Dynamische groei bij Infotheek Group met Sigma Conso

Infotheek Group, de grootste circulaire IT-onderneming in Europa, hanteert een buy & build-strategie. De ambitieuze groei én de overname door een private equity-partij vragen om meer grip op de financiële rapportages. De implementatie van Sigma Conso maakt de rapportageprocessen sneller en betrouwbaarder. Ook levert het systeem vanuit één basis meerdere rapportagevormen naast elkaar.

Door Danielle Gruijs, april 2019
Dynamische groei bij Infotheek Group met Sigma Conso
Marieke Geerling en Marieke Abelman

In 1991 begonnen, is Infotheek Group uitgegroeid tot de grootste circulaire IT-specialist van Europa. Met meer dan 800 collega’s genereert de organisatie een omzet van ruim 750 miljoen euro. Het bedrijf won diverse awards voor haar innovatieve circulaire aanpak en de snelle groei.

Buy & Build

Voor deze groei hanteert de organisatie een buy & build- strategie. Zo deed het groot MKB-bedrijf binnen korte tijd een aantal overnames. hierdoor vormt Infotheek Group met Centralpoint, Flex IT Distribution, Flex IT Rent en Added Dimension op verschillende niveaus in de supply chain de paraplu over meerdere sterke IT-labels.

“We hebben overzicht in de opbouw van de data, waardoor we langs verschillende assen kunnen rapporteren.”

Dit heeft een behoorlijke impact op de financiële processen. “Overnames betekenen voor ons binnen finance vooral dat je controle moet zien te krijgen op de overgenomen entiteiten,” vertelt Marieke Abelman, finance director bij Infotheek Group.

Grip op de financiële processen

De implementatie van Sigma Conso ondersteunt hierin. “We hebben overzicht in de opbouw van de data, waardoor we langs verschillende assen kunnen rapporteren,” gaat Marieke verder. “Voor vergelijkende cijfers willen we dat cijfers vanaf 1 januari al meetellen in de managementrapportages, maar voor de jaarrekeningen vanaf het moment van overname.”

“We hebben diverse rapportagestructuren ingebouwd; vanuit één vaste basis zijn er meerdere rapportagevormen voor de balans en de P&L direct beschikbaar,” legt Alwin Berkhout uit. Als consultant van Finext is Alwin nauw betrokken bij het implementeren van het consolidatiesysteem.

De overgenomen entiteiten hebben hun eigen bronsystemen, die consolideren in Sigma Conso. “Juist door dat diverse landschap aan systemen is het prettig dat je één manier van rapporteren hebt,” stelt Marieke Abelman.

Overname door private-equity partij

Een dergelijke buy & build-aanpak is vaak aantrekkelijk voor private equity-partijen. Zo ook bij Infotheek Group. Na een reeks van overnames is de organisatie in 2016 zelf overgenomen door een private equity-partij.

Ook deze overname vraagt om een verandering in de financiële processen. “Dat we zelf overgenomen zijn betekent dat er een extra laag is die informatie wil ontvangen,” vertelt Marieke Geerling, FP&A Manager bij Infotheek Group. “Die informatie willen ze graag op de correcte manier zien, zodat de juiste beslissingen genomen kunnen worden. Een afgeleide van de managementrapportage gaat naar de board, terwijl de interne rapportages meer details bevatten.” Al deze verschillende varianten van de managementrapportages worden opgesteld vanuit dezelfde basis in het systeem.

Interne herstructurering

Na de reeks van overnames komt er een nieuwe merkenstructuur voor Infotheek Group: één merk voor de end- userdivisie, Central point en één voor de distributiedivisie, Flex IT.

Bij deze nieuwe merkenstructuur hoort een interne herstructurering. “Eind 2017 heeft een juridische splitsing plaatsgevonden van de Infotheek Group in twee divisies. Dat betekent wel wat voor je cijfers en je rapportages; je moet op de oude manier kunnen rapporteren én op de nieuwe,” vertelt Marieke Abelman. “Dan is het heel prettig dat er een kundig iemand naast zit die je de weg wijst. Alwin heeft ons geadviseerd over de juiste stappen en het ombouwen van de historische data.”

Van 30 naar 4 dagen

Beide Mariekes zijn enthousiast over de verbeterde processen in het nieuwe systeem. “Het allerbelangrijkste resultaat is de snelheid waarmee het nu gaat. Hiervoor moesten we wachten op de Excel-bestanden van onze ondernemingen en duurde de afsluiting 30 dagen. Nu hebben we binnen 5 werkdagen een volledige consolidatie liggen.”

De volgende stap is het nog verder versnellen van de afsluiting. Daarnaast is het voor de managementrapportage van belang om te rapporteren op cost center-niveau. Deze extra verdieping gebeurt nu nog extracomptabel; het inbouwen van de cost centers is de laatste stap om alle manuele acties uit het rapportageproces te halen.

“Dan kunnen we binnen 4 dagen afsluiten,” vervolgt Marieke Geerling. Een groot voordeel, vindt ze. “Hoe langer je wacht, hoe minder men geïnteresseerd is in de informatie. als je al verder in de maand zit, wordt bijsturen lastiger.”

“Het mooie is dat we de cashflow, de P&L en de balans al weten. Dan kun je goed vooruitkijken en krijgt bijvoorbeeld de cashflow steeds meer toegevoegde waarde.”

Maandelijkse rolling forecast

Na het sneller afsluiten is de volgende stap meer vooruitkijken. “Dat staat hoog op ons lijstje,” gaat Marieke verder. “als een bedrijf een slechtere maand heeft gehad, dan wil je kijken wat je de volgende maand kunt doen om dat te corrigeren. En als er een goede maand is geweest, wil je je voorspellingen bijstellen naar boven.”

Meer inzicht leveren ondersteunt de strategie van de ambitieuze organisatie. “Ons doel is sustainable revenue growth; in het verleden hebben we veel nieuwe klanten aangetrokken, nu willen we echt marktleider zijn op het gebied van circulaire IT,” vertelt Marieke Abelman.

Een maandelijkse rolling forecast draagt daaraan bij: “Het mooie is dat we de cashflow, de p&L en de balans al weten. Dan kun je goed vooruitkijken en krijgt bijvoorbeeld de cashflow steeds meer toegevoegde waarde, omdat je kunt zien wanneer je gedurende het jaar wil investeren.”

Guidance voor de strategische wensen

De verbeterde financiële processen passen bij de nieuwe fase van Infotheek Group. “In het verleden werd er meer gestuurd op onderbuikgevoel, omdat men de organisatie goed kende. Nu moeten we meer sturen op feiten. Dat vraagt om een goede opbouw van de budgetten, met guidance voor de strategische wensen,” zegt Marieke Abelman. “We pushen nu meer op de strategie voor de toekomst,” concludeert Marieke Geerling.

Beeld: MLBfoto

Consolidatie & Corporate Reporting Sigma ConsoSigma Conso Consolidation & Reporting