EW Facility Services - Finext

EW Facility Services

EW Facility Services is al dertig jaar hospitality-expert in de hotelbranche. Nummer zes op de schoonmaakmarkt in Nederland en marktleider in de hotelsector. De ambitie om haar marktaandeel in de segmenten kantoren & vastgoed, high traffic en zorg verder uit te bouwen vraagt om een nieuwe inrichting van de business control-afdeling. Tegelijkertijd wordt er een compleet vernieuwd ERP-traject uitgerold.

Door Stefan Reijgersberg, januari 2021

Schaalvergroting en professionalisering

Chris van Galen – CFO EW Facility Services

In 2016 verkocht de oprichter van EW Facility Services een meerderheidsbelang aan investeerder Bencis Capital Partners uit Amsterdam. “Er kwam een professionele belegger aan boord vanuit de behoefte aan schaalvergroting en verdere professionalisering, en dat vereist hogeschoolniveau financiële overzichten”, zegt Chris van Galen, sinds 2018 CFO van EW Facility Services. Ook de recente fusie met Hendriks Hoteldiensten en Hotel Cleaning Company heeft zijn weerslag op het organisatiemodel van het bedrijf en dat vergt binnen de financiële organisatie een breed verandertraject.

In het concern zoals Chris het twee jaar geleden aantrof was er wel finance-ondersteuning, maar geen business control. “Met een omzet van 92,5 miljoen euro en ruim 4.000 mensen aan het werk was men uiteraard in staat om een boekhouding te voeren, maar de financiële disciplines zoals professionele rapportages, analyses en advies ontbraken.” Daarom begon men vorig jaar al met de implementatie van een geheel vernieuwd ERP-systeem.

“Het is prettig als je naast genoeg mankracht ook voldoende kennis kan binnenhalen”

Transitie naar een volwaardige finance-afdeling

De uitdaging bestond erin om de business control op de kaart te zetten, om inhoud te geven aan het nieuwe AFAS-pakket en om zo de transitie te maken naar een volwassen financiële organisatie, waarin men volledig digitaal denkt en werkt. “Maar ook de jaarrekening en accountantscontrole lagen er nog”, zegt Chris. “En vervolgens gingen mijn financial controller én mijn financialcontrolmanager met zwangerschapsverlof, waardoor er een acuut opvullingsprobleem ontstond.” In zo’n geval is het prettig als je naast genoeg mankracht meteen ook voldoende kennis naar binnen kan halen.

Chris kende Finext als professionele, pragmatische interim financials met gevoel voor menselijke verhoudingen, sterk in communicatie, die weten hoe het er in grotere en middelgrote ondernemingen aan toegaat. “Ik klopte bij Finext aan voor het tijdelijk invullen van twee functies en voor het inkopen van kennis om het bedrijf twee stappen verder te brengen.”

Breed en compleet verandertraject

Business control bestond bij EW Facility Services echter enkel op papier. Marlie Vermazeren gaf als interim Finext-controller het businesscontrolteam handen en voeten door begeleiding en sturing te geven aan de aan het team toegewezen financials.

“Finext bood de mogelijkheid om tijdens het traject naar behoefte kennis te kunnen inschuiven”

Chris: “Marlie heeft van binnenuit laten zien wat een business controller allemaal kan. Niet vanuit een hiërarchische positie, maar door haar teamgenoten mee te krijgen in die rol-invulling. Een prachtig voorbeeld van lead by example. En nog mooier, ze heeft ook de rest van de organisatie een ander soort financial laten zien, eentje die jou vanuit kennis en kunde een spiegel voorhoudt en vanuit gelijkwaardigheid informatie met je deelt.”

Thijs Vijverberg nam vanuit Finext de rol van interim finance & control-manager op zich. Samen met Marlie gaf hij vorm en inrichting aan de nieuwe businesscontrolunit. Hij zorgde ervoor dat de gehele financiële afdeling bleef doordraaien en hij stuurde de nieuw aangenomen senior finance controller aan. Chris: “Thijs had bovendien een gedegen kennis van AFAS, wat in de praktijk buitengewoon waardevol bleek voor de keuzes die EW maakte bij de inrichting van het ERP-systeem. Wij zijn behoorlijk ambitieus geweest en hebben AFAS bijna in zijn compleetheid geïmplementeerd, vanuit een drive om het heel goed te doen en om voorop te lopen. Als je die drive hebt, maar niet de kennis, dan heb je een partner nodig die daarin meegaat en die kennis kan toevoegen.”

