Flexibel inzicht bij SAAone

Flexibel inzicht bij SAAone

Het bouwconsortium SAAone, dat bestaat uit VolkerWessels, Boskalis, Hochtief en DIF, realiseert in opdracht van Rijkswaterstaat het project A1/A6 van Diemen tot Almere Havendreef. Gedurende het langdurige project, dat inclusief onderhoud tot 2040 zal duren, zal er veel data worden geproduceerd. De implementatie van flexibele dashboards helpt om uit deze veelheid aan data per projectfase de juiste informatie aan de verschillende stakeholders te leveren.

Door Paul Damen, maart 2015
Immy Verduin, Paul Damen en John Kools
Immy Verduin, Paul Damen en John Kools

“Data en hoe je met data omgaat wordt steeds belangrijk, ook in de bouw. We wilden een verbeterslag rondom de KPI’s realiseren,” vertelt John Kools, als Program Manager vanuit VolkerWessels bij SAAone betrokken. Het consortium SAAone bestaat uit VolkerWessels, Boskalis, Hochtief en DIF. Gezamenlijk realiseren zij in opdracht van Rijkswaterstaat het project A1/A6 Diemen – Almere Havendreef, een onderdeel van de weguitbreiding Schiphol -Amsterdam – Almere. Gedurende een looptijd van circa 30 jaar is het consortium verantwoordelijk voor ontwerp, bouw, financiering en onderhoud van bestaande en nieuwe infrastructuur.

Toekomstbestendig tot in 2040

De beoogde verbeterslag was tweeledig. “Ten eerste wilden we het rapportageproces verbeteren; zowel het inwinnen van de informatie als het presenteerbaar maken daarvan,” gaat John verder. “Daarnaast hebben we een duidelijke toekomstvisie op de data-omgeving. Het project loopt tot en met 2040, een periode waarin heel veel data zal worden geproduceerd. In 2020 wordt het bouwproject opgeleverd, inclusief opleverdossiers met veel data. Daarna zijn we tot en met 2040 als SAAone verantwoordelijk voor het onderhoudstraject, met bijbehorende data. Het rapportageproces moet dus toekomstbestendig zijn.”

“Zo kunnen we de data beschikbaar en inzichtelijk maken voor iedereen”

Daarbij gelooft SAAone sterk in ‘self service’, zo vertelt John. “Als je als gebruiker iets wilt, schiet je een verzoek in dat geautomatiseerd wordt afgewikkeld.” “Flexibiliteit, schaalbaarheid en snelheid zijn daarbij belangrijk,” vertelt Immy Verduin van SAAone. “Zo kunnen we de data beschikbaar en inzichtelijk maken voor iedereen.”

Rapportages binnen de bouw

“Binnen de bouw is het ongewoon om op Key Performance te sturen” zegt Immy. “Rapportages zijn nog niet gestandaardiseerd, we zitten nu midden in de fase van ontdekken. Dat ontdekken gaat makkelijker doordat QlikView flexibel is en we snel dingen kunnen laten zien. Bij het implementeren van het nieuwe rapportageproces worden niet alleen de eigen doelen, maar ook de eisen vanuit Rijkswaterstaat rondom de informatievoorziening meegewogen. “Met Rijkswaterstaat hebben we contractuele afspraken over het opleveren van data. Zo moeten alle gegevens actueel worden ingegeven en beheerd, moet Rijkswaterstaat altijd toegang hebben tot de data en moet de omgeving veilig zijn en voldoen aan ISO-normen,” vertelt John. “Het draait om doen wat je zegt, zeggen wat je doet, en aantonen wat je doet.”

Een grote stap

Bovendien moeten de doelen dynamisch kunnen worden onderhouden. “Het project loopt tot in 2040,” zegt John. “Enerzijds willen we alles afgeblokt hebben, maar anderzijds kun je niet zover in de toekomst kijken.” Er zijn tussen Rijkswaterstaat en het SAAone consortium dan ook geen vaste hoofddoelen afgesproken. “Elke 2 jaar gaan we in gesprek over de hoofddoelen, om tussentijds bij te sturen. Bovendien zijn er gedurende het project ook KPI’s die niet meer relevant zijn om te presenteren, dat is afhankelijk van de fase van het project.”

Van betonstorten naar processen managen

Naast de trend van big data is er ook een trend in de verwachtingen vanuit opdrachtgevers. “We zien een duidelijke verschuiving

naar het rapporteren van steeds meer procesindicatoren, in plaats van alleen aantallen. Een opdrachtgever als Rijkswaterstaat wil ook het antwoord zien op de vraag ‘hoe kun je bijsturen?’,” vertelt Immy. “Het gaat niet meer alleen over het storten van beton, maar ook over het managen van de processen,” stelt John.

