Cloud-based planning bij Kimberly Clark - Finext

Cloud-based planning bij Kimberly Clark

Kimberly-Clark is wereldwijd marktleider in bekende consumentenproducten als Kleenex, Huggies en Kotex. Om het planningsproces voor de Oost Europese operatie te verbeteren, implementeerde de groeiende organisatie Anaplan. Finext stelt 5 vragen aan Irina Anoshkina, Eastern European Finance Planning Manager bij Kimberly-Clark.

Door Martijn Meuling, juni 2014

Tissues

1. Wat waren de belangrijkste redenen voor Kimberly-Clark Eastern Europe om een nieuwe planningsapplicatie te implementeren?

Ons bedrijf opereert in een hoog competitieve en snel veranderende omgeving, waar we onze organisatie regelmatig op aanpassen. De oude planningsapplicatie kon de processtappen van de organisatiewijzigingen niet aan. Data moest in een bepaalde volgorde van de ene kubus naar de andere worden overgezet. Dit duurde uren. Bovendien was het lastig om de organisatiewijzigingen in de oude planningstool door te voeren, aangezien we niet zelf de aanpassingen konden doen.

2. Cloud oplossingen stellen je in staat om de planning tool ook op mobiele telefoons, tablets en buiten kantoor te gebruiken. Ervaar je verschil tussen het gebruik van een cloud oplossing of een on-premise planning applicatie?

Het is zeker een groot verschil. Eén van de grote voordelen is dat je niet alleen buiten kantoor toegang hebt tot het systeem, maar zelfs vanaf een tablet. Ook als ik niet achter de computer zit, kan ik makkelijk wijzigingen doorvoeren. Kunnen werken waar je wilt, op het apparaat dat je wilt, heeft serieus effect gehad op onze werk-privé balans.

3. Veiligheid is vaak een onderwerp als financials een cloudoplossing overwegen. Hadden jullie zorgen over de veiligheid?

In het begin hadden we vragen over de veiligheid van onze data in the cloud. We hebben onze IT-partners gevraagd om dit aspect op zich te nemen, door grondig te onderzoeken hoe de veiligheid van onze data geborgd was. Na hun gedegen onderzoek voelen we ons comfortabel over de veiligheid van de data.

4. Welke resultaten heeft de nieuwe planningsoplossing opgeleverd?

Ik heb niet eerder een planningsapplicatie gezien die zo gebruiksvriendelijk en logisch is voor de gebruikers in de business. De inzet van Anaplan heeft het planningsproces zelf significant verbeterd. In de oude situatie hadden we echt moeite om de data in het systeem te krijgen. We maakten zelfs buiten het systeem om calculaties om de P&L in orde te krijgen. Nu doen we alle benodigde calculaties in de tool, met analysemogelijkheden om te controleren of de cijfers correct zijn.

Ten tweede is onze planningcyclus vanaf het begin sneller en meer betrouwbaar. Het systeem berekent ‘in-memory’; zodra je iets wijzigt zie je de resultaten, real-time, in de P&L regels. Hiervoor resulteerde een wijziging in een wisselkoers in een aantal uren herberekeningen, nu duurt het een paar seconden. Dit betekent dat we het budget nu meer dan twee keer zo snel kunnen opstellen.

Bovendien is het niet nodig om het gebruik van de applicatie te stoppen als we wijzigingen willen aanbrengen. Wijzigingen in het oude systeem moesten worden doorgevoerd door een externe consultant, aangezien de kennis in onze organisatie gedurende de jaren was verdwenen. En wijzigingen moesten uiteraard vooraf worden aangevraagd. Nu hebben we het gevoel dat we veranderingen kunnen aanbrengen zodra we ze bedenken. Dit is in onze situatie heel belangrijk. Zo veranderde onze organisatiestructuur opnieuw tijdens onze plancyclus, zonder dat dit enig effect had op het lopende proces.

5. Je hebt uit eigen ervaring meegemaakt wat de inzet van een in-memory cloudoplossing betekent voor jouw planningsproces. Welk advies wil je andere financials meegeven die een cloudoplossing overwegen?

Ten eerste, wees niet bang voor de cloud. Het is heel veilig. Ten tweede, wees erop voorbereid dat je gretig wordt. Als je een systeem als Anaplan gaat gebruiken, begin je met een klein deel van de operatie. Na die eerste stap wil je meer processen naar het nieuwe systeem overzetten.

Enterprise Performance ManagementPlannen, Budgetteren & Forecasten Retail & FMCG Anaplan