Geïntegreerd financieel informatielandschap bij Vivo Energy

Vivo Energy is de licentiehouder voor Shell in 16 landen in Afrika. Om het Finance Transformation Program te ondersteunen, implementeerde het snelgroeiende bedrijf een geïntegreerd landschap met business planning, consolidatie en integrated reporting. Het gelijktijdig implementeren van vier verschillende applicaties vraagt om een gestructureerde benadering.

Door Roy Piek, november 2015
_DSC9173
Jan Timo Rebisch in gesprek met Roy Piek

“We zijn een jong en ambitieus bedrijf; op dit moment zitten we midden in een Finance Transformation Program,” zegt Jan Timo Rebisch, group controller bij Vivo Energy. De Shell-licentiehouder is een joint venture tussen Vitol (40%), Helios Investment Partners (40%) en Shell (20%). “Eén van de belangrijkste elementen van de financiële routekaart is het verwerken van de actuals en de planning in een geïntegreerd landschap, dat beide werelden met elkaar verbindt.”

De juiste basis

Vanaf het begin van het programma werd de business betrokken bij de financiële routekaart. “Een financiële organisatie heeft twee rollen; de compliance & governance-rol en die van business partner. Voor de business partnerrol heb je het juiste fundament nodig: de juiste processen en teams, maar ook de juiste systemen,” legt Jan Timo uit. “We moeten ervoor zorgen dat we binnen onze processen nauwkeurig en tijdig kunnen rapporteren. Tegelijkertijd wilden we de belangrijkste KPI’s – de drivers voor onze business – integreren in de interne managementrapportage.” Het model werd dan ook ontworpen op basis van de requirements uit de business.

“Verschillende delen van de organisatie hebben verschillende applicaties nodig om de doelstellingen van de financiële transformatie te bereiken”

Integratie is de sleutel

“Om de doelen van het Finance Transformation programma te bereiken was het essentieel om de eisen over het volledige landschap al in een vroeg stadium op elkaar af te stemmen,” zegt Jan Timo. Vivo Energy koos Oracle Hyperion Financial Management (HFM) voor consolidatie, Oracle Hyperion Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) voor business planning en Oracle Demantra voor de operationele planning. “Aangezien we JD Edwards al in huis hadden, was het een logische keuze om meer Oracle-producten zoals SNO, Demantra, HFM en PBCS te integreren”, zegt Roy Piek van Finext Performance Management. Bij het ondersteunen van de integratie speelde FDMee een belangrijke rol. “FDMee is de nieuwste versie van Financial Data quality Management (FDM), gericht op het ondersteunen van de data-integratie van zowel planning in de cloud als on-premise oplossingen, zoals HFM en Demantra”, legt Roy uit.

Internationale omgeving

Zoals elke internationale organisatie heeft ook Vivo Energy te maken met verschillende culturen in verschillende landen. _DSC9202“Wanneer je de eerder genoemde processen standaardiseert, de juiste teams ter plekke hebt en de juiste systemen implementeert hoeft de afstand geen probleem te zijn”, zegt Jan Timo. De internationale omgeving had invloed op het bepalen van de applicatie setup. “We moesten onze virtuele organisatiestructuur en de omgeving meenemen in de overwegingen, en ervoor zorgen dat niet alleen het systeemlandschap, maar ook het netwerk in staat is om de gekozen aanpak te ondersteunen.”

Om het internationale programma te ondersteunen speelde Sonum International, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in internationale Performance Managementimplementaties, ook een rol in de implementatie. “In mijn ogen werkt dit goed. Beide teams werken nauw samen om de beste oplossingen voor HFM, PBCS, Demantra en JD Edwards vinden. Ze zijn zeer ervaren en weten precies wat er nodig is in de andere applicaties. Zij zorgen ervoor dat het de beste oplossing voor een integratie wordt, in plaats van de beste oplossing voor de afzonderlijke silo’s,” zegt Jan Timo. “Integratie is nooit makkelijk, maar het combineren van de HFM & PBCS projectteams maakt mijn leven gemakkelijker.”

Een andere zusterorganisatie, Swap Support, is ook betrokken. “Swap Support heeft ons geholpen met de technische installatie en beheert die delen van HFM die al geïmplementeerd zijn,” zegt Jan Timo. “We wilden de aandacht voor support uit de focus van het project halen.” Het uitgebreide expertise-aanbod van Finext als implementatiepartner, Sonum International voor de internationale ervaring en Swap Support als beheerpartner was voor Vivo Energy één van de redenen om voor de drie zusterorganisaties te kiezen.

Een gestructureerde aanpak

De verschillende applicaties werden gelijktijdig geïmplementeerd. “Wij zijn een snelgroeiende organisatie, waardoor een zeer snelle implementatie vereist is. Verschillende delen van de organisatie hebben verschillende applicaties nodig om de doelstellingen van de financiële transformatie te bereiken,” vervolgt Jan Timo. “Het was geen dilemma, maar zeker een uitdaging en integratie werd daardoor nog belangrijker.”

 “Omdat alignment zo belangrijk was, werden de requirements van het ene deel van de applicatie gedeeld met de andere teams. De communicatie tussen de verschillende belanghebbenden was van essentieel belang, zowel binnen het project als binnen de business van Vivo Energy,” vertelt Roy. Dit vroeg om een gestructureerde aanpak. “We gingen altijd terug naar één basisprincipe: JD Edwards is het fundament. Als er een wijziging nodig was, werd deze eerst in JD Edwards gedaan. Hetzelfde gold voor de actuals; deze waren leidend. We gebruikten de definities voor de actuals voor de andere onderdelen. De dimensionaliteit van het model in HFM en Oracle Hyperion Planning zijn waar mogelijk identiek. We hebben deze ‘backbone’ van metadata en dimensionaliteit nodig om de doelstellingen van het geïntegreerde landschap te bereiken, en om support ook in de toekomst zo eenvoudig mogelijk te maken,” zegt Roy.

Gebruiksvriendelijk

Hoewel het programma nog niet is afgerond, ziet Jan Timo al resultaten. “We kunnen nu al zien hoe het ons ondersteunt; in de automatische flow, in het analyseren van de cijfers en ook in de data-integratie. De kwaliteit van de gegevens verbetert, en het zal nog beter worden als we het gehele programma hebben afgerond.” De feedback vanuit de business is ook positief. “Onze collega’s waarderen deze tools echt. Oracle Smart View is duidelijk een krachtig instrument,” zegt Jan Timo. “Het is gebruiksvriendelijk. Bovendien zijn zowel de ad hoc analyses als de vooraf gedefinieerde rapportageboeken zeer nuttig. ”

Processen in één lijn brengen

Een bijkomend voordeel is dat de geïntegreerde benadering ook de processen op één lijn brengt. Roy: “Elk land in de hele organisatie gebruikt nu hetzelfde rapportageboek tijdens de afsluiting. Tegelijkertijd hebben zij de flexibiliteit om hun cijfers binnen Smart View te analyseren. Het is allemaal gebaseerd op dezelfde bron.” “Het standaardiseren van processen en systemen maakt het leven voor elke organisatie veel makkelijker,” beaamt Jan Timo. “Standaardisatie vergemakkelijkt de analyses en de integratie van informatie. Dit fundament maakt tijd vrij en biedt een basis voor de business partnerrol die je als financiële organisatie moet vervullen.”

Consolidatie & Corporate ReportingPlannen, Budgetteren & Forecasten IndustrieRetail & FMCG Oracle EPMOracle Hyperion Financial ManagementOracle Hyperion PlanningOracle Hyperion Financial Data Management