Geïntegreerde reporting keten bij Provimi

Cargill Provimi, een grote speler in de internationale diervoerindustrie, creëerde met een nieuw consolidatiesysteem een compleet geïntegreerde ‘reporting keten’. Vertrouwen in de beslissingen van zijn team was volgens Jean-Charles Valette van Provimi een belangrijke factor voor het binnen scope, binnen de tijd en onder budget slagen van het project.

Door Benno van Ingen, juni 2012
Jean Charles Provimi
Jean Charles Valette

Voor Provimi waren er twee redenen om over te stappen op een nieuw consolidatiesysteem. “Ten eerste was het oude systeem niet meer toereikend, we merkten dat we met onze rapportage- en consolidatiewensen aan de grenzen van de mogelijkheden van het oude consolidatiesysteem kwamen”, vertelt Jean-Charles Valette, Group Controller bij Provimi. “Bovendien startte binnen Provimi een wereldwijde SAP-implementatie. Hiervoor was een diepgaande review van alle processen, onze werkwijze en de chart of accounts nodig. Een goed moment om naar een nieuw consolidatiesysteem over te stappen.”

Compleet geïntegreerde reporting keten

Door de implementatie van het nieuwe consolidatiesysteem te laten samenvallen met de wereldwijde SAP-implementatie, ontstond een unieke mogelijkheid om een compleet nieuwe ‘reporting keten’ in te richten. Met als resultaat dat het datawarehouse, het ERPsysteem, het consolidatiesysteem en het management reporting systeem één geïntegreerde keten vormen. “Dit was een uitzonderlijke kans om blanco te beginnen, en met elkaar in gesprek te gaan over de vraag ‘Wat zou de meest ideale manier zijn om de reporting keten in te richten?”

“Het is zeker niet makkelijk geweest om zo’n complex geheel tot een geslaagd resultaat te brengen”, zegt Valette over de veelomvattende aanpak waar Provimi voor koos. “Maar nu beschikken we over een compleet geïntegreerde reporting keten, waarin iedereen in dezelfde omgeving werkt. We hebben geen reconciliaties meer, geen Excel formulieren, geen downloads. Iedereen gebruikt dezelfde data, wat een grote invloed heeft op de efficiency en betrouwbaarheid. Business Control kan nu het datawarehouse gebruiken, in plaats van tijd te besteden aan Excel en reconciliaties. Dit geeft onze business controllers de ruimte om hun aandacht te geven aan de trends en het begrijpen van de cijfers.”

“Echt luisteren naar het probleem en daar een oplossing voor vinden en implementeren”

Weloverwogen selectietraject

Voor de keuze van de implementatiepartner heeft Provimi een zorgvuldig selectietraject doorlopen. “Bij voorkeur hadden we een implementatiepartner voor het hele SAP traject. Maar voor SAP BPC heb je echt een specialist nodig. Finext maakte al indruk tijdens de demo’s in het software selectietraject. In de verdere gesprekken gaven ze blijk van veel expertise, waarbij ze ter plekke oplossingen op complexe vragen konden geven, en bereid waren om hun ervaringen te delen”, licht Valette de keuze voor Finext als implementatiepartner toe. “Je kiest eigenlijk niet voor een bedrijf, maar voor de mensen die het project gaan doen. Het gaat om het vertrouwen in de mensen dat ontstaat tijdens de demo’s en de gesprekken.”

Onder budget, binnen scope en binnen de tijd

Het voorstel van Finext was niet het goedkoopste voorstel, maar Valette heeft absoluut geen spijt van zijn keuze voor Finext. “Finext heeft onder budget, binnen scope en binnen de tijd opgeleverd. Bovendien deelden ze onze mentaliteit van aanpakken. Geen uitgebreide presentaties met veel slides, maar echt luisteren naar het probleem en daar een oplossing voor vinden en implementeren”, zegt Valette. “We hebben avonden en weekends doorgewerkt om een oplossing te vinden, die betrokkenheid vind ik niet bij andere consultancy organisaties.” Hoe het gelukt is om binnen scope, binnen de tijd en onder budget op te leveren? “Snel de juiste beslissingen nemen is cruciaal,” zegt Valette. “Vanuit Provimi kennen we onze business goed en wisten we wat we wilden, vanuit Finext was er de kennis om te adviseren of en hoe onze wensen mogelijk waren.”

Jean Charles provimi2
Jean Charles Valette

Vertrouwen als succesfactor

Valette ziet vertrouwen als belangrijke factor voor het binnen tijd en onder budget slagen van het project. “We krijgen veel vertrouwen en ruimte vanuit de CFO; we werken hier zonder steering committees of uitgebreide PowerPoint presentaties. Het merendeel van de besluiten namen we zelf, daarnaast gaf ik de CFO dagelijks een korte update zodat hij op de hoogte bleef van het project.” Hierdoor kunnen beslissingen snel worden genomen. Valette geeft als voorbeeld het proces rondom de nieuwe chart of accounts. “We spraken met drie mensen bij mij thuis af, zijn in de tuin gaan zitten en hebben binnen een paar uur de basis neergezet. Daarna hadden we binnen 3-4 dagen een nieuwe chart of accounts. We hoefden niet breed te overleggen, maar kregen het vertrouwen om het te doen. Iedereen was het er over eens dat niemand de chart of account beter kent dan deze 3 mensen.”