Power BI, jaarrekening en accountantscontrole

Gaandeweg zo’n changetraject wordt dan vaak duidelijk dat je op specifieke terreinen nog kennis te kort komt, aldus Chris. In de AFAS-migratie werd voor de toets of de juiste data in het systeem werd omgezet daarom ook Paul van den Bosch van Finext erbij betrokken. “En toen Paul eenmaal voor het AFAS-traject bezig was, bleek hij ook sterk te zijn op het stuk van de jaarrekening en de jaarrekeningcontrole; we hebben hem uiteindelijk op twee kanten kunnen inzetten. Dan zie je dus de waarde van zo’n netwerk. Finext springt eruit door de bereidheid om mee te bewegen met de klant – niet alleen qua inhoud, maar ook door op de juiste momenten de juiste mensen te kunnen leveren.”

“Verder zat ik nog met het vraagstuk over BI, hoe we straks de data die we in het nieuwe boekhoudsysteem hebben, omturnen naar simpele rapportages met managementinformatie. We wisten dat we dat moesten oplossen, maar we hadden nog niet bepaald of we daarvoor hulp zouden inroepen. Bij Finext bleek dat ook díe kennis ruim voorhanden was en bovendien paste het in ons momentum – we waren al aan het veranderen – en dus hebben we ook de eerste stap gezet voor Power BI. Finext bood mij op deze manier de mogelijkheid om tijdens het traject naar behoefte kennis te kunnen inschuiven, en dat heeft wonderwel uitgepakt!”

De toegevoegde waarde van finance

Binnen EW Facility Services werd tot dan toe sterk gestuurd via hiërarchische lijnen en minder op talentontwikkeling. “We hebben het businesscontrolteam laten zien dat ze het zelf kunnen, dat ze zelf de regie kunnen pakken. En dat geeft vertrouwen”, zegt Thijs. Omdat hij en Marlie elkaar kenden, werden er bovendien snel meters gemaakt. “De regiodirecteuren zijn in het nieuwe organisatiemodel van EW Facility integraal verantwoordelijk voor alles – van sales tot uitvoering. Wij hebben nu de controller als het ware in de rol van de CFO van de regiodirecteur gezet, om echt de nadruk te leggen op de samenwerking tussen die twee.”

“We hebben het businesscontrolteam laten zien dat ze het zelf kunnen. Dat geeft vertrouwen”

Verder heeft het controlteam de rijen gesloten: er wordt op één manier gewerkt, dat wordt met elkaar afgestemd en de teamleden spreken elkaar onderling aan op kwaliteit en het leveren daarvan. “Maar wil je die kwaliteitsslag goed kunnen maken, waarbij je de finance-afdeling de tools in handen geeft om zelf analyses uit te voeren, dan moet je dataset op orde zijn. En die dataset krijg je alleen maar op orde als je standaardiseert”, benadrukt Thijs. “Op het moment dat die analyses goed zijn, dan kun je echte stuurinformatie gaan genereren op basis waarvan de regiodirecteuren hun werk beter kunnen doen.”

Benadering vanuit menselijke systemen

Chris: “Ik heb Finext leren kennen als een ware businesspartner die met je mee schakelt. Met de juiste kennis, maar die ook aangeeft als de kennis er niet is. Wat ik erg prettig vind aan Finexters is dat ze kritisch durven zijn en een eigen mening hebben, dat zit net zo goed in hun DNA ingebakken als hun mensgerichtheid. Zij hebben niet alleen oog voor the job, maar zeker ook voor de collega’s.”

“Wij kwamen binnen in een bedrijf dat vooral op de inhoud, op taken, werd aangestuurd”, zegt Thijs. “Door het te benaderen vanuit menselijke systemen en processen hebben wij andere accenten kunnen aanbrengen. Finexters hebben een bepaalde pro-activiteit, we wachten niet af, maar gaan de organisatie in; we gaan koffiedrinken en verbinden. En juist door de verbinding hebben we bij EW Facility meer gas kunnen geven en meer kunnen realiseren dan een ander.”

Fundament voor de toekomst

Het changetraject van EW Facility Services bestond uit het volwaardig opzetten van de businesscontrolafdeling, de implementatie van een geheel vernieuwd AFAS-systeem en het zetten van de eerste stappen in BI en het gebruik van moderne tooling. Alles wat het bedrijf wilde neerzetten is afgerond, slechts een paar zaken behoeven nog finetuning.

“Als je als onderneming van onze omvang – met niet veel kennisstaf en relatief veel juniormensen – zo’n changetraject uitvoert, dan is het kunnen leunen op een partner als Finext die op een pragmatische manier kennis levert, essentieel”, weet Chris. “Verder hebben we vanaf het begin ook sterk de link gelegd tussen finance en andere afdelingen aan de achterkant van het bedrijf, en de operatie- en commercie-afdelingen aan de voorkant. Zodoende is dit niet een project van alleen het hoofdkantoor geweest, maar een project van iederéén. Daar ben ik zeer tevreden over. Wij hebben het fundament voor de toekomst gelegd, en al is die toekomst nu door corona wat ongewis, dit gaat ons zeker verder helpen.”

Schaalvergroting en professionalisering

In 2016 verkocht de oprichter van EW Facility Services een meerderheidsbelang aan investeerder Bencis Capital Partners uit Amsterdam. “Er kwam een professionele belegger aan boord vanuit de behoefte aan schaalvergroting en verdere professionalisering, en dat vereist hogeschoolniveau financiële overzichten”, zegt Chris van Galen, sinds 2018 CFO van EW Facility Services. Ook de recente fusie met Hendriks Hoteldiensten en Hotel Cleaning Company heeft zijn weerslag op het organisatiemodel van het bedrijf en dat vergt binnen de financiële organisatie een breed verandertraject.

In het concern zoals Chris het twee jaar geleden aantrof was er wel finance-ondersteuning, maar geen business control. “Met een omzet van 92,5 miljoen euro en ruim 4.000 mensen aan het werk was men uiteraard in staat om een boekhouding te voeren, maar de financiële disciplines zoals professionele rapportages, analyses en advies ontbraken.” Daarom begon men vorig jaar al met de implementatie van een geheel vernieuwd ERP-systeem.

Chris van Galen – CFO EW Facility Services

“Het is prettig als je naast genoeg mankracht ook voldoende kennis kan binnenhalen”

Transitie naar een volwaardige finance-afdeling

De uitdaging bestond erin om de business control op de kaart te zetten, om inhoud te geven aan het nieuwe AFAS-pakket en om zo de transitie te maken naar een volwassen financiële organisatie, waarin men volledig digitaal denkt en werkt. “Maar ook de jaarrekening en accountantscontrole lagen er nog”, zegt Chris. “En vervolgens gingen mijn financial controller én mijn financialcontrolmanager met zwangerschapsverlof, waardoor er een acuut opvullingsprobleem ontstond.” In zo’n geval is het prettig als je naast genoeg mankracht meteen ook voldoende kennis naar binnen kan halen.

Chris kende Finext als professionele, pragmatische interim financials met gevoel voor menselijke verhoudingen, sterk in communicatie, die weten hoe het er in grotere en middelgrote ondernemingen aan toegaat. “Ik klopte bij Finext aan voor het tijdelijk invullen van twee functies en voor het inkopen van kennis om het bedrijf twee stappen verder te brengen.”

Breed en compleet verandertraject

Business control bestond bij EW Facility Services echter enkel op papier. Marlie Vermazeren gaf als interim Finext-controller het businesscontrolteam handen en voeten door begeleiding en sturing te geven aan de aan het team toegewezen financials.

“Finext bood de mogelijkheid om tijdens het traject naar behoefte kennis te kunnen inschuiven”

Chris: “Marlie heeft van binnenuit laten zien wat een business controller allemaal kan. Niet vanuit een hiërarchische positie, maar door haar teamgenoten mee te krijgen in die rol-invulling. Een prachtig voorbeeld van lead by example. En nog mooier, ze heeft ook de rest van de organisatie een ander soort financial laten zien, eentje die jou vanuit kennis en kunde een spiegel voorhoudt en vanuit gelijkwaardigheid informatie met je deelt.”

Thijs Vijverberg nam vanuit Finext de rol van interim finance & control-manager op zich. Samen met Marlie gaf hij vorm en inrichting aan de nieuwe businesscontrolunit. Hij zorgde ervoor dat de gehele financiële afdeling bleef doordraaien en hij stuurde de nieuw aangenomen senior finance controller aan. Chris: “Thijs had bovendien een gedegen kennis van AFAS, wat in de praktijk buitengewoon waardevol bleek voor de keuzes die EW maakte bij de inrichting van het ERP-systeem. Wij zijn behoorlijk ambitieus geweest en hebben AFAS bijna in zijn compleetheid geïmplementeerd, vanuit een drive om het heel goed te doen en om voorop te lopen. Als je die drive hebt, maar niet de kennis, dan heb je een partner nodig die daarin meegaat en die kennis kan toevoegen.”

Power BI, jaarrekening en accountantscontrole

Gaandeweg zo’n changetraject wordt dan vaak duidelijk dat je op specifieke terreinen nog kennis te kort komt, aldus Chris. In de AFAS-migratie werd voor de toets of de juiste data in het systeem werd omgezet daarom ook Paul van den Bosch van Finext erbij betrokken. “En toen Paul eenmaal voor het AFAS-traject bezig was, bleek hij ook sterk te zijn op het stuk van de jaarrekening en de jaarrekeningcontrole; we hebben hem uiteindelijk op twee kanten kunnen inzetten. Dan zie je dus de waarde van zo’n netwerk. Finext springt eruit door de bereidheid om mee te bewegen met de klant – niet alleen qua inhoud, maar ook door op de juiste momenten de juiste mensen te kunnen leveren.”

