• Fact based sales planning in Oracle PBC bij Lucas Bols

Met 444 jaar is Lucas Bols één van de oudste bedrijven van Nederland. Toch is het drankenbedrijf opvallend innovatief, zowel in de ontwikkeling van nieuwe producten als in haar besturing. Externe data wordt in Oracle Planning & Budgeting Cloud (PBC) gecombineerd met eigen data om een gedetailleerde salesplanning te realiseren.

Door Danielle Gruijs, oktober 2019

Voorspelbaarheid is essentieel, vertelt Eric de Vries, Finance Director Brands & Markets bij Lucas Bols: “We werken in 110 landen met meer dan 20 merken, met alle dynamiek die daarbij hoort. Om hier snel op in te kunnen spelen, heb je een goede forecast nodig. Des te gedetailleerder je kunt plannen, des te voorspelbaarder je wordt.”

“We willen snel kunnen zien wat de consequenties van trends en ontwikkelingen zijn.”

Eric de Vries – Lucas Bols

Salesplanning in Oracle PBC

Om dit te realiseren wordt voor de salesplanning Oracle PBC (voorheen bekend als Oracle PBCS) ingezet. De effecten van trends en ontwikkelingen worden hierin meteen doorgerekend. “We willen snel kunnen zien wat de consequenties zijn, bijvoorbeeld als ergens de accijnzen verhoogd worden of als de Argentijnse peso devalueert. Ook de impact van ontwikkelingen zoals de Brexit willen we goed kunnen inschatten,” vertelt Eric.

Met ruim 20 merken in 110 landen is Lucas Bols wereldwijd een belangrijke speler in likeuren, jenevers, gin en vodka. De organisatie bestaat al 444 jaar en is daarmee één van Nederlands oudste nog actieve bedrijven. Ondanks deze lange bedrijfstraditie is het drankenbedrijf heel innovatief. Zo worden er continu nieuwe producten ontwikkeld om in te kunnen spelen op trends in consumentengedrag, zoals cocktails met minder alcohol of minder calorieën.

Ondersteunen groeistrategie

Lucas Bols wil haar wereldwijde merken, zoals Bols en Galliano, verder versterken en laten groeien. De gedetailleerde salesplanning ondersteunt deze strategie. “Je moet inzichtelijk kunnen maken waar je denkt dat de groei vandaan gaat komen, en hoe je dit gaat bewerkstelligen,” vertelt Eric.

Met deze inzichten worden specifieke kpi’s voor het commerciële team en marketing opgesteld. Eric: “Het is goed als je het behalen van doelstellingen kunt onderbouwen met de feiten. Vanuit finance kunnen we met de data laten zien of iets wel of geen succes heeft.”

Externe data combineren met eigen forecast

De forecast is fact based en heel gedetailleerd. Een belangrijk deel van deze data komt van externe partijen. Ook wordt een deel van de forecast weer gedeeld met een andere externe partij. Dit past bij het organisatiemodel van Lucas Bols: “Alleen in de VS hebben we een eigen dochter, en in Nederland een joint venture waar we 50% eigenaar zijn. De rest is extern: de productie is uitbesteed en per markt is er een distribiteur,” legt Eric uit. “De forecast van de 100 externe distributeurs vergelijken we met de forecast van ons commerciële team. Daarna vertalen we de uitkomsten naar een planning voor de externe productie-partij.”

De data van zoveel externe partijen verwerken betekent nogal wat: “De 100 verschillende distribiteurs leveren hun data ook in 100 verschillende formats aan. Dat zetten we vervolgens in Oracle PBC om in één salesplanning,” vertelt Timo van Leeuwen. Timo is als consultant en trusted advisor vanuit Finext al zo’n 13 jaar betrokken bij het planningsproces bij Lucas Bols.

Van private equity-eigenaar naar beursgang

Sinds 2015 is Lucas Bols beursgenoteerd. De periode daarvoor heeft de organisatie diverse eigenaren gehad; de organisatie is een aantal jaren een onderdeel geweest van Remy Cointreau, en kreeg na een management buy out in 2006 een private equity-partij als aandeelhouder.