Just make it happen

“Vertrouwen uit zich binnen Provimi door verantwoordelijkheid krijgen en nemen, zonder compromissen of excuses. ’Just make it happen’ is het motto, en zoeken naar wat nodig is om het te realiseren, of dit ’s avonds doorwerken, meer mensen vrijmaken of een hele andere oplossing zoeken is”, vertelt Valette. “Wat ook een positieve invloed had, was het feit dat iedereen de implementatie echt wilde”, vult Benno van Ingen van Finext aan. “Van de top tot de eindgebruikers, iedereen stond open voor de verandering.” “Het hele team stond er erachter,” zegt Valette. “Een nadeel is misschien dat je minder feedback krijgt omdat iedereen zo doelgericht is, maar dat weegt niet op tegen de voordelen. Iedereen weet dat we er gezamenlijk voor gaan, en verzint oplossingen, geen excuses of vertragingen.”

Vrijspelen projectteam

Benno van Ingen, als projectleider vanuit Finext nauw betrokken bij het project, ziet nog een aanvullende reden voor het succes van het project. “Deadlines zijn altijd strak, en de druk is altijd hoog. Wat enorm hielp was dat de benodigde FTE vanuit Provimi daadwerkelijk vrij gemaakt werden. Vaak lukt dit onder druk van de dagelijkse hectiek te weinig.” De pragmatische oplossing waar Provimi voor koos, was om de dagelijkse werkzaamheden van de mensen in het projectteam op te vangen met interim inzet. Het projectteam bestond daardoor uit een klein team, dat zich bijna volledig kon richten op het project.

Beginnen met budgetdata

Tijdens de implementatie bleek er een ‘bug’ in de SAP BPC-software te zitten, wat door SAP opgelost werd. “Finext was hierin erg behulpzaam”, zegt Valette. “We hadden het aangemerkt als business critical issue, wat betekende dat we 24 uur per dag bereikbaar moesten zijn voor vragen vanuit SAP. We zaten in die periode dan ook regelmatig om 2 uur ’s nachts gezamenlijk in conference calls met SAP in India.” De bug werd ontdekt op het moment dat 70 mensen tegelijkertijd data aan het uploaden waren. “We hadden dit niet kunnen ontdekken tijdens het testen”, zegt Valette. “Wel heeft het ons geleerd dat het inderdaad verstandig is om te beginnen met de budget-data in plaats van met actuele data. Dit geeft meer flexibiliteit en ruimte om issues op te lossen.”

Boeken sluiten na 3 tot 4 werkdagen

Valette is positief over de resultaten van de nieuwe ‘reporting keten’. “De efficiency en kwaliteit van de informatie is enorm verbeterd, alle data is exact hetzelfde. Het top management heeft nu kwalitatieve data, en wij kunnen ons richten op het begrijpen van wat er achter de cijfers zit. Hierdoor hebben we beter en sneller inzicht, en kunnen we beter sturen.”

“Een logische besturing, dat is beter voor de business”

“We weten wat we moeten doen, en dit is gebaseerd op feiten. Een voorbeeld is dat we nu de boeken sluiten na 3 tot 4 werkdagen, hiervoor duurde dat meer dan 2 weken. Dit is overigens niet alleen door het nieuwe systeem, we hebben ook meteen onze manier van werken aangepast.”

“Het versterkt de besturing en het inzicht enorm”

Daarbij heeft Provimi volgens Valette veel gewonnen in flexibiliteit, vooral in de mogelijkheden om te veranderen afhankelijk van nieuwe business behoeften. Sommige mogelijkheden werden aan het begin gezien als ‘nice to have’, maar blijken nu veel gebruikt te worden. “Zo kunnen we nu de volledige alignement tussen legal entities en business units loslaten,” vertelt Valette. “In het oude systeem moest dit één op één overeenkomen. Maar de markt in Azië hoort bij één business unit, de markt in Afrika bij een andere. Zodra de eindgebruikers merkten dat het loslaten van de koppeling tussen de juridische entiteit en de business unit mogelijk was, werd hier veel gebruik van gemaakt. Op dit moment heeft meer dan de helft van de juridische entiteiten meerdere business units aan zich gekoppeld. Dit betekent een logischere besturing, en dat is beter voor de business. Het versterkt de besturing en het inzicht enorm.”

 

 

Consolidatie & Corporate Reporting Industrie SAP