• Veelzijdig corporate reportingplatform bij Ballast Nedam

Voor Ballast Nedam is inzicht in de projecten van groot belang. Een veelzijdig corporate reportingplatform faciliteert zowel de consolidatie als de wekelijkse cashforecasts, de project forecasts en de orderportefeuille. Het internationale bouwbedrijf gebruikt hiervoor al meer dan 10 jaar meerdere SAP BPC-applicaties, aangevuld met CXO-Cockpit voor het grafisch online rapporteren en het eenvoudig vastleggen van de commentaren.

 

Door Danielle Gruijs, mei 2017

Het corporate reportingplatform binnen Ballast Nedam kenmerkt zich door een brede inzet van diverse SAP BPC-applicaties. De Performance Managementoplossing wordt niet alleen benut voor consolidatie en budgettering, maar ook voor cashflowrapportages en cashforecast, de MVO- en veiligheidsrapportages, het woningenaanbod en de woningenexposure. “Ik denk niet zozeer in applicaties, maar meer in de oplossingen waar we de applicaties voor gebruiken,” zegt Jeroen Lans, Informatiemanager bij Ballast Nedam, als hij gevraagd wordt naar de verschillende applicaties die Ballast Nedam inzet. “We gebruiken weliswaar vijf of zes applicaties binnen SAP BPC, maar die dienen allemaal één doel: een perioderapportage voor elkaar krijgen.”

“Naast de consolidatie wilden we ook de divisies en businessunits naar één rapportagemodel brengen”

Daarnaast wordt de oplossing ook gebruikt voor marktinformatie. Zo wordt er informatie per project vastgelegd in een businessunitoverstijgende ‘kenmerkenapplicatie’. “In deze kenmerkenkubus wordt vanuit de hele organisatie gedetailleerde informatie per project vastgelegd,” legt Klaas de Roo, Group Controller bij Ballast Nedam uit. “Deze informatie is via de kenmerkenapplicatie eenvoudig toegankelijk tijdens aanbestedingen.”

Eén balans voor jaarrekening en managementinformatie

Het internationale bouwbedrijf gebruikt inmiddels al meer dan 10 jaar SAP BPC, destijds nog bekend als Outlooksoft. Bij de inrichting van de applicaties werd bewust aandacht geschonken aan de integratie tussen de managementrapportage en de jaarrekening. “Voorheen werd het management met veel verschillende
rapportagevormen geconfronteerd,” vertelt Klaas. “Naast de consolidatie wilden we daarom ook de divisies en businessunits naar één rapportagemodel brengen. “De applicaties zijn divers en uitgebreid,” zegt Alwin Berkhout, consultant bij Finext Performance Management.
“We zien vaak dat organisaties SAP BPC alleen inzetten voor de periodieke rapportage van de balans en de P&L.”
Daarbij is gekozen voor één balans als uitgangspunt voor zowel de managementinformatie als de jaarrekening. Klaas: “De balans is primair gericht op de jaarrekening, maar wel zodanig dat deze ook de managementinformatie ondersteunt.” “Het vorige systeem was vooral een rapportagesysteem, terwijl SAP BPC op deze manier een echt besturingssysteem is,” vertelt Wesley Schulte, ook consultant bij Finext Performance Management. Alwin en Wesley zijn al jaren betrokken bij de ontwikkeling van SAP BPC binnen Ballast Nedam.

Decentrale projectenorganisatie

BPC CXO bij Ballast Nedam
Klaas de Roo (Ballast), Alwin Berkhout (Finext), Wesley Schulte (Finext), Jeroen Lans (Ballast)

Ballast Nedam is decentraal georganiseerd, met projecten vanuit verschillende divisies. ”In zo’n decentrale
organisatie, met verschillende ERP-systemen, wil je toch een gemeenschappelijke single point of truth vinden waar iedereen het over eens kan zijn,” vertelt Jeroen. “We zien SAP BPC als de bron die optelt vanuit de verschillende ERP-systemen van de businessunits.” Jeroen vindt bovendien dat er een verschil is tussen rapportage- en registratiesystemen. “De wereld van rapportages moet je los zien van die van ERP-systemen. ERP-systemen produceren weliswaar ook rapportages, maar als je cashrapportages wil maken heb je in een rapportagesysteem meer flexibiliteit om de rapportage aan te passen. Wij kunnen nu vragen ‘vul je gedachten rondom forecasting in’, zonder dat het al vast hoeft te liggen in het ERP-systeem.”

