Klantgerichte rapportages bij Omron met Cognos TM1 - Finext

Klantgerichte rapportages bij Omron

Omron Europe wil graag op verschillende niveaus binnen de organisatie inzicht in de cijfers. Hiervoor gebruikt het industrieel automatiseringsbedrijf een multi-user Cognos omgeving, waarbij de actuals, het budget en de geautomatiseerd uit het datawarehouse komen. Zo beschikt iedereen over de mate van detail die voor hem interessant is, van area sales manager tot het Europese management team.

Door Daniëlle Gruijs, november 2015

Omron Robot

“Omron heeft in 19 landen verkooporganisaties, terwijl het hoofdkantoor hier in Nederland staat. We willen graag weten wat er in de regio’s speelt,” vertelt Miriam Kampers, Group reporting analyst bij Omron Europe, over de behoefte aan meer inzicht. “Mensen moesten zelf rapporten vullen met data. Zij waren veel tijd kwijt aan verzamelen van de data, waardoor ze onvoldoende toekwamen aan de inhoud.”

Het nieuwe proces is veel proactiever; het gaat meer om activiteiten dan om de cijfers. Dat is belangrijker, want daar zit je toekomst.

Als eerste stap begon het industrieel automatiseringsbedrijf met een custom made applicatie. “Dit was al een verbetering. Er was geen discussie meer over de data, omdat deze automatisch geladen werd,” gaat Miriam verder. “Dit was echter een vrij statische applicatie; we konden niet gedurende de maand de voortgang volgen, maar alleen achteraf rapporteren. Bovendien moest bij de custom made applicatie elke wijziging, hoe eenvoudig ook, via een externe partij.”

Afgewogen keuze

Enkele jaren geleden implementeerde de organisatie al Cognos TM1 voor haar planningsproces. De vraag kwam dan ook op of TM1 niet ook voor het rapportageproces te gebruiken was. “Er bestaat ook een specifieke Cognos-applicatie voor rapportages: Cognos Disclosure Management. Deze software is gericht op de maand- en jaarafsluitingen, waarbij je ook opmerkingen kunt toevoegen,” vertelt Ravi Santokhi, consultant bij Finext. Finext was eerder ook nauw betrokken bij de implementatie van het nieuwe planningsproces in TM1.                                                                                                                                                                                                                      

Miriam Kampers
Miriam Kampers

“Op advies van Finext hebben we echter niet voor een Disclosure Managementoplossing gekozen, dat was te zwaar voor onze wensen,” vertelt Miriam. De organisatie besloot om op de bestaande TM1-oplossing een frontend in Excel te bouwen. “Dit past beter bij onze situatie. TM1 is heel dynamisch, waardoor we op verschillende niveaus toegang kunnen bieden. Voorheen hadden alleen de country managers toegang, voor de commentaren moest hij dan toch eerst zijn data daaronder verzamelen. Nu hebben we niet alleen tot lokaal niveau de data inzichtelijk, maar hebben ook de lokale managers toegang om opmerkingen toe te voegen.”

In de nieuwe oplossing wordt de data automatisch aangeleverd uit de bron. Miriam: “Een groot voordeel is dat we nu binnen heel Europa eenduidige data hebben. Natuurlijk zijn er altijd vragen en moet je met elkaar in gesprek blijven, maar we hanteren één definitie.”

Van cijfers naar activiteiten door Cognos

De oplossing geeft naast de actuals ook de estimates aan, wat uitzonderlijk is voor een reporting tool. “Normaal gesproken is reporting vooral gericht op het laten zien van de data,” zegt Ravi. “Hier bieden we beide sets van rapporten aan, waardoor je er ook mee kunt voorspellen.”

De data wordt dagelijks ververst, waardoor de landen de tool ook in kunnen zetten voor voortgangsrapportages. Miriam: “Het nieuwe proces is veel proactiever; het gaat meer om activiteiten dan om de cijfers. Dat is belangrijker, want daar zit je toekomst. De lokale managers hebben nu inzicht in hun eigen performance. Waar vroeger een lokale manager moest aansturen zonder dat hij wist hoe zijn team er op dat moment voorstond, gaat hij veel meer zelf initiatief nemen.” “Met het nieuwe systeem kun je als country manager beter sturen op het halen van je targets”, zegt Ravi. “Als targets of forecasts niet gehaald worden, is het belangrijk te weten wat de achterliggende reden daarvan is. Dat kan er toe leiden dat extra acties nodig zijn om bij te sturen. De rapportages worden ook in management team gesprekken in de landen gebruikt.”

