Hoe bereiken we de bestemming – Het verzilveren van de businesscase bij Purchase to Pay

Bij het opstarten van het P2P verbeterproject zijn bepaalde doelstellingen geformuleerd, gewenste processen in kaart gebracht, mogelijk software aangeschaft en heb je keuzes gemaakt over hoe je het P2P-proces wilt inrichten. Na afloop, maar ook tijdens het project is het nodig de balans op te maken. Zit je nog op het goede spoor? Hoe hebben de projectkeuzes uitgepakt en worden de beoogde baten gerealiseerd? In de eerste vier artikelen hebben we geschreven over het doel van P2P, ondersteunende tooling, de rol van de proceseigenaar en het noodzakelijke changemanagement. In dit vijfde artikel kijken we naar de volgende fase en laatste stap van een P2P project; het project is afgerond, hoe zorg je er voor dat de baten daadwerkelijk gerealiseerd worden?

Business case

Bij de start van het project is een business case opgesteld. Je hebt bepaald wat het P2P-project moet gaan opleveren als het gaat om efficiëntie, reductie van inkoopuitgaven, beter inzicht en ‘in control’ zijn. Het gebeurt zelden dat de baten al direct na afronding van het project gerealiseerd zijn. In de projectmanagementmethodiek PRINCE2® wordt aangegeven dat de projectbaten meestal pas gerealiseerd worden na het afsluiten van een project. De opdrachtgever is er verantwoordelijk voor dat de verwachte positieve resultaten uit de business case ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Een hulpmiddel hiervoor is het batenreviewplan; in dit plan wordt vastgelegd hoe de realisatie van de voordelen gemeten en geëvalueerd wordt.

Tijdens het project:

De basis voor het realiseren van de business case wordt gelegd in de opstartfase van het project. In deze opstartfase denk je na over wat het project je gaat brengen. Vervolgens bepaal je de instrumenten die je gaat inzetten om na het project de baten te realiseren. De belangrijke onderdelen om rekening mee te houden zijn hieronder in een checklist weergegeven.

Met de antwoorden op bovenstaande vragen leg je tijdens het project de basis voor het bereiken van je bestemming.

Na het project:

Blijf meten! Het klinkt als een cliché, maar “meten is weten”. Zonder metingen blijf je hangen in schattingen, aannames en onderbuikgevoelens. Bovendien blijken mensen vaak optimistisch te schatten en is er sprake van een verborgen fabriek: facturen worden naar een verkeerde budgethouder gestuurd en PO’s moeten gedurende het proces aangepast worden. Rework kost tijd, het is één van de belangrijkste verspillingen van de Lean filosofie en helpt niet bij het realiseren van je business case. Metingen geven je de mogelijkheid bij te sturen. En hoe meer je in staat bent bij te sturen, hoe beter je de business case kunt realiseren.

Durf terug te komen op beslissingen

Om je business case te realiseren is het soms noodzakelijk genomen besluiten te herzien. Tijdens je procesontwerp en- inrichting neem je beslissingen, doe je bepaalde aannames en heb je bepaalde verwachtingen. In de praktijk blijkt niet alles te werken zoals je vooraf hebt bedacht. Bijvoorbeeld: three-way matching van facturen blijkt voor een specifieke inkoopcategorie te complex of het versturen van vrije tekstorders zonder tussenkomst van Inkoop blijkt te vaak fout te gaan. Durf daar op terug te komen, het proces te wijzigen of een aanvullende inzet op het project te zetten. Organisaties die durven bijsturen en oorspronkelijke uitgangspunten los durven te laten, zijn meer succesvol in het realiseren van hun business case.

De Bestemming

Het meest spannende moment na het project is het moment waarop de gerealiseerde besparing concreet doorgevoerd wordt in de afdelingsplannen en budgetten. Het kan lastig zijn om deze laatste stap formeel te maken. Dit kan goede redenen hebben, bijvoorbeeld als de vrijgespeelde tijd of fte’s ingezet worden voor andere werkzaamheden op de afdeling. Maar het kan ook te maken hebben met onvoldoende durf om de baten van het project echt concreet te maken. Als uit meerdere metingen blijkt dat je de baten gerealiseerd hebt, is het ook logisch om dit door te vertalen naar afdelingsplannen en budgetten. Pas dan ga je echt de verwachte besparingen verzilveren en bereik je je bestemming. Gefeliciteerd!

“Voer de besparingen door in de afdelingsbudgetten, pas dan bereik je je bestemming.”

Verschillende aspecten van de purchase to pay-reis

In deze reeks van vijf artikelen zijn de verschillende aspecten van de P2P-reis aan bod gekomen. In ‘Op zoek naar verborgen schatten’ zijn we ingegaan op de ‘waarom’-vraag. In ‘Welk vervoermiddel kiezen we?’ vind je meer informatie over de toolselectie. ‘Wie is de reisleider?’ gaat in op het proceseigenaarschap en in ’Welke route nemen we?’ staat changemanagement centraal. Dit artikel over de volgende fase is het laatste artikel in deze reeks. We hopen dat we je geïnspireerd hebben om de reis te maken en je hebben kunnen behoeden voor valkuilen.

Dit is het vijfde en laatste artikel in een reeks van artikelen over het Purchase to Pay proces:

PRINCE2® is een geregistreerd handelsmerk van AXELOS Limited.

Download hieronder de PDF versie van dit artikel.