Cashforecast via CXO-Cockpit

De cashforecast is belangrijk voor het bouwbedrijf. “Sinds 2008 is de cashforecast eigenlijk bij elk bedrijf belangrijk. Waar je eerst in de bouw zag dat tien grotere projecten de kleinere verlieslijdende projecten konden dekken, zijn de marges nu veel kleiner. We kunnen ons geen misstap permitteren,” vertelt Jeroen. “Ook de kredietverlening vanuit de banken is anders geworden. Dat heeft tot een ommekeer geleid, de traditionele boekhoudkundige manier van denken is blijvend veranderd,” zegt Klaas. “We zijn overgestapt van P&L-denken naar cash-denken,” vertelt Alwin. “Het is eigenlijk meer zoals je het thuis doet; ik heb privé geen P&L, maar wel een cashflowrekening.”

“Nu ligt de focus op de forecast zelf, en niet meer op het knippen, plakken en controleren of de cijfers wel kloppen”

Ballast Nedam koos ervoor om de dashboardoplossing CXO-Cockpit als aanvulling op SAP BPC in te zetten. “Externe partijen vroegen ons om een cashforecast per individuele entiteit, inclusief een toelichting op de ontwikkeling. Dit deden we eerst in Excel-sheets, gebaseerd op data vanuit SAP BPC. Dat is niet alleen bewerkelijk, maar als je gaat knippen en plakken gaat er ook weleens iets fout,” legt Jeroen uit. “SAP BPC is
echter niet echt geschikt om teksten flexibel in op te slaan. Op aanraden van Alwin hebben we toen gekeken naar CXO-Cockpit.” “In deze dashboardoplossing kun je zowel grafieken als teksten gebruiken,” vertelt Alwin. “Bovendien integreert CXO rechtstreeks met SAP BPC, waardoor er geen lange implementatie nodig is. Na een Proof of Concept van 3 dagen hebben we nog slechts 5 dagen nodig gehad om het daadwerkelijk live te brengen.”

Meer tijd voor het echte werk

De toevoeging van CXO-Cockpit heeft de kwaliteit van de cashflowforecasts verbeterd. “De noodzaak werd al gevoeld om de forecast serieus te nemen. Nu ligt de focus echter op de forecast zelf, en niet meer op het knippen, plakken en controleren of de cijfers wel kloppen,” zegt Jeroen. “Hiermee hebben we hygiëne ingebouwd.” Het bouwbedrijf zet de dashboardtool nu ook breder in, als vervanging van hun periode- en kwartaalrapportages en hun Businessplannen. “Dat gaat ons tijdsbesparing brengen,” zegt Jeroen. “We moeten ervan af dat we lang bezig zijn met het samenstellen van rapportages, zodat we meer tijd hebben voor het echte werk. Het systeem moet mensen niet in de weg zitten om over de inhoud na te denken. Neem de cashforecast; voorheen waren mensen hier dagen mee bezig.” “Nu is het veel minder arbeidsintensief,” beaamt Klaas. “Bovendien is het voor onszelf ook makkelijker geworden, kwalitatief beter en ook sneller.”

Klaas en Jeroen zijn positief over de samenwerking met Finext. “We zijn heel tevreden over het commitment van Alwin, Wesley en de andere Finexters. De klant staat voorop; als er iets mis is, wordt het probleem zo snel mogelijk geanalyseerd en opgelost.” Alwin: “BPC is de spil binnen het rapportageproces. Wanneer er geen cijfers kunnen worden gerapporteerd is dat direct zichtbaar. Issues moeten daarom direct worden opgelost, snel schakelen is dan belangrijk.”

Eén ijkpunt

Gevraagd naar advies voor organisaties die hun corporate reporting platform willen uitbreiden, vinden zowel Klaas als Jeroen één gedeelde bron belangrijk. Klaas: “Ik ben voor standaardisatie. Werk waar mogelijk vanuit één database, zodat iedereen over dezelfde cijfers kan beschikken.” “Zorg voor één ijkpunt, zowel kwantitatief als kwalitatief, zodat je je kunt richten op je doelstellingen. Streef ernaar dat je allemaal over hetzelfde praat, dat je definities helder zijn en dat het cijfer dat je er nu inzet  volgende week nog hetzelfde betekent,” gaat Jeroen verder. “Stap bovendien af van losstaande of gekoppelde Excelsheets. Natuurlijk mag je werken met Excel, maar Excel is een eindpunt, geen begin.”

“Het vorige systeem was vooral een rapportagesysteem, terwijl SAP BPC op deze manier een echt besturingssyteem is.”

Consolidatie & Corporate ReportingManagementinformatie & Dashboarding Construction & Engineering CXO SoftwareSAPSAP BPC consolidatieSAP BPC planning