Het Purchase to Pay proces aanpakken– Waarom eigenlijk?

Veel organisaties laten onbewust mogelijkheden liggen in het Purchase to pay proces (P2P). Deze mogelijkheden zijn te ontdekken door het toepassen van een gestructureerd proces. Naast de kostenbesparende mogelijkheden biedt een juist ingericht P2P-proces nog meer voordelen.

In de praktijk zien we dat organisaties niet altijd het maximale uit het P2P-proces halen. Finext helpt haar klanten met het inzichtelijk maken waar de mogelijkheden voor hen liggen.
Aan beide kanten van het proces van bestellen tot betalen zijn er mogelijkheden om kosten te besparen. Aan de Pay-kant bij de crediteurenadministratie, door efficiënter te werken. En aan de Purchase-kant bij de inkoopafdeling, door slim te bestellen bij de juiste leveranciers. Maar de meeste besparingen zijn te realiseren door de Purchase- en de Pay-kant goed op elkaar af te stemmen.

Door Yvo Slagman, februari 2020

Besparingen aan de Pay-kant

Door de binnenkomende factuur stroom te digitaliseren is het proces van factuur afhandeling veel efficiënter in te richten. Digitale facturen (UBL/XML) of facturen verstuurd via een digitaal platform (bijv. Peppol) hoeven niet te worden verwerkt, de informatie uit deze facturen kan direct in het P2P of financieel systeem worden ingelezen. Hierdoor wordt bespaard op het scannen en herkennen van facturen en op het handmatig boeken van facturen. Waarbij het aantal invoer fouten afneemt omdat er nauwelijks nog menselijke handelingen plaats vinden in het proces van het boeken van facturen.

Besparingen aan de Purchase-kant

Als je je inkoop weet te bundelen naar minder leveranciers, kun je al snel 5-10% besparen op je inkoopvolume. Dat is een eenvoudige manier om fors kosten te besparen met direct zichtbaar financieel resultaat. Hierbij moet wel ‘maverick buying’ (inkoop buiten contracten om) worden voorkomen.
Een voorbeeld kan zijn: er is een contract afgesproken met een leverancier van kantoorartikelen, met interessante korting, maar iedereen gaat alsnog naar de lokale boekhandel. Bij kantoorartikelen gaat het dan nog niet om veel geld, maar bij de inkoop van ICT en inhuur van extern personeel wel. Door inzicht te krijgen in de inkoop stromen en mogelijkheden te creëren om hierop in te grijpen, kun je ‘maverick buying’ verminderen.

“Als je je inkoop weet te bundelen naar minder leveranciers, kun je al snel 5-10% besparen op je inkoopvolume.”

Besparing door een goed afgestemd P2P-proces

Aan de administratieve kant van het proces biedt P2P ook mogelijkheden voor besparingen. Voor het goedkeuren van een factuur moeten er soms vijf handtekeningen worden opgehaald. Als een factuur onvoldoende is gespecificeerd wordt er veel tijd gespendeerd om uit te zoeken wie de opdracht gegeven heeft, en dus op welke kostenplaats er geboekt moet worden.
Als je dit proces efficiënter maakt, door meer via de juiste kanalen te bestellen en het aantal PO-facturen te verhogen, kun je ook makkelijker sturen op de betalingstermijn en verbetert de kwaliteit van je boekingen. Daarnaast kunnen PO-facturen automatisch worden geboekt wat zorgt voor minder handmatige boekingen en een efficiënter proces. Ook kunnen facturen sneller worden geboekt wat het aantal aanmaningen en belletjes van leveranciers vermindert.

Meer waarde toevoegen

Veel mensen op zowel de crediteurenadministratie als de operationele inkoopafdeling besteden veel tijd aan het overtypen of het uitzoeken van facturen. Je kunt veel meer waarde toevoegen door mensen op een andere manier in te zetten, door de randvoorwaarden van het P2P-proces goed in te richten. Bijvoorbeeld bij organisaties die een centrale inkoopafdeling hebben die orders invoeren. Dat type werk kun je decentraliseren. Waar inkoop nu nog veel operationeel activiteiten uitvoert, krijgen de inkopers dan meer tijd voor tactisch en strategisch werk.
Dus wat verandert is de rol van de medewerker die van operationeel uitvoerend naar alleen het afhandelen van complexe gevallen gaat. Daarnaast verandert de mentaliteit naar een meer op data gedreven inzichten gebaseerde verbeteringen.

Eerst meten om te kunnen verbeteren

Meten is een essentieel onderdeel van het optimaliseren van het P2P-proces. Het meten van proces data geeft inzicht in verbetermogelijkheden. We zien organisaties die weliswaar een inkoopsysteem hebben met veel procesdata, maar daar verder geen analyses op doen. Finext gebruikt deze data omdat het veel inzichten kan geven in hoe goed je P2P-proces is, bijvoorbeeld;

  • Bij welke leveranciers is sprake van uitval van facturen?
  • Wat zijn de doorlooptijden van facturen?
  • Voor welke productgroepen wordt wel het beschreven proces gevolgd en welke niet?
  • Hoe vaak worden facturen heen en weer gestuurd voor er goedkeuring plaats vindt?

Bij de P2P-valuescan van Finext beantwoorden we deze vragen, zetten we het resultaat van de organisatie af tegen de benchmark en geven we organisaties praktische handvatten om het P2P-proces efficiënter te maken.

Wil je een gefundeerd inzicht in het verbeterpotentieel van jouw P2P-proces? De P2P Valuescan is gebaseerd op process mining en geeft je binnen 6 weken een roadmap voor verbetering.

Keten- & Procesoptimalisatie