Heldere projectinformatie bij T-Mobile

“We wilden transparantie bereiken,” zegt Paula Abrantes, Team Lead PMO bij T-Mobile. “Eén van de belangrijkste doelen van de afdeling P&PM is om transparantie te creëren in onze projecten.” Als één van de toonaangevende telecombedrijven heeft T-Mobile een aantal grote en complexe projecten tegelijkertijd lopen. “We wilden mensen in staat stellen om de informatie voor hun eigen doeleinden te gebruiken; projectmanagers en projectteamleden, maar ook investeerders en andere belanghebbenden,” gaat Paula verder. “Iedereen maakt gebruik van de informatie voor hun eigen functie. Zo wordt de projectinformatie door een verscheidenheid aan mensen, zoals value groups en IT releasemanagers, gebruikt om beslissingen te nemen.”

“We wilden mensen in staat stellen om de informatie voor hun eigen doeleinden te gebruiken; projectmanagers en projectteamleden, maar ook investeerders en andere belanghebbenden”

Single source of the truth

Voorheen creëerde elke projectleider zijn eigen PowerPoint in zijn eigen format. Bovendien was de informatie alleen beschikbaar op aanvraag. “De projectinformatie was versnipperd,” zegt Frank Fondse van Finext. “Het was niet beschikbaar wanneer we het nodig hadden. Het was niet in het gewenste formaat of zelfs in verschillende formaten, of de informatie was niet afkomstig van dezelfde bron,” beaamt Paula. “Een groot deel van de kostbare tijd werd besteed aan het bespreken van de juistheid van de cijfers, in plaats van het nemen van beslissingen op basis van de juiste informatie,” zegt Frank. Hij was nauw betrokken bij het project om de transparantie te vergroten. “We wilden naar een enkele bron van de waarheid,” zegt Thomas van der Hoek. Als Commercieel Portfolio Manager bij T-Mobile is hij één van de eindgebruikers, waarbij hij portfoliobeslissingen baseert op de projectinformatie.

“Transparantie is dubbel gelaagd,” zegt Frank. “Het betekende ook het afbreken van silo’s, door het creëren van communicatie en openheid met andere afdelingen.” “We hebben al veel nieuwe inzichten opgedaan door middel van de dialoog. Niet alleen met betrekking tot de informatie, maar ook op de bedrijfsprocessen zelf,” zegt Paula. “Het meebrengen van informatie naar een gesprek versnelt de nauwkeurigheid van de informatie,” beaamt Frank. “Een gedeelde manier van werken is belangrijk. Voorheen was de informatie niet altijd nauwkeurig genoeg,” zegt Thomas.

Project Portfolio Radar

T-Mobile maakt gebruik van dashboards in Qlikview om de projectinformatie voor iedereen op elk moment beschikbaar te maken. “De implementatie van het dashboard in Qlikview verliep heel snel. Finext had slechts 3 dagen nodig om de modellen te bouwen,” vertelt Paula. Het inzetten van de Project Portfolio Radar, een template ontwikkeld door Finext, versnelde de implementatie. “De Project Portfolio Radar is gebaseerd op best practices,” legt Frank uit. “Dit stelt ons in staat om waardevolle tijd te winnen tijdens de technische implementatie.” “De best practices waren zeer nuttig, omdat we niet het gehele ontwerp hoefden te doen,” beaamt Paula.

De nieuwe manier van projectinformatie delen heeft positieve veranderingen gebracht. “Er is minder handmatig werk nodig, het is efficiënter en betrouwbaarder,” zegt Paula. “Iedereen kan de juistheid van de informatie controleren of challengen, waardoor er meer dialoog is rondom de verstrekte informatie.” “Nu kun je je richten op het nemen van beslissingen, in plaats van je te concentreren op de administratie,” zegt Frank.