Daarbij kunnen landen ook de data van anderen zien. “Binnen de regio hebben de landen toegang tot elkaars data en commentaren. Zelf toegang tot informatie helpt om vragen te stellen als ‘loop ik daar alleen tegenaan of hebben anderen dat ook’ of ‘waarom loopt mijn regio achter op andere regio’s’. De tool kan tot nieuwe inzichten leiden,” vertelt Miriam. “Ook voor ons is het interessant om de trends op te kunnen pikken. Als we zien dat bepaalde opmerkingen vaker terugkomen, dan moet en kun je daar iets mee.”

Eén centraal systeem met Cognos

Overigens is de veiligheid goed geborgd. “Via security levels wordt ervoor gezorgd dat niet iedereen alles van elkaar ziet. Dat geeft overigens niet; de regio’s verschillen sterk van elkaar, dus is het voor de landen vooral interessant om de trends van vergelijkbare landen te zien. Polen en Hongarije zijn bijvoorbeeld anders dan Italië en Spanje.“

Cognos brengt nog andere voordelen met zich mee. “Het samenbrengen van de managementinformatie in één centraal systeem scheelt honderden interne mails,” zegt Ravi. Niet alleen geeft dat tijdwinst, ook het versiebeheer is daardoor verbeterd. Miriam: “Er werden veel Excel-sheets verstuurd, met allemaal verschillende versies die we moesten bewerken. Bovendien was hiervoor de kennis heel lokaal aanwezig, waardoor de expertise aan individuen gekoppeld bleef.”

Strategische koerswijziging

De nieuwe oplossing speelde goed in op een strategische verandering in de organisatie. “We sloegen een andere strategische koers in, waarin we meer luisteren naar wat klanten willen en daarin met onze oplossingen ondersteunen,” vertelt Miriam. Bij de nieuwe strategie wijziging hoorde ook een organisatorische wijziging. “In de oude tool had dat allemaal via een externe partij gemoeten, nu zijn we er zelf bij betrokken geweest.”

Miriam Kampers & Ravi Santokhi
Ravi Santokhi in gesprek met Miriam Kampers

Na het doorvoeren van de organisatiewijzingen hielp de flexibiliteit van Cognos TM1 bij het concretiseren van de nieuwe situatie. Miriam: “Zeker in het begin konden we in deze applicatie zowel de oude als de nieuwe organisatie een rapport aanbieden. Dat heeft geholpen in de overgang. Zo werd bijvoorbeeld zichtbaar dat definities nog niet helder waren, omdat we de data op de nieuwe manier lieten zien.”

“Gedurende een periode van 3 weken hebben we elke 2 dagen de data sluitend gemaakt, getest en vervolgens 2 dagen later weer sluitend gemaakt. Na deze periode hebben we het volledig geautomatiseerd en konden nieuwe of overgehevelde organisaties bijna real time aangesloten worden,” vertelt Ravi. “De data moet goed zijn, anders gaan gebruikers twijfelen aan het product, dan verlies je geloofwaardigheid en goodwill,” zegt Miriam. “Vanaf het begin hebben we gehamerd op de betrouwbaarheid van de data, het was één van de redenen om snel te automatiseren.”

Klantgericht

Bij het uitdenken van de rapportages stond de eindgebruiker centraal. “Net als wij als organisatie klantvriendelijk naar de klant willen zijn, wil ik ook als finance klantvriendelijk naar de interne organisatie zijn,” zegt Miriam. “We wilden het rapportageproces zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken.” “Om dat te bereiken hebben we veel tijd gespendeerd aan iets kleins, maar heel belangrijks: de dropdowns,” vertelt Ravi. De oplossing om het voor elke gebruiker goed te maken bleek een dynamische te zijn. “We hebben twee bomen gecreëerd, waarin je data ziet afhankelijk van je rechten. Iemand die meer ziet, krijgt minder details te zien.” “Kijk je naar een regio, dan zie je 20 rapporten. Kijk je echter naar Europa, dan krijg je 200 rapporten. Dan moet je de elementen beperken, anders schrikt het mensen af. Bij Europa krijg je een kleinere boom, waarin je wel kunt doorklikken tot alle data, “ zegt Miriam. “Je geeft de gebruiker de mogelijkheid om op zoek te gaan naar die informatie die voor hem relevant is”.

Door het intensieve gebruik van de data binnen de hele organisatie ondersteunt finance met het centrale rapportagesysteem de nieuwe strategische klantkoers. “Je moet je markt kennen; de mensen lokaal in de landen hebben veel marktkennis, zij praten met de klanten,” zegt Miriam. “Het op gang brengen van de informatiestromen van onderaf helpt om trends te kunnen onderscheiden Zo schakelen we de hele organisatie in om klantgericht te werken, waardoor we de eindklant beter bedienen.”

Enterprise Performance ManagementManagementinformatie & Dashboarding Industrie IBM CognosIBM Cognos TM1