Continuïteit in de consolidatie

Continuïteit in de consolidatie met Oracle HFM bij Fokker

Consolidatieprocessen en -systemen vragen om een schaarse combinatie van kennis. Door piekmomenten, interne projecten of verloop kan de continuïteit van het proces onder druk staan. Fokker en een internationale retailer delen hun ervaringen.

IT&finance

“Fokker was eerst een onderdeel van het grotere Stork. Recentelijk zijn we gesplitst, met een eigen RvC. Bij Stork gebruikten we Hyperion, dat moet nu door ons zelf in de lucht gehouden worden,” vertelt Lars de Jager, group controller bij Fokker.

“Vanuit Finext helpt Roland ons hierbij. Hij ondersteunt corporate control met de dagelijkse werkzaamheden, maar ook met ad hoc vragen en rapportages die verder gaan dan de Hyperion-kennis van de gebruikers. Hij heeft veel kennis van de inhoud van het systeem, waardoor hij de gebruikers goed kan helpen,” gaat Lars verder. “Bovendien ondersteunt hij ons bij de migratie naar onze eigen versie van Oracle Hyperion Financial Management (HFM); Fokker FM.”

Eenvoudiger

“Het doel is om Hyperion eenvoudiger op te zetten, zodat de gebruikers en beheerders er beter zelf mee overweg kunnen,” vertelt Roland van den Berg van Finext. “Tegelijkertijd leiden we gebruikers op in de basiskennis van beheer en onderhoud, zodat bijvoorbeeld de nieuwe functioneel beheerder zelf de kleinere aanpassingen kan doen.”

“Uiteindelijk moet je op eigen benen kunnen staan, maar het is een afweging welke kennis je zelf in huis wilt hebben”

“De huidige Hyperion-applicatie voldoet niet meer aan de huidige eisen en is vervuild met informatie die wij nu niet meer nodig hebben. Roland helpt bij het beheer van de huidige versie en het implementeren van een nieuwe versie. Het nieuwe systeem wordt eenvoudiger te beheren en makkelijker te begrijpen,” vertelt Lars. “Finext is daar heel capabel in, dat verwachtte ik ook wel. Die verwachting wordt waargemaakt.” “Fokker FM kan zo veel meer waarde toevoegen aan de rapportages naar de stakeholders zoals banken, RvC en directie,” zegt Roland.

Capaciteit en kennis

De reden voor de interim-invulling vanuit Finext is tweeledig. “Deels is de aanleiding capaciteit, we hadden niet genoeg mensen om de activiteiten tijdens het project zelf in te vullen. Maar we hadden ook behoefte aan een stuk kennis over hoe je het consolidatieproces- en systeem opzet. Als je in het systeem duikt, komt er veel technische kennis bij kijken, Roland kan een stuk dieper dan wij dat kunnen.”

“Uiteindelijk moet je op eigen benen kunnen staan, maar het is een afweging welke kennis je zelf in huis wilt hebben,” zegt Lars. “Het is ook niet wenselijk om voor specialistische technische kennis iemand fulltime in dienst te hebben. Op termijn willen we vooral ondersteuning tijdens het maandeindeproces.”

Lars de Jager en Roland van den Berg
Lars de Jager en Roland van den Berg

De cijfers & de tool Oracle HFM

De combinatie van financiële en systeem-kennis vindt Lars belangrijk. “Het is een functie op het snijvlak van IT en finance. Je hebt niets aan iemand die alleen IT snapt, want juist de cijfers zijn belangrijk. Maar iemand die alleen de cijfers snapt, kan niets met de tool. Ik ben heel blij met iemand die weet hoe het systeem in elkaar zit en waar ik heel prettig mee kan samenwerken.”

“Roland adviseert ons rondom de mogelijkheden van het systeem. Hij is ook het geweten van de afdeling, waarbij we regelmatig de vraag krijgen ‘Weet je zeker dat je dit wilt?’ Daarnaast adviseert hij ons ook over hele praktisch dingen, bijvoorbeeld dat het verstandig is om nog even te wachten met een aanpassing, zodat we een aantal wijzigingen kunnen groeperen Je financiële backbone is heel belangrijk,” sluit Lars af.

Continuïteit tijdens overgangsfase

Een ander voorbeeld uit de praktijk is de interim-invulling bij een internationale retailer. Een multinational met meer dan 5000 winkels en 2,4 miljard omzet in 2013, waarbij wereldwijd 20.000 mensen werken.

“We zaten midden in een groeifase met het finance team, toen iemand wegging. Ons team van 5 of 6 mensen stond op het punt om veel groter te worden, iedereen moest daar zijn plaats in vinden. Om tijdens zo’n overgangsfase iemand in vaste dienst te nemen is lastig. Het zou dan heel vervelend zijn als de rollen vervolgens nog veranderen,” vertelt Vincent van Nigtevegt over de aanleiding om de rol interim in te vullen. “Bovendien heb je met een interim-invulling het voordeel dat je rustiger op zoek kunt naar een geschikte permanente invulling.”

Vincent van Nigtevegt, Jorrit Jan Boonstra en Francesca Mather
Vincent van Nigtevegt, Jorrit Jan Boonstra en Francesca Mather

“Terugkijkend was dit een goed besluit, het bedrijf is door een enorme ontwikkeling gegaan,” vertelt Francesca Mather. “Daarbij wilden we de tijd nemen om alle rollen zorgvuldig in te vullen. Intussen wilden we er wel zeker van zijn dat de maandrapportages doorgingen.”

“Jorrit Jan pakt voor ons een stuk van de consolidatie op en verzorgt verschillende rapportages,” vertelt Vincent. “Hij borgt de kwaliteit van de data, en de analyse daarop. Ik wilde graag iemand die snel begreep waar het om ging en ervaring heeft met zowel consolidatie als Hyperion HFM.”

De business begrijpen

“De financiële processen zijn hier behoorlijk complex,” vertelt Jorrit Jan Boonstra van Finext. “Naast systeemkennis en begrip van finance moet je echt de organisatie in om de business te kunnen begrijpen en zo meer van toegevoegde waarde te kunnen zijn.”

“Het was belangrijk dat iemand snel zelfstandig rapportages kon oppakken,” zegt Francesca. “Vincent kende Jorrit Jan al en wist dat hij in de organisatie zou passen. De dynamiek is snel in onze organisatie, dus ook als interimmer moet je wel meekunnen. Alles wat je doet draagt bij. Jorrit Jan kwam regelmatig met voorstellen om processen efficiënter of beter te maken, bijvoorbeeld in de rapportages.”

“De dynamiek is snel in onze organisatie, dus ook als interimmer moet je wel meekunnen”

“Zo was ik verantwoordelijk voor de rapportage rondom één van de producten. Dit was een nieuw initiatief binnen de eigen winkels,” vertelt Jorrit Jan. “Een nieuwe introductie binnen retail betekent heel kort monitoren. Hoeveel is er verkocht en wat heeft het opgeleverd? Dit gebeurde nog via Excel met kans op fouten. Ik ben die cijfers in Hyperion Financial Management mee gaan nemen.”

Credibility van de cijfers

Net als Lars de Jager van Fokker vinden ook Vincent en Francesca de combinatie van financiële en systeem-kennis belangrijk. “Als ik het vergelijk met de interim-invulling die we hiervoor hadden, zonder kennis van HFM, dan scheelt dat 3 maanden inwerktijd,” zegt Vincent.

“Onze credibility als finance afdeling was destijds niet heel hoog, de organisatie was sneller gegroeid dan we konden bijhouden. Op dezelfde vraag kwam er met knop A een ander antwoord dan met knop B,” vertelt Francesca. “Systeemkennis was onontbeerlijk in die fase, om te zorgen voor steeds dezelfde cijfers uit het systeem. Elke maand werd de maandrapportage beter. Nu voelen we ons weer comfortabel met de cijfers.”

Enterprise Performance ManagementConsolidatie & Corporate Reporting Construction & EngineeringIndustrie Oracle EPMOracle Hyperion Financial Management