Een sluitende begroting bij DESTO

De praktijk bij DESTO: Hoe bereik je een sluitende begroting?

Veel sportverenigingen worden geconfronteerd met maatschappelijke en economische ontwikkelingen. Schommelende ledenaantallen, minder vrijwilligers en minder sponsor- en subsidiegelden hebben impact op de financiën van sportverenigingen. Hoe bereik je binnen deze dynamiek een sluitende begroting? Robbert van Vliet, voorzitter van DESTO, deelt zijn ervaringen.

Door Paul Sedee, Erik Stoffer, februari 2015

“We hebben – net als veel sportverenigingen – te maken met twee stromingen die impact hebben op de organisatie van onze vereniging, zowel operationeel als financieel,” vertelt Robbert van Vliet, voorzitter van omnisportvereniging c.o.v. DESTO. Binnen DESTO wordt op één terrein voetbal, tennis, jeu de boules en theater beoefend. “Ten eerste zien we een maatschappelijke verschuiving naar meer individualisme, waarbij sommige leden minder intensief betrokken zijn bij de vereniging. Dat geeft schommelende ledenaantallen en maakt het lastiger om vrijwilligers te vinden.”
“Ten tweede is het economische klimaat minder gunstig. Naast verminderde sponsoring vanuit het bedrijfsleven, hebben we ook te maken met een terugtrekkende overheid. Dat merken we bijvoorbeeld in lagere subsidies, maar ook in een verhoogde huur van sportvelden.” Naast de maatschappelijke en economische ontwikkelingen speelde bij DESTO nog een derde factor: de verhuizing naar een nieuwe clubhuis.

Kennis vanuit het bedrijfsleven

Deze ontwikkelingen vragen om een structurele aanpak, reden voor DESTO om via Sport & Zaken Finext te vragen om hun expertise in te brengen. “Als financiële consultancyorganisatie delen we graag onze kennis vanuit het bedrijfsleven met de sportwereld,” vertelt Paul Sedee van Finext. Hij is samen met collega Erik Stoffer als vrijwilliger aan de slag gegaan voor DESTO. “Paul en Erik hebben ons geholpen om de verbeterprojecten concreet te maken; doen we de goede dingen, en wat missen we nog? Externe ogen kunnen verenigingen helpen om de verbeteringen helder te krijgen,” vertelt Robbert.
Om snel verbeteringen door te voeren, heeft DESTO een taskforce ingericht. Deze taskforce komt elke 2 weken bij elkaar, waarbij gericht wordt gekeken naar het boven water krijgen van de knelpunten en het oplossen daarvan. Hierdoor zijn al een aantal quick wins gerealiseerd. Robbert: “We hebben bijvoorbeeld kostenbesparingen gerealiseerd door verbeterde inkoopcontracten met schoonmaakpartijen en nieuwe energiecontracten. Ook hebben we de focus gezet op het verbeteren van de financiële administratie.”

Mensen in hun kracht zetten

Bij de verbeteradviezen speelt het betrekken van de leden een grote rol. “De eerste stap is het op orde krijgen van de financiële administratie,” zegt Erik Stoffer. “Voor de structurele vervolgstappen is echter belangrijk om de leden te betrekken. Beleg verantwoordelijkheden laag binnen de organisatie en zet mensen in hun kracht.” “Een voorbeeld is het creëren van de ‘Gouden Kaartenbak’, waarin de talenten van de leden staan,” zegt Paul. “Vraag aan de leden: ‘waar kan ik jou voor bellen?’ Als de vereniging dan bijvoorbeeld een jurist nodig heeft, weet je eenvoudig welke leden je kunt vragen. Hetzelfde geldt voor alle facetten die een vereniging nodig heeft, van social media specialist tot hypotheekadviseur of hovenier.”

Het clubhuis benutten

Naast het meer betrekken van de leden, biedt ook de exploitatie van het clubhuis veel sportverenigingen kansen om de begroting sluitend te krijgen. “Dat kan door het organiseren van meer activiteiten rondom de sport zelf, zoals het uitzenden van live WK-wedstrijden, maar ook breder,” zegt Erik. “Denk bijvoorbeeld aan het openstellen voor kinderopvang, huiswerkbegeleiding of buurtactiviteiten. Organiseer laagdrempelige activiteiten zoals sjoelen, darten of gamen op een groot scherm, of laat een lokale fietsclub in het clubhuis starten en eindigen. Het doel is zo veel mogelijk activiteit in het clubhuis.”

Gevraagd naar advies voor andere sportverenigingen, is Robbert stellig. ”Wuif signalen niet teveel weg, maar grijp in. Wij hebben dat in het begin eigenlijk te voorzichtig gedaan. Wat je veel ziet binnen vrijwilligersorganisaties, is dat iedereen een drukke baan heeft waardoor het lastiger is om iemand aan te spreken op zijn vrijwilligerswerk. Die cultuur moet je als vereniging ombuigen.”

Binnen DESTO wordt dan ook veel aandacht besteed aan het creëren van draagvlak, zodat de noodzakelijke veranderingen breed gedragen worden. “In de taskforce zitten bijvoorbeeld leden vanuit de verschillende onderdelen van DESTO. Deze leden zijn verantwoordelijk voor hun deel van de vereniging, zowel voor het communiceren van de besluiten als het binnenhalen van de meningen rondom de verbeteringen,” vertelt Robbert.

Verantwoordelijkheid nemen

“Daarnaast creëren we zoveel mogelijk momenten om pijnpunten te delen, bijvoorbeeld door regelmatig ledenvergaderingen te houden. Daarin geven we transparant en eerlijk uitleg over de stand van zaken. De vereniging is niet van mij als voorzitter, de vereniging is van de leden. Soms stellen leden zich op als consumenten, maar de vereniging is van ons allemaal. Daarin is een rol voor het bestuur, maar ook voor de leden. Dat is soms wel even wennen, want dan moet je met elkaar de verantwoordelijkheid nemen.”

Download bijlage
Plannen, Budgetteren & Forecasten Non-profit & Educatie