Inspelen op dynamiek bij Teeuwissen

Binnen Teeuwissen, een internationaal bedrijf dat actief is in de handel en verwerking van vlees en vleesbijproducten, spelen diverse ontwikkelingen. Het eigenaarschap vanuit de moederorganisatie veranderde, tegelijkertijd wil Group Control meer business partner worden die het management helpt bij het nemen van goede beslissingen. Betrouwbare cijfers uit een solide Oracle Hyperion Performance Managementoplossing vormen hiervoor de basis.

Door Rob Visser, januari 2016

Hyperion bij Teeuwissen 4

“We zijn een snelgroeiende organisatie. Om meer grip te krijgen op de cijfers hebben we besloten om een goed systeem te selecteren,” vertelt Dennis Bomer, Manager Group Control bij Teeuwissen, over de aanleiding om over te stappen op Hyperion als Performance Managementoplossing. De wens om meer controle op het financiële proces te krijgen komt voort uit diverse ontwikkelingen, zowel binnen Group Control als binnen de hele organisatie.

Als business control kun je waarde toevoegen door de juiste vragen te stellen en niet alleen de cijfers te rapporteren. Daarvoor moet de basis echter wel goed zijn

De juiste vragen stellen

“Vanuit control is onze hoofddoelstelling om de business partner te worden die het management in staat stelt om goede beslissingen te nemen,” vertelt Dennis over de eerste ontwikkeling. “We zitten in een ontwikkelingsfase waarin we van financial naar business control bewegen. Daar hebben we betrouwbare cijfers voor nodig. Als business control kun je waarde toevoegen door de juiste vragen te stellen en niet alleen de cijfers rapporteren. Daarvoor moet de basis echter wel goed zijn.”

Daarbij gaat het nu vooral om de financiële cijfers, zoals P&L en balance sheet, maar op termijn ook om de niet-financiële cijfers uit de business zoals inkoopstromen, verkoopstromen en voorraadposities wereldwijd.

Daarnaast wilde het internationale bedrijf, dat actief is in de handel en verwerking van vlees en vleesbijproducten, haar rapportagecyclus versnellen. Dennis: “We hadden ons ten doel gesteld om de reportingperiode te verkorten naar 6 werkdagen. Met tevens een duidelijke verbetering van de kwaliteit van de cijfers zijn we in staat sneller te consolideren; bovendien praten we met ‘one version of de truth’ allemaal over dezelfde cijfers.”
“Als iedereen naar dezelfde bron kijkt, geeft dat meer betrouwbaarheid,” zegt Rob Visser, consultant bij Finext Performance Management. Rob was nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe rapportage- en consolidatieoplossing.

Aandeelhouder en partner

Hyperion bij Teeuwissen
Rob Visser en Dennis Bomer

De tweede ontwikkeling die meespeelde in de behoefte aan een rapportage- en consolidatieoplossing was een wijziging in het eigenaarschap van de organisatie; in 2014 werd het Duitse moederbedrijf SARIA 100% eigenaar van Teeuwissen. Rob: ”Daarvoor was SARIA ook al een aandeelhouder, waaraan gerapporteerd moest worden, maar nu ging het eigenaarschap van 50 naar 100%.”

“Dit was een belangrijke stap in onze ontwikkeling. We zijn heel decentraal georganiseerd, dat wil SARIA ook graag. SARIA is geen private equity, zij zitten met ons in de keten en zijn daardoor zowel aandeelhouder als partner,” vertelt Dennis. ”Vanuit Teeuwissen willen we echter zoveel mogelijk control-activiteiten binnen onze eigen organisatie wel centraal doen.” Dat betekent zorgvuldig de balans bewaken. Dennis: “We willen weliswaar de teugels iets aantrekken, maar wel vanuit de filosofie om de business te helpen.”

Naast ontwikkelingen binnen de eigen organisatie speelt er veel in de branche. “De hele vleesindustrie heeft te maken met veranderde regels en marktomstandigheden, waardoor wij continu moeten bijschalen,” vertelt Dennis. “Onze hele branche verandert; partijen zijn aan het consolideren en er spelen geografische politieke aspecten, bijvoorbeeld rondom Rusland en China.”

Van controleren naar interpreteren met Oracle Hyperion

De keuze viel op Oracle Hyperion Financial Management (HFM) als rapportage- en consolidatieoplossing. De implementatie leverde de gewenste resultaten op. “We hebben nu een basis van waaruit we verder kunnen groeien. Van het maken van de cijfers gaan we naar het analyseren van de cijfers, van het controleren van data naar het interpreteren van data. Het werk is interessanter geworden.” Rob: “Er is nu een periode van 2 tot 3 weken om iets te kunnen doen met de cijfers, waardoor er tijd is voor het geven van een goede toelichting en het geven van de juiste stuurinformatie aan het management.”Hyperion bij Teeuwissen 3

Het verloop van het project kenmerkte zich door een golfbeweging in de gewenste hoeveelheid details. Teveel details maakt het model complex, terwijl er wel veel informatie vanuit de business gevraagd wordt. Dennis: “Belangrijke overwegingen waren security, zodat de juiste cijfers bij de juiste mensen inzichtelijk waren, en de informatiebehoefte vanuit de business. Daarbij was voorafgaand aan het implementatieproject nog niet duidelijk wat er precies in moest.
De informatiebehoefte wilden we graag bij de business halen, maar het aanhaken vanuit de organisatie bij het rapportageproces was nog in ontwikkeling.”

Wees transparant met Oracle Hyperion

Het is een belangrijke lesson learned, die Dennis graag wil meegeven aan andere organisaties die een Performance Managementoplossing gaan implementeren. “Wees transparant naar alle stakeholders. Pas als de requirements duidelijk zijn, en het interne kennislevel hoog genoeg, kun je echt het plan, de scope en de budgetten scherp krijgen.”

Een pragmatische aanpak bleek te helpen bij het verwerken van de requirements vanuit de business. “Zo merkten we bijvoorbeeld dat de multiGAAP-oplossing te complex dreigde te worden, omdat we iedereen zo veel mogelijk voordelen uit het nieuwe systeem terug wilden geven,” vertelt Dennis. “We wilden iedereen aan boord krijgen en houden.
Uiteindelijk bleek het model daardoor te complex te worden, waardoor we een aantal keuzes hebben teruggedraaid.” Rob: “Daarmee heb je wel een bepaalde vorm van simplificatie doorgevoerd; door terug te gaan naar de oorsprong van het project konden we de complexiteit weer afpellen. Dat is een golfbeweging die we in de praktijk vaker zien. Het Performance Managementsysteem kan zoveel, dat de mogelijkheden onbegrensd lijken. Het moet echter nog wel werkbaar en beheersbaar blijven.“

Omgaan met de dynamiek door Finext en Hyperion

Dennis is positief over de rol van Finext. “Finext werd ons door Oracle Hyperion aangeraden. We merkten tijdens de voorselectie dat de combinatie Oracle HFM – Finext goed paste bij onze transitiefase, die zich kenmerkte door veel dynamiek. We hadden een partner nodig die mee kon bewegen in deze dynamische fase; een te grote consultancypartij kan nooit zo flexibel zijn.“

Download bijlage
Consolidatie & Corporate Reporting Industrie Oracle EPMOracle Hyperion Financial Management