Borgen van continuïteit bij zwaar weer in de kinderopvang

Borgen van continuïteit bij zwaar weer in de kinderopvang

Veel organisaties binnen de kinderopvang hebben te maken met veranderende omstandigheden. De marktontwikkelingen hebben een grote ommezwaai doorgemaakt; van lange wachtlijsten naar een overschot van aanbieders. Ook de financieringsstructuur met toeslagen is de afgelopen jaren flink veranderd. Welke rol speelt finance bij een organisatie in zwaar weer?

Door Michel Muskee, mei 2013

Tijdens de hoogtijdagen zijn er binnen veel kinderopvangorganisaties investeringsbesluiten genomen, die op korte termijn lastig terug te draaien zijn. “Toch kun je als financial een aantal zaken oppakken om te faciliteren in het proces om de continuïteit te borgen,” vertelt Nihairis Ignacius van Finext. Zij begeleidde een kinderopvangorganisatie tijdens een financieel moeilijke periode. “Het gaat daarbij niet alleen om de financiële aspecten, maar ook om het inzicht bieden in de performance van de locaties.“

Inzicht, top en flop

Veel organisaties binnen de kinderopvang hebben meerdere locaties; hiervan presteren sommigen beter dan anderen. “Het biedt veel aanknopingspunten voor verbetering als je kunt achterhalen waarom de ene locatie het beter doet dan de andere,” zegt Nihairis. Hiervoor werd een ‘top en flop’-lijst geïntroduceerd. “Hierin keken we naar een aantal belangrijke drivers, zoals personeelskosten, huisvesting voeding en ziekteverzuim. Daarnaast keken we ook naar de uitstroom, wijktrends en klachten van de verschillende locaties. Zo worden zaken heel transparant, waardoor er snel acties opgepakt kunnen worden. Bovendien kan er op een eenvoudige manier van elkaar geleerd worden, denk bijvoorbeeld aan omgaan met ziekteverzuim of slimmer personeel inplannen zodat deze zowel aansluit op de reguliere kindplanning als op eerder of later brengen door ouders.”

Naast het verbeteren van de prestaties van de afzonderlijke locaties, is ook het totale financiële plaatje belangrijk. “Hoe staat het met de liquiditeit, en hoe zien de ratio’s er uit? Dit is niet alleen belangrijk voor de interne besturing, maar ook een belangrijke graadmeter voor de banken.”

Keuzes maken en uitvoeren

Het vaststellen van de juiste prioriteiten is tijdens een dergelijke zware periode nog belangrijker dan gewoonlijk. “Je kunt niet alles tegelijkertijd doen, dus je zult echt keuzes moeten maken. De focus lag op het opstellen van analyses en maandafsluitingen om bij te sturen, niet op het opschonen van rekeningen. Als je het risico loopt dat je de salarissen niet kunt betalen, is het niet relevant om de activa-administratie op te ruimen.”

“Bedrijfscontinuïteit was het voornaamste doel”

Om de juiste keuzes te kunnen maken, werd in het reorganisatieplan een financieel deel met maatregelen opgenomen. “Bedrijfscontinuïteit was het voornaamste doel; hoe zorgen we ervoor dat we er over een jaar nog zijn? En wat moet hiervoor op korte termijn gebeuren? Denk bijvoorbeeld aan bezuinigingsmaatregelen als inkoop via goedkopere leveranciers, onderhandelingen met de bestaande vastgoedleveranciers en het op orde brengen van de debiteurenadministratie, om zoveel mogelijk geld binnen halen.”

Een verrassende keuze was de overstap naar een nieuw financieel systeem. “Eigenlijk was het geen keuze, maar pure noodzaak. De volledige administratie zat in een verouderd systeem, waardoor de organisatie al eens enkele dagen zonder systeem of cijfers zat.”

Voor de aanschaf van de nieuwe tool werd een slimme oplossing gevonden. “Er is samenwerking opgezocht met een shared service organisatie van een aantal kinderopvangorganisaties. Binnen deze samenwerking was het overstappen naar een nieuw financieel pakket mogelijk voor een relatief voordelig bedrag. Daarnaast was deze samenwerking tussen kinderopvangorganisaties ook een bron van kennisdeling en synergie.

Verantwoordelijkheid geven en nemen

Het meekrijgen van de mensen is een rode draad in de aanpak. “Je moet regelmatig bij elkaar komen om er over te praten, zodat mensen zich verantwoordelijk voelen voor de financiële prestaties van de locaties.”

Het meer inzicht krijgen in de financiële prestaties gaat daarbij niet alleen op voor de mensen op de locaties, maar ook voor het MT. Zeker in de kinderopvangbranche hebben veel mensen geen financiële of business-achtergrond, maar een meer inhoudelijke. “Om mensen mee te nemen in de urgentie hebben we regelmatige sessies met het MT geïntroduceerd.” Tijdens dit rendementsoverleg werd zowel het slechte nieuws als de mogelijke maatregelen besproken. “We begonnen met het slechte bericht dat bij niets doen de salarissen nog slechts enkele maanden betaald konden worden. Vervolgens hebben we hoop geboden door de opties aan te geven.”

“mensen moeten zich verantwoordelijk gaan voelen voor de financiële prestaties”

Volgens Nihairis is open het gesprek aangaan essentieel om de performance te kunnen verbeteren. “De waarheid moet wel gezegd worden, hoe hard het ook is. De eerste keer gingen mensen elkaar aanvallen, en ons. Daarna wilden mensen zich echter verdiepen en inhoudelijk de discussie aangaan. Je moet mensen verantwoordelijkheid geven en aanmoedigen om hun mening te durven geven. Alleen dan kun je gezamenlijk stappen zetten.”

Multidisciplinaire facilitator

“Finance houdt zo de spiegel voor, helpt bij het maken van keuzes en brengt afdelingen en mensen bij elkaar,” vertelt Nihairis. “Daarbij gaat het niet alleen om de balanspositie, maar juist om de mