Toekomstbestendige structuur in informatievoorziening bij Eikk Onderwijsgroep - Finext

Toekomstbestendige structuur in informatievoorziening bij Eikk Onderwijsgroep

De Eikk Onderwijsgroep (2019) staat voor marktbrede complete ontwikkeling van professionals. Onderdeel van de groep zijn onder andere financiële opleider Lindenhaeghe, Kenneth Smit, Florens en het Examenadviesbureau (EAB). De verschillende labels binnen Eikk bieden, elk vanuit hun eigen missie en visie, unieke trainingen voor een specifieke doelgroep. Om te groeien maakt Eikk gebruik van een buy-and-build-strategie. De snelle groei van Eikk stelt het bedrijf daarbij voor verschillende uitdagingen. Finext speelde een ondersteunende rol bij de herinrichting van de financiële administratie (AFAS) en aanpassing van de informatievoorziening.

Door Stefan Reijgersberg, januari 2021

“Het organisatiemodel veranderde en daarmee ook de behoeften van de onderneming”

De financiële afdeling is het hart van elke organisatie. Immers: hier komen alle belangrijke (geld)stromen samen. Deze worden omgezet tot rapportages en dienen tot inzicht voor diverse stakeholders over de prestaties van de onderneming. Zo ook voor de Eikk Onderwijsgroep.

De inrichting van de financiële afdeling van opleider Lindenhaeghe was van oorsprong afgestemd op de informatiebehoeften van een gemiddelde MKB-onderneming. Als gevolg van de oprichting van Eikk Onderwijsgroep in 2019 veranderde echter de algehele organisatiestructuur en daarmee de informatiebehoeften van de organisatie. De financiële afdeling werd nu verantwoordelijk voor meerdere bedrijven, er kwamen nieuwe stakeholders bij en men wilde beter kunnen sturen op product/dienstenniveau. Ook ontstond er behoefte aan geconsolideerde rapportages voor de gehele organisatie en aan voorspellende waarden naast de rapportages uit het verleden.

Het bestaande financiële systeem (AFAS) voldeed niet aan deze nieuwe (informatie)behoeften. Er waren aanpassingen noodzakelijk aan de structuur en inrichting van de financiële administratie en de hieruit voortvloeiende managementinformatie. Bovendien was er door onverwachts vertrek van een ervaren medewerker een vacature ontstaan binnen het financeteam. Om AFAS aan te passen aan de nieuwe situatie heeft Eikk Onderwijsgroep bij Finext aanvullende expertise ingeschakeld.

Structuur aanbrengen in de financiële administratie

“We zetten in op een buy-and-build-strategie ”, zegt Annette Eestermans, CFO van Eikk Onderwijsgroep, “waarbij we naast de autonome groei die we met onze huidige labels nastreven, ook andere ondernemingen acquireren en aansluiten. Inmiddels hebben we een divers palet aan labels binnen de Eikk-groep, wat de organisatiestructuur en daarbij behorende financiële administratie uitdagend maakt en ook wel complex.”

Bovendien nam het productportfolio toe en dat vroeg om nieuwe en verbeterde inzichten: brutomarges per product, rendement per training, bezettingsgraad, gemiddelde omzet per cursist. Er moest, kortom, een verbeterde structuur worden aangebracht. Niet zo zeer in de afdelingen en functies, maar juist in de financiële administratie, in AFAS, en in het operationele systeem.

Verbetertraject van AFAS

Om AFAS aan de nieuwe situatie aan te passen schakelde Eikk Onderwijsgroep aanvullende expertise in. AFAS-expert Thom Hesse van Finext: “Ik ben binnengekomen op zowel een capaciteits- als kennisvraagstuk. Eerst heb ik de vrijgekomen vacature binnen het financeteam ingevuld, om op die manier de financiële afdeling ondersteuning te bieden. Daarna heb ik vormgegeven aan de optimalisatie en herinrichting van AFAS.” Die combinatie van meewerken en herinrichten stelde Thom in staat om de behoeften van de organisatie vooraf goed in kaart te brengen en om de optimalisatiefase ook beter te laten aansluiten op de nieuwe en toekomstige organisatie.

“Het streven was om vanuit finance één kanaal van informatievoorziening te hebben”

Er werd gestreefd naar één kanaal van informatievoorziening, vanuit finance, waardoor de hele organisatie uiteindelijk met dezelfde cijfers werkt. Annette: “Ik wil voorkomen dat iedereen overal informatie vandaan trekt, eigen lijstjes maakt en daarmee eigen waarheden creëert. Ik wil het over hetzelfde omzetbedrag hebben als mijn collega, dezelfde taal spreken en dus van dezelfde gegevens uitgaan. AFAS is ons financieel systeem, voor mij is er daarom één waarheid en die komt uit AFAS. En finance is dan de afdeling die voor die informatieverstrekking verantwoordelijk is.”

Draagvlak creëren binnen het team

Vanuit zijn invalfunctie binnen de administratie had Thom de kans om de organisatie eerst een paar maanden goed te leren kennen, waardoor hij wist waar de pijnpunten lagen. “Je spreekt veel personen, hoort hun wensen en verkrijgt inzage in wat de verschillende afdelingen aan informatie willen ontvangen. Het is van belang om medewerkers vroegtijdig bij het traject betrekken, omdat je zo draagvlak creëert. Bovendien heb je te maken met verschillende stakeholders: de directeur van Lindenhaeghe zoekt andere inzichten dan een salesmanager.”

Flexibiliteit en toekomstbestendigheid

Bij het inrichten van een nieuw systeem met een nieuwe structuur is het uiteraard van belang dat die structuur toekomstbestendig is. Een buy-and-build-strategie betekent immers dat er steeds nieuwe bedrijven en nieuwe producten bij zullen komen.

“In de opzet en inrichting van de financiële administratie van Eikk-groep zit inmiddels voldoende flexibiliteit om die aanpassingen straks zelf te kunnen maken”, zegt Thom. “Daarvoor heb ik diverse handleidingen opgesteld. Het operationele systeem moet in principe continu meegroeien. Dit werkt twee kanten op. Het bedrijf groeit, de markt verandert en als organisatie moet je daarop anticiperen door je voortdurend te blijven aanpassen.”

Tastbare resultaten voor finance en de rest van de organisatie

Bij Eikk-groep staat inmiddels de basis om mee verder te kunnen. Er is nu een maandelijkse resultaatanalyse waarbij het mogelijk is te verdiepen tot op grootboekrekeningniveau en een rapportage op het gebied van omzet en brutomarge op product-/omzetsoort. Dergelijke rapportages waren voorheen niet beschikbaar, maar wel zeer wenselijk. Het geheel behoeft nog wat finetuning, maar de structuur in de systemen is aangebracht. De volgende stap is werken met BI-tooling, waarbij op dagelijkse basis in alle mogelijke informatiebehoeften kan worden voorzien.

“Ik ken Finexters als personen die de organisatie snel leren kennen en zich gemakkelijk aanpassen in het bedrijf”

Een transparante en open samenwerking

Over de samenwerking met Finext is Annette zeer te spreken: “Ik ken Finexters als personen die de organisatie snel leren kennen, zich gemakkelijk aanpassen waardoor ze ook snel worden opgenomen in het bedrijf. Ze denken mee, zijn sterk oplossingsgericht en kijken altijd meteen hoe en waar ze kunnen helpen. En het regelmatig met elkaar schakelen, met Thom en met het team, zorgde voor een open en transparante sfeer.”

“Bij Finext gaat het verder dan alleen de invulling van de capaciteitsvraag of kennis van AFAS”, vat ze samen. “Ik zie hen dan ook niet als leverancier, maar echt als partner – in goede en in minder goede tijden!”

Finance & ControlManagementinformatie & Dashboarding