“De software helpt om op efficiënte wijze te kunnen bijsturen,” zegt Paul Damen, vanuit Finext Performance Management betrokken bij de implementatie en training van de nieuwe rapportagetool. “Eerst waren we vooral bezig met het verzamelen van de data en deze presenteren,” beaamt Immy. “In de nieuwe situatie kunnen we de data real-time koppelen en zien wat er aan de hand is.”

Het nieuwe platform moet alle stakeholders die er zijn, of nog kunnen komen, van dienst kunnen zijn. “We hebben veel verschillende stakeholders; 9 gemeentes, 4 waterschappen, energiebedrijven, ProRail en Rijkswaterstaat,” vertelt John. “De applicatie moet voldoen aan een standaard die het mogelijk maakt dat onze stakeholders altijd en overal toegang hebben. Bovendien is het belangrijk om onderscheid te kunnen maken tussen wie geautoriseerd is om wat te kunnen zien.”

“In elke stakeholdermeeting kan men meteen met de actuele data aan de slag.”

Snelheid

Voorafgaand aan de keuze voor QlikView is een visie geformuleerd. “De vraag ‘hoe krijg je data naar je toe?’ is belangrijk voor het inrichten van het proces,” zegt John. “Als je uitgaat van de filosofie dat je de business rules naar de data brengt, in plaats van omgekeerd, wordt het proces sneller. Je bent dan minder afhankelijk van de keten. QlikView draagt daar heel erg in bij.”

“Het neerzetten van een visie past in ons beleid, waarin we vooraf de achtergrond rondom een productkeuze formuleren. Dat hoeft geen heel beleidsstuk te zijn, één duidelijke alinea met een rode draad is voldoende,” vertelt John. Hier zit een duidelijke gedachte achter. “Je kunt wel een softwareproduct kiezen, maar je hebt ook te maken met een verandering. Als je goed kunt uitleggen waarom je welke keuzes maakt, begrijpen mensen het makkelijker.“

Efficiënt en kostenbesparend

De aanpak is één van de redenen om voor Finext te kiezen als implementatiepartner. “Het is een langdurig project, we wilden een bestendige leverancier met een bewezen trackrecord. Uit een selectieproces met drie partijen bleken we met Finext de beste klik te hebben. Voor ons is het ook een reis, we moeten flexibel kunnen schakelen over hoe we de wandeling samen kunnen maken. Er was een goede ‘fit of culture’.”

De juiste vragen stellen

SAAone is positief over de resultaten van de nieuwe manier van rapporteren. “Meetings worden interactiever,” vertelt John. “Vroeger deelden we lijsten uit, nu hebben we continue op de iPad het dashboard bij ons. Door de keuze voor het platform en de keuze voor de applicatie hebben we altijd toegang tot de actuele gegevens, waardoor we heel transparant kunnen laten zien wat de sterktes en zwaktes zijn. In elke stakeholdermeeting kan men meteen met de actuele data aan de slag.”

“Zodra een KPI op rood staat, willen mensen weten wat er aan de hand is. Nu kun je makkelijker inzoomen,” zegt Immy. “Bovendien kijken we nu ook naar de targets zelf. We bespreken bijvoorbeeld of het klopt dat een KPI pas bij een 6 op rood gaat, en of dat niet al bij een 4 moet. Daarnaast kunnen we nu ook beter het gesprek aangaan met onze stakeholders. Als een termijn 26 dagen openstaat, is het interessant om te weten dat één van de stakeholders er 10 dagen over doet.” “Het dashboard helpt mensen om de juiste vragen te stellen, en dieper op de cijfers in te gaan,” zegt Paul.

Processen vereenvoudigen

Het nieuwe dashboard helpt ook bij het vereenvoudigen van de processen. “Niet alle informatie weegt even zwaar. Soms is er veel data beschikbaar over een doel dat eigenlijk minder zwaarwegend is,” vertelt Immy. “Vroeger lag de focus vooral op de beschikbare informatie, nu zoeken we echt naar de data waar we op willen sturen.”

Daarnaast zijn de processen gestroomlijnd en meer geautomatiseerd. “We hebben nu minder schakels en de fysieke beperking is er uitgehaald. Het afnemen van de fysieke beperking is een bredere trend, waarin de aan- of afwezigheid van mensen door vakantie of ziekte geen rol meer speelt in het proces.”

“Rondom big data kun je niet heel ver vooruitkijken, zie het als het beklimmen van de Mount Everest,” sluit John af. ”Zorg voor de juiste route met een heldere visie, voor ankerpunten en voor basiskampen. Als je basiskamp 2 niet kunt bereiken, dan kun je in je tentje in basiskamp 1 wachten op goed weer. Vertrek elke keer vanuit een basiskamp en vier het bereiken van elk kamp.”

Managementinformatie & Dashboarding Construction & Engineering Qlik