten. Een combinatie van expertises ondersteunt hierin: van de inzet van interim controllers tot de implementatie en beheer van Oracle PBC.

Door Danielle Gruijs, november 2019
Olena Gots
Olena Gots

Als enige particuliere universiteit in Nederland neemt Nyenrode Business Universiteit een bijzonder plek in binnen de onderwijswereld. “We worden niet bekostigd door de overheid en krijgen geen enkele subsidie voor onze studenten,” legt Olena Gots, Head of Controlling, van Nyenrode uit. “Aan het eind van de rit moet er een positief resultaat behaald worden, terwijl je wel wilt investeren in de kwaliteit van het onderwijs en het landgoed.”

“We willen de processen optimaliseren. Tegelijkertijd gaat iedereen verder met zijn werk, en wil je daarvoor de benodigde financiële informatie kunnen aanleveren.”

Verbeteren terwijl de business doordraait met een interim controller

Om dit te kunnen realiseren is de organisatie continu op zoek naar mogelijke verbeteringen. Dit levert echter ook dilemma’s op. Olena: “We willen de processen optimaliseren. Tegelijkertijd gaat iedereen verder met zijn werk, en wil je daarvoor de benodigde financiële informatie kunnen aanleveren.”

Nyenrode werkt al een aantal jaren samen met Finext rondom het verbeteren van de financiële functie. De aanpak vanuit Finext is tweeledig; aan de ene kant implementeren Finexters Oracle PBC om de planningsprocessen te optimaliseren. Aan de andere kant neemt een ervaren interim controller het voortouw om een aantal processen inhoudelijk te verbeteren. “Door de inzet van een goede interim controller kun je snel een opgelopen achterstand wegwerken en tegelijkertijd focussen op verbetertrajecten,” zegt Stefan Reijgersberg van Finext Control.

Trends in de onderwijswereld

Nyenrode probeert zo adequaat mogelijk in te spelen op trends in de onderwijsbranche. “Aan de ene kant zien we een massificatie van het onderwijs en aan de andere kant een individualisering van de vraag naar het onderwijs. Daarnaast is internationalisering een belangrijke trend. Dat betekent dat we met veel meer internationale accreditaties te maken krijgen,” vertelt Olena.

Ook rondom de financiering van de opleidingen spelen ontwikkelingen. “Er wordt al jaren gesproken over wijzigingen in het belastingstelsel, zoals het afschaffen van de studieaftrek. Tegelijkertijd hanteren steeds meer bedrijven een keuzemodel voor de persoonlijke ontwikkeling van hun medewerkers, waaruit mensen jaarlijks online of offline opleidingen volgen.”

Meer dan een universiteit

“Nyenrode is meer dan alleen een opleidingsinstituut”, vertelt Olena. “De universiteit is eigendom van een stichting met twee doelstellingen; het waarborgen van de continuïteit, en daarmee ook de kwaliteit, van de universiteit én het in standhouden van het historisch landgoed. Zowel het kasteel, als verschillende gebouwen en terreinen hebben een monumentstatus en restaureren we met hulp van fondsen en alumni.”

Controlling in een professionele organisatie

In een organisatie met veel hoogopgeleide professionals, zoals universiteiten of ziekenhuizen, is controlling vaak een vak op zich. “Dat geeft lusten en lasten,” beaamt Olena lachend. “Iedereen is eigenwijs, maar er is ook een hoge mate van betrokkenheid. Kenmerkend voor elke professionele organisatie is dat iedereen zijn eigen kijk heeft op hoe het nog beter kan. Commercie kijkt vanuit het belang van een klant, onderwijs kijkt vanuit de inhoud en vanuit control kijk ik hoe het past in het geheel. In gesprekken moet je dan de overeenkomsten zien te vinden. Uiteindelijk past iedereen zich aan en bouwen we samen aan een mooier Nyenrode.”

Olena ziet de functie van control wel veranderen. “Er worden steeds meer eisen gesteld aan presentatie en analyse van de cijfers. Vanuit de toezichthouders en het college van bestuur, maar ook vanuit afdelingshoofden die budgethouder zijn en marketeers die willen weten in hoeverre hun budgetten al zijn benut.” Ook is de organisatie de afgelopen jaren fors gegroeid. “De afgelopen 10-15 jaar zijn we 1,5 keer zo groot geworden als je naar de omvang van de omzet kijkt. Dat betekent wat voor de inrichting van de processen.”

Oracle PBC als logische opvolger van Hyperion Planning

De inzet van interim controllers en de implementatie van Oracle PBC ondersteunen de verbeterslagen die nodig zijn om in te kunnen spelen op deze ontwikkelingen. “Jaren geleden hebben we al Hyperion Planning geïmplementeerd. Oracle PBC is de logische opvolger hiervan,” vertelt Carsten Westerveld, vanuit Finext Performance Management nauw betrokken bij de implementatie van Oracle PBC bij Nyenrode.

“Ik wil dat mijn planning & controlcyclus doorloopt zonder dat ik na hoef te denken of het systeem wel werkt.”

Het beheer van Oracle PBC is uitbesteed aan Swap Support, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in het beheer van Performance Managementsystemen. “Het is duurder om het beheer zelf te doen, dan moet je minimaal twee fte opleiden voor een systeem dat maar door één afdeling als hoofdsysteem wordt gebruikt,” legt Olena uit.

Ook maakt zij gebruik van de extra back-up functionaliteiten van de Swap Automate. “Ik wil dat mijn planning & controlcyclus doorloopt zonder dat ik na hoef te denken of het systeem wel werkt.”

Interim controller en Oracle PBC bij Nyenrode
Stefan Reijgersberg, Olena Gots en Carsten Westerveld

Combinatie van interim controller en Oracle PBC zorgt voor stabiele financiële processen

Olena is positief over de gecombineerde inzet. “Het is heel prettig dat Finext zowel een ervaren interim controller als de implementatie van Oracle PBC aanbiedt. Dat helpt als je extra capaciteit nodig hebt. Bovendien krijg je mensen die vanaf dag één mee kunnen draaien. Finexters passen zich aan de omgeving aan. Zonder een eigen stempel op de organisatie te drukken, hebben ze als buitenstaander een eigen kijk op mogelijkheden om de organisatie verder helpen.”

Ook over de resultaten is Olena positief. “Onze processen zijn duidelijk, dat vind ik een groot goed. Vanuit control kunnen we de standaard planning & controlcyclus zo stabiel mogelijk houden. Standvastigheid in de processen helpt om de processen in de systemen goed te zetten, en andersom. We hebben een stabiele omgeving binnen Oracle PBC, waardoor de organisatie niet telkens weer met iets anders wordt geconfronteerd. Dat werpt zijn vruchten af.“

Integrated Reporting als volgende stap

Na de stappen die al gezet zijn, heeft Olena nog één grote stap voor ogen: “Mijn droom is dat we over een jaar of twee een Integrated Report hebben, met zowel financiële als niet-financiële doelstellingen en resultaten. Ik wil dat de jaarrekening niet alleen een wettelijke verplichting is, maar een document dat leeft voor iedereen.”

Plannen, Budgetteren & Forecasten Non-profit & Educatie Oracle Planning & Budgeting Cloud Service - PBCS