• Geavanceerde planning bij Booking.com

Booking.com groeit snel. Bij de reisorganisatie uit Amsterdam werken inmiddels wereldwijd meer dan 15.000 mensen. Om het planningsproces mee te laten groeien, wil de organisatie haar forecast niet langer in Excel doen. Met de implementatie van Anaplan kan Booking.com de operationele kosten op verschillende manieren forecasten, van handmatige invoer tot geautomatiseerde statistische prognoses.

Door Danielle Gruijs, november 2017
Chiara Guglielmetti

“We groeien zo snel, dat we de manier waarop wij forecasten wilden verbeteren. De laatste drie jaar zijn het aantal Booking.com medewerkers en het aantal beschikbare accommodaties op onze website bijna verdubbeld. We moesten de juiste oplossing vinden die aansluit bij die groei,” vertelt Chiara Guglielmetti van Booking.com.

Opgericht in 1996 in Amsterdam, is Booking.com inmiddels gegroeid van een kleine Nederlandse startup naar één van de grootste e-commerce reisorganisaties ter wereld. Booking.com heeft nu meer dan 15.000 werknemers in 204 vestigingen, verspreid over 70 landen wereldwijd.

Geen beperkingen

Na het overwegen van verschillende opties besluit het bedrijf Anaplan te gebruiken voor haar planningsprocessen. “We kiezen Anaplan vanwege de flexibiliteit,” zegt Chiara. “In een bedrijf als Booking.com, waar veranderingen aan de orde van de dag zijn, hebben we een tool nodig die gemakkelijk aan te passen is.” “We waren op zoek naar een schaalbare oplossing,” voegt Andrew DeGennaro van Booking.com toe.

De flexibiliteit van de nieuwe tool past bij de cultuur van het bedrijf. Chiara: “We hebben een informele en open cultuur, waarin we creativiteit bevorderen. We houden niet van beperkingen, als we een betere manier zien om iets te doen, willen we dit kunnen aanpassen.”

Statistische prognoses

Het hoofddoel van het nieuwe planproces is om de volledige set van operationele kosten in Anaplan te forecasten. “Geen Excel meer,” zegt Chiara stellig. Hiervoor gebruikte de organisatie meer dan 50 Excel-modellen om haar operationele kosten te forecasten.

“Van handmatige input tot statistische methodes om geautomatiseerde prognoses te maken.”

De enorme hoeveelheid data bij Booking.com beïnvloedt het planningsproces. Chiara: “Het volume van de data wordt groter en groter.” “De totale roll-up is erg groot; we forecasten meer dan 1000 combinaties,” vertelt Stef Jansen in de Wal. Als consultant bij Finext is hij nauw betrokken bij de implementatie van Anaplan bij Booking.com.

Er worden verschillende methoden gebruikt om de prognose te berekenen. “Zeer eenvoudige, zoals handmatige input door controllers op basis van hun kennis, maar ook statistische methodes om geautomatiseerde prognoses te maken. Elke gewenste methode kan op elk niveau van detail worden toegepast,” legt Stef uit.

Stef Jansen in de Wal, Chiara Guglielmetti en Andrew DeGennaro

Afweging tussen tijd en nauwkeurigheid

Al deze mogelijkheden leiden echter ook tot dilemma’s. “Hoe dieper het niveau van detail, hoe hoger het niveau van nauwkeurigheid,” zegt Chiara. “Als bedrijf ontdekken we nog steeds de juiste balans tussen granulariteit, snelheid en efficiëntie. Het is een constante afweging tussen tijd en nauwkeurigheid.”

Het team besteedde dan ook veel tijd aan het ontwerpen van de basis voor het planningsmodel. “Die tijd betaalt zich later volop terug”, zegt Chiara. “Investeer tijd in het begin om naar het volledige beeld te kijken. In een Agile omgeving ben je in de verleiding om in sprints te werken en te beginnen met de kleine dingen. Maar de scoping- en planningsfase moet de basis neerzetten. Op dat moment voelt het alsof je niets concreets doet, maar later win je aan snelheid.”

Helderder en sneller

Chiara en Andrew zijn enthousiast over het nieuwe planningsinstrument. “De realtime berekeningen helpen ons; zodra je een deel van het model bijwerkt, wordt alles bijgewerkt,” vertelt Chiara. “Ook de data-integriteit is veel beter, ik vertrouw Anaplan meer dan Excel.” “Het is erg modulair. Als er een probleem is, kunt je eenvoudig het deel van het model vinden waar de berekeningen plaatsvinden, en het verband met de uitkomsten. Dit maakt problemen makkelijk op te lossen, of het nu gaat om een snelle aanpassing in een formule of een probleem in de aannames,” zegt Andrew.

Vroeger moesten alle 50 Excel-modellen handmatig in het consolidatiegereedschap worden geladen. “Nu hebben we bijna geen handmatig werk meer, wat tijd bespaart en het risico op handmatige fouten vermindert,” vervolgt Chiara. “Alle berekeningen worden in Anaplan gedaan, waarna we slechts één export naar de consolidatietool hoeven te doen.”

Beiden verwachten in de toekomst nog meer voordelen te gaan zien. “We zijn nog maar één cyclus live geweest. In zes maanden zullen we echt de voordelen zien; de prognose wordt duidelijker en sneller. We zullen minder tijd besteden aan de verwerking van data en meer tijd hebben om de zaken te analyseren en te helpen bij beslissingen in de business.”

CFO van je eigen afdeling

De eindgebruikers zijn ook positief. Andrew: “We zien dat degenen die het volledig geaccepteerd hebben, enthousiast zijn over hoe ze de data kunnen modelleren en hoe ze de rapporteren visueel kunnen presenteren. Grafieken geven een beter begrip van de holistische afbeelding. Hiervoor was de data meer op een ‘need-to-know’-basis, nu kunnen de afdelingen daadwerkelijk beslissingen gaan nemen.

“We willen dat iedereen de CFO van zijn eigen afdeling of regio wordt.”

“Dit helpt ons om de processen te stroomlijnen,” zegt Chiara. “Elke regio maakt gebruik van zijn eigen aanpak. Met de nieuwe applicatie geven we een voorzet voor een gedeelde aanpak door een gemeenschappelijk model af te geven, met gedeelde drivers en gedeelde aannames. Dit geeft meer afstemming binnen de regio’s.”

Deze aanpak past in de fase waarin het bedrijf zich momenteel bevindt. “Als je groeit, heb je voor het maken van de forecast mensen nodig die dicht bij de business zitten,” zegt Chiara. “Anaplan helpt ons om dit te bereiken.” “We willen dat iedereen de CFO van zijn eigen afdeling of regio wordt,” concludeert Andrew.

Fotografie: MLBfoto

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Plannen, Budgetteren & Forecasten Anaplan