Dit verbetert niet alleen de kwaliteit van de cijfers, maar leidt ook tot actie. “Als we kijken naar de totale prognose vergeleken met de actuals, kunnen we vroeg actie nemen om een grote hoeveelheid van overlopende posten te vermijden,” vertelt Thomas. “Ook voor de projecten is het gemakkelijker om de ‘8 plus 4’ forecast te doen. We hebben de forecast verbeterd, doordat iedereen de informatie nu uit het dashboard haalt. Dit zorgt ervoor dat we het kunnen corrigeren als we iets vreemds zien,” zegt Paula. “We corrigeren nu niet meer in PowerPoint, maar bij de bron, waarmee we ook de kennis van de projectmanager verbeteren,” vult Frank aan.

“Transparantie van de data is de sleutel in elk bedrijf; niet alleen voor de besluitvorming, maar voor alles. Wacht niet tot de informatie correct is voordat je gaat rapporteren, maar rapporteer en start de dialoog.”

T-Spirit

Het project om de transparantie te vergroten werd weliswaar gedreven vanuit PMO, maar was in lijn met het bedrijfsbrede strategische programma ‘T-Spirit’. “Het ondersteunt de doelstellingen van T-Spirit, zoals het optimaliseren van IT-tools en zorgeloos werken,” zegt Thomas. “T-Spirit wil ook transparantie creëren, silo’s afbreken, verbindingen maken en dialoog creëren,” zegt Frank. Aangezien Finext al meer dan 15 jaar gebaseerd is op soortgelijke waarden, begrijpt hij goed wat er nodig is om waarden als ’transparantie’ en ‘dialoog’ tastbaar te maken. Het dashboard is hier een goed voorbeeld van.

“Het belangrijkste dilemma tijdens het project was de keuze tussen ‘gewoon beginnen en onderweg groeien’ of ‘planmatig aanpakken en iedereen vanaf het begin betrekken’,” zegt Frank. Het projectteam koos voor de eerste benadering. “We hebben een goede eerste versie van het dashboard gecreëerd, waarna we met een roadshow alle gebruikers hebben betrokken.” “De strategie achter het dashboard toont zich tijdens het gebruiken ervan. Wanneer we zien wat het ons oplevert, zal het zeker op grote schaal benut worden,” zegt Thomas. Hij speelde een belangrijke rol als sponsor van het project. “Het is een overgangsproces, nu gebruik ik veel verschillende dashboards in Qlikview. Als je toegang tot één enkele bron van de waarheid hebt, moet je dat gebruiken.”

Geïntegreerd overzicht

T-Mobile wil nog meer stappen zetten om de projectinformatie te verbeteren. “Aangezien we nu een basisset van informatie in het dashboard hebben, krijgen we veel e-mails rondom meer gedetailleerde projectinformatie,” zegt Thomas. “In de toekomst moet dit ook in het dashboard worden weergegeven. De volgende stap is het meenemen van het totaal aan changes in het dashboard.” “In feite is deze informatie beschikbaar; we kunnen dit in de nabije toekomst eenvoudig opnemen in het dashboard,” zegt Paula.

Niet alleen zal dit de nauwkeurigheid nog verder verbeteren, ook voorkom je zo het risico dat mensen hun eigen dashboards of projectrapportages bouwen. “Ik zou graag de informatie integreren, zoals de totale set van CapEx, projecten, value stream en grote changes,” zegt Thomas.

Vereenvoudigde besluitvorming

Gevraagd om advies voor andere organisaties die hun projectinformatie willen verbeteren zegt Paula: “Transparantie van de data is de sleutel in elk bedrijf; niet alleen voor de besluitvorming, maar voor alles. Wacht niet tot de informatie correct is voordat je gaat rapporteren, maar rapporteer en start de dialoog.” “Creëer één versie van de waarheid; het vereenvoudigt de besluitvorming,” vult Thomas aan. “Het bespaart CapEx en versterkt de waarden, omdat je betere beslissingen kunt nemen.”