Eric ziet duidelijk onderscheid tussen de informatiebehoefte van een private equity-partij of een beursgenoteerde omgeving. “Waar het bij private equity vooral gaat om de ROI, willen aandeelhouders ook de kwaliteit van de winst zien, en of het in lijn is met de strategie. Daar heb je meer details voor nodig.”

De beursgang is dan ook één van de aanleidingen om van Oracle Essbase over te stappen op Oracle PBC. “We wilden meer inzicht kunnen geven in de herkomst van de groei; welke merken doen het goed en welke markten? De nadruk komt te liggen bij de financiële verslaggeving en de inzichten die je daaruit haalt.”

Eric de Vries en Timo van Leeuwen

Innovatief met Oracle PBC, FCC en ERP

Niet alleen qua productontwikkeling en bedrijfsmodel is het internationale drankenbedrijf innovatief. Ook qua besturing en financiële systemen loopt de organisatie graag voorop. Zo was Lucas Bols een paar jaar geleden één van de eerste organisaties in Nederland met Oracle PBC.

Daarnaast worden op dit moment ook Oracle Financial Consolidation & Close (FCC) en Cloud ERP geïmplementeerd. “Het is gevaarlijk als bedrijven veel verschillende pakketten hebben waar ze data uit halen,” stelt Eric. “Ik geloof dat je moet kiezen voor één systeem, zodat je één 1 bron hebt waarin je zo veel mogelijk vastlegt. Dan ben je geen tijd kwijt rondom het aansluiten van alle verschillen.”

Back-up voor meerdere dagen met Swap Automate

De standaard back-up van Oracle cloudoplossingen slaat slechts één dag op. Reden voor Lucas Bols om Swap Automate te installeren. “Als er zoveel mensen in PBC werken, dan is de kans groter dat er een fout gemaakt wordt. Het is dan wel belangrijk dat je het meteen terug kunt zetten,” zegt Eric.

Deze back-up functionaliteit is door Swap Support, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in beheer, ontwikkeld om ook in Oracle cloudoplossingen back-ups voor meerdere dagen mogelijk te maken.

Vaak worden fouten namelijk pas een paar dagen later ontdekt. “Daar zijn we de ‘hard way’ achter gekomen” vertelt Eric. “We moesten toen werken met een handmatige back-up die al een paar weken oud was. Het was voor ons een ‘no brainer’ om Swap Automate te installeren zodra we hoorden dat het bestond.”

“In plaats van discussies over de berekeningen, komen er nu vragen over de details. De gesprekken gaan meer over de inhoud dan over het proces. Daardoor gaat de kwaliteit omhoog.”

Snellere en betere forecasts met Oracle PBC

Eric is positief over het nieuwe planningsmodel in Oracle PBC. “Het grote voordeel is dat je de scenario’s veel sneller kunt doorrekenen. Binnen een uur weet ik de consequenties van iets wat we buiten zien gebeuren. Voorheen deden we daar 1 tot 2 dagen over, en moesten we veel meer handmatig rekenen.”

Ook is de kwaliteit van de forecast verbeterd. “In plaats van discussies over de berekeningen, komen er nu vragen over de details. De gesprekken gaan meer over de inhoud dan over het proces. Daardoor gaat de kwaliteit omhoog.”

Volledig geautomatiseerde forecast

Eric is continu bezig om het planningsproces stap voor stap nog verder te optimaliseren. “Naast trends op volumes wil ik ook een trendplanning rondom prijzen: welke smaken doen het goed, en wat zijn de consequenties voor onze marges. Ook wil ik meer externe bronnen toevoegen, bijvoorbeeld rondom consumentengedrag. Mijn uiteindelijke doel is een volledig geautomatiseerde forecast, waar de trendmatigheden er al in staan.”

Plannen, Budgetteren & Forecasten