“Verder zat ik nog met het vraagstuk over BI, hoe we straks de data die we in het nieuwe boekhoudsysteem hebben, omturnen naar simpele rapportages met managementinformatie. We wisten dat we dat moesten oplossen, maar we hadden nog niet bepaald of we daarvoor hulp zouden inroepen. Bij Finext bleek dat ook díe kennis ruim voorhanden was en bovendien paste het in ons momentum – we waren al aan het veranderen – en dus hebben we ook de eerste stap gezet voor Power BI. Finext bood mij op deze manier de mogelijkheid om tijdens het traject naar behoefte kennis te kunnen inschuiven, en dat heeft wonderwel uitgepakt!”

De toegevoegde waarde van finance

Binnen EW Facility Services werd tot dan toe sterk gestuurd via hiërarchische lijnen en minder op talentontwikkeling. “We hebben het businesscontrolteam laten zien dat ze het zelf kunnen, dat ze zelf de regie kunnen pakken. En dat geeft vertrouwen”, zegt Thijs. Omdat hij en Marlie elkaar kenden, werden er bovendien snel meters gemaakt. “De regiodirecteuren zijn in het nieuwe organisatiemodel van EW Facility integraal verantwoordelijk voor alles – van sales tot uitvoering. Wij hebben nu de controller als het ware in de rol van de CFO van de regiodirecteur gezet, om echt de nadruk te leggen op de samenwerking tussen die twee.”

“We hebben het businesscontrolteam laten zien dat ze het zelf kunnen. Dat geeft vertrouwen”

Verder heeft het controlteam de rijen gesloten: er wordt op één manier gewerkt, dat wordt met elkaar afgestemd en de teamleden spreken elkaar onderling aan op kwaliteit en het leveren daarvan. “Maar wil je die kwaliteitsslag goed kunnen maken, waarbij je de finance-afdeling de tools in handen geeft om zelf analyses uit te voeren, dan moet je dataset op orde zijn. En die dataset krijg je alleen maar op orde als je standaardiseert”, benadrukt Thijs. “Op het moment dat die analyses goed zijn, dan kun je echte stuurinformatie gaan genereren op basis waarvan de regiodirecteuren hun werk beter kunnen doen.”

Benadering vanuit menselijke systemen

Chris: “Ik heb Finext leren kennen als een ware businesspartner die met je mee schakelt. Met de juiste kennis, maar die ook aangeeft als de kennis er niet is. Wat ik erg prettig vind aan Finexters is dat ze kritisch durven zijn en een eigen mening hebben, dat zit net zo goed in hun DNA ingebakken als hun mensgerichtheid. Zij hebben niet alleen oog voor the job, maar zeker ook voor de collega’s.”

“Wij kwamen binnen in een bedrijf dat vooral op de inhoud, op taken, werd aangestuurd”, zegt Thijs. “Door het te benaderen vanuit menselijke systemen en processen hebben wij andere accenten kunnen aanbrengen. Finexters hebben een bepaalde pro-activiteit, we wachten niet af, maar gaan de organisatie in; we gaan koffiedrinken en verbinden. En juist door de verbinding hebben we bij EW Facility meer gas kunnen geven en meer kunnen realiseren dan een ander.”

Fundament voor de toekomst

Het changetraject van EW Facility Services bestond uit het volwaardig opzetten van de businesscontrolafdeling, de implementatie van een geheel vernieuwd AFAS-systeem en het zetten van de eerste stappen in BI en het gebruik van moderne tooling. Alles wat het bedrijf wilde neerzetten is afgerond, slechts een paar zaken behoeven nog finetuning.

“Als je als onderneming van onze omvang – met niet veel kennisstaf en relatief veel juniormensen – zo’n changetraject uitvoert, dan is het kunnen leunen op een partner als Finext die op een pragmatische manier kennis levert, essentieel”, weet Chris. “Verder hebben we vanaf het begin ook sterk de link gelegd tussen finance en andere afdelingen aan de achterkant van het bedrijf, en de operatie- en commercie-afdelingen aan de voorkant. Zodoende is dit niet een project van alleen het hoofdkantoor geweest, maar een project van iederéén. Daar ben ik zeer tevreden over. Wij hebben het fundament voor de toekomst gelegd, en al is die toekomst nu door corona wat ongewis, dit gaat ons zeker verder helpen.”

Finance & ControlKeten- & ProcesoptimalisatieManagementinformatie & Dashboarding