• Interim CFO helpt project naar business unit bij KPN

KPN Mobile International Network BV (Magnum) heeft als doel om een standaard telecomplatform over meerdere landen te exploiteren en verder uit te breiden. Gestart als een internationaal project, wordt de projectorganisatie al snel omgevormd naar een business unit. De nieuwe business unit heeft met spoed een volledige financiële besturing nodig, evenals een nieuwe CFO.

Door Stefan Reijgersberg, oktober 2018

De nieuwe business unit levert mobile managed services aan diverse interne en externe klanten in binnen- en buitenland. “De zittende finance manager ging een andere rol binnen KPN vervullen, waardoor er acuut behoefte was aan een nieuwe CFO,” vertelt Jeroen van den Broek van Finext. Hij pakte de rol als interim CFO op. “Daarnaast betekent de stap van project naar business unit een overgang van een projectadministratie naar een volwassen financiële besturing, met alle facetten die daarbij komen kijken.”

Besturing als interim CFO

Als interim CFO van de nieuwe business unit rapporteert Jeroen de eerste paar maanden direct aan de Raad van Bestuur van KPN. “Zowel strategisch, tactisch als operationeel moest nog veel uitgewerkt en opgezet worden, van het aangaan van contractonderhandelingen, opstellen van business modellen, business cases en management letters voor de RvB tot het opzetten van een administratieve organisatie en het waarborgen dat de betalingen uitgevoerd konden worden,” zegt Jeroen. Na enkele maanden wordt de business unit ondergebracht bij E-Plus, de Duitse tak van KPN.

Bij het inrichten van de financiële besturing blijkt al snel dat er behoefte is aan een Spaanssprekende finance collega om de locatie in Spanje goed mee te nemen in de financiële vraagstukken. Dit wordt opgepakt door een Spaanstalige collega vanuit Finext. “Als je van een project naar een business unit gaat, is het belangrijk om structuur en processen neer te zetten. In Nederland kunnen we het SSC benutten, maar in Spanje moeten we het volledig zelfstandig neerzetten. Denk bijvoorbeeld aan de Purchase to Pay (P2P)-processen, maar ook de maandafsluiting, de match van de Spaanse grootboekstructuur met de structuur en rapportages in Nederland en Duitsland.”

Vertrouwen

“Door de vele, elkaar snel opvolgende, uitdagingen was het noodzakelijk dat het financiële team snel kon schakelen en onderscheid kon maken in hun snel wisselende prioriteiten,” zegt Martijn Kock, Managing Director KPN Mobile International Network BV. “Vanuit finance moet je de rustfactor zijn en rationeel blijven denken, ook in een dynamische omgeving,” stelt Jeroen.

“De stap van project naar business unit vraagt om een overgang van projectadministratie naar volwassen financiële besturing.”

Jeroen gaat in zijn aanpak uit van transparantie. “Stabiele cijfers en consistentie in de forecasts zijn belangrijk, waarbij je ook de kanttekeningen bij een jaarrekening open aangeeft. Daarnaast speelt ook de uitleg over de achtergrond van de cijfers een rol; wat is de opbouw van de kosten, de omzet en de risico’s,” zegt Jeroen.

“Zo creëer je inzicht en kostenbewustzijn binnen de nieuwe business unit.” “De goede samenwerking met alle stakeholders en transparantie naar het hoger management van Magnum zorgden voor vertrouwen in de kennis en kunde van de Magnum organisatie,” vertelt Martijn.

Eenvoud

Daarnaast bracht Jeroen  eenvoud aan. “De closing van heel E-Plus liep bijvoorbeeld vertraging op, omdat de cijfers vanuit Spanje niet matchten met de grootboekstructuur van E-Plus.” Als start van de closing-keten moeten de cijfers van Spanje binnen één dag klaar zijn.

 

Er zijn echter veel last-minute telefoontjes en aanpassingen op de cijfers vanuit Spanje. “Er speelt onder andere een taalbarrière, maar ook de wens om tot op de euro volledig te zijn zorgt voor vertragingen. Als iets niet materieel is voor het totaal van E-Plus, hoeven we daar de closing niet door te laten vertragen.”

Om dit op te lossen zoekt het tweetal bewust de mensen op, zowel in Duitsland als in Spanje. “Jeroen was als interim CFO erg betrokken tijdens zijn inzet voor Magnum,” zegt Martijn. “We moesten aan alle kanten het vertrouwen winnen,” vertelt Jeroen. Daarnaast hebben we standaardisatie in de processen gebracht, waardoor de cijfers sneller opgeleverd konden worden.”

“Mensen meenemen in de oplossing is essentieel.”

Aanpak als interim CFO

Als interim CFO mensen meenemen in de oplossing is volgens Jeroen essentieel. “We zijn ‘menselijke professionals’; we verstaan ons vak, maar nemen daarin de menselijke aspecten mee. Binnen een politiek gevoelige, dynamische omgeving moet je dichtbij jezelf blijven en continue relateren aan de mensen om je heen. Deze stakeholders kunnen interne stakeholders zijn, maar ook klanten en leveranciers. Vanuit finance vormen we het financieel economisch hart, waarop het management team de juiste besluiten kan nemen. Zonder dat ben je als business unit stuurloos.”

Consolidatie & Corporate ReportingPlannen, Budgetteren & Forecasten Telecom, Media & Technologie