• Flexibel consolideren bij Mourik

Familiebedrijf Mourik, een internationale projectenorganisatie met wereldwijd 2.000 medewerkers, zocht een oplossing om haar consolidatieprocessen te standaardiseren. Tegelijkertijd wil de organisatie flexibel om kunnen gaan met de processen binnen de 80 entiteiten, zoals afsluitingen per maand én per 4 weken. De implementatie van Tagetik helpt om de consolidatie beheersbaar te maken.

Door Danielle Gruijs, september 2017

“Ons doel is om de financiële processen meer te standaardiseren en daarmee beter beheersbaar te maken,” vertelt Gerald Rietveld, financieel controller bij Mourik. Het familiebedrijf is een breed georiënteerde projectenorganisatie met wereldwijd 2.000 medewerkers. Voorheen gebruikte de bouworganisatie Excel voor de consolidatie van haar 80 entiteiten. “Aanpassingen vroegen om veel werk, waardoor we slechts één keer per jaar een volledige maar wel minimale consolidatie deden,” zegt Auke Droogh, controller bij Mourik.

“Is rapporteren zo belangrijk dat je daarvoor de salarisuitbetaling mag wijzigen?”

Per maand én per 4 weken

Gerard Rietveld en Auke Droogh

Ondanks de standaardisatie wil het familiebedrijf flexibel omgaan met de interne processen binnen de entiteiten. Op het eerste gezicht een tegenstrijdige wens, die echter wel goed aansluit bij de wensen van de business. “Het grootste deel van onze entiteiten werkt met een periodeafsluiting van 4 weken, terwijl onze buitenlandse entiteiten en enkele Nederlandse entiteiten met een maandafsluiting werken,” legt Auke uit. “Het is dan ook een bewuste keuze om niet alles naar 4 weken te halen. Van oudsher werken we, zoals veel bouwbedrijven, met 4-wekelijkse rapportageperioden. Dit komt overheen met de salarisbetaling. Daarnaast rapporteren de internationale bedrijven en een aantal overgenomen bedrijven per maand, wat bij deze bedrijven overeenkomt met de uitbetaling van de salarissen. Een logische keuze, omdat het salaris de grootste kostenpost is binnen onze branche. Dan moet je de afweging maken of rapporteren zo belangrijk is dat je de salarisuitbetaling daarvoor mag wijzigen.”

Deze keuze betekent ook dat er door het jaar heen geen volledige consolidatie met intercompany matching gemaakt kan worden. Auke: “We hebben zo prima inzicht in de cijfers. Hiervoor hadden we geen geconsolideerde balans per periode, dus we hebben al veel vooruitgang geboekt.”

Gebruikersgemak in de cloud

Om de consolidatieprocessen te faciliteren kiest Mourik voor Tagetik. “We vonden met name het gebruikersgemak belangrijk. Onze gebruikers zijn gewend aan Excel, met Tagetik blijft het daar dichtbij,” vertelt Auke. “Tagetik is gebruiksvriendelijk, maar sluit wel goed aan bij de requirements,” zegt Benno van Ingen. Benno begeleidde vanuit Finext het selectietraject en de implementatie van de consolidatieoplossing.

Tijdens de selectie kijkt Mourik vooral naar cloudoplossingen. Auke: “Als bedrijf hebben we de filosofie om zoveel mogelijk systemen uit te besteden. Dat heeft te maken met beheersing: de rekencapaciteit van alle systemen wordt steeds groter, waardoor je bij eigen hardware elk jaar extra servers moet toevoegen. Daarnaast gaan we naar een 24-uurs maatschappij, waarin organisaties 7 dagen per week 24 uur per dag draaien. Om dat te beheersen, moet je veel mensen in dienst hebben. In de cloud kun je dit delen met anderen, waardoor het veel goedkoper wordt.”

FIT-Template

Voor de implementatie wordt de Fast Implementation Template (FIT)-template benut. Deze template met best practices is door Finext ontwikkeld op basis van haar ervaringen bij andere organisaties en versnelt de implementatie van Tagetik. “Met behulp van de FIT-template konden we relatief snel schakelen,” zegt Gerald. “We hadden behoorlijk snel een eerste datamodel staan met alle schedules en rapporten,” vertelt Benno.

De historische data overzetten blijkt lastiger. “De data kwam hier niet uit een ander consolidatiesysteem, maar uit Excel. Daardoor ontbrak er veel, ” gaat Benno verder. “Voorheen was de data niet eenduidig en gebruikten entiteiten verschillende accounts,” beaamt Auke. “Over al dat soort dingen moesten we ook nadenken. Daardoor is het wel uniformer geworden.”

“Periodiek zijn we meer met de balans bezig, waardoor het aan het eind van het jaar minder energie kost”

Liquiditeitsprognose

Aanvullend op de FIT-template is een liquiditeitsprognose gebouwd. “We zijn begonnen met een prognose van eens per 4 weken, vervolgens zijn we naar één keer per week gegaan,” vertelt Auke, “Dat vind ik één van de voordelen van het systeem: het is heel flexibel.” Overigens wordt ook bij de liquiditeitsprognose gekeken naar de vereiste inspanning vanuit de business. “De liquiditeitsprognoses betreft niet de volledige consolidatiekring, maar worden alleen door de 15 belangrijkste bedrijven opgeleverd. Daar is het relevant,” vertelt Niels Sterkenburg van Finext.

Geen big bang

Rekening houden met de gebruikers is typerend voor het project. Benno: “Het idee was om geen big bang te doen, maar langzaam toe te groeien naar volledige aanlevering.” ”Doordat we vanuit Excel kwamen, waren we nog niet gewend om in één structuur te werken. Je kunt dan ook niet verwachten dat dat in één keer kan,” legt Auke uit. “We hebben individueel de gebruikers aan de hand genomen: ‘dit is het dashboard, hier kun je het invullen’. Dan zie je dat de meeste mensen het zelf kunnen, eigenlijk is het heel eenvoudig.”

De implementatie van CDM, de Disclosure Managementoplossing van Tagetik, gaat hier nog verder in helpen. “Vanuit de bron in Tagetik heb je direct verbinding met Word,” legt Niels uit. “Er is één versie waarin meerdere mensen tegelijk kunnen werken, wat nog meer standaardisatie in het rapportageproces brengt.”

Sneller en beter inzicht

Mourik is positief over de resultaten van de nieuwe consolidatieoplossing. Auke: “We hebben door het gebruik van Tagetik standaardisatie gerealiseerd, met beter inzicht en een snellere afsluiting. Dat duurde eerst 4 tot 5 maanden, nu gaat dat sneller.” “Periodiek zijn we meer met de balans bezig, waardoor dit aan het einde van het jaar minder energie kost,” zegt Gerald. “De volgende stap is om een slag te gaan slaan met het analyseren.”

Ook over Finext zijn Auke en Gerald positief. Auke: ”Ik kende Finext nog van mijn vorige werkgever. Ik vind de manier van werken prettig; geen leger van consultants en directeuren, maar een pragmatische aanpak om samen aan de slag te gaan.”

Beeld: Kees-Jan Bakker Fotografie

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Consolidatie & Corporate Reporting Construction & Engineering CCH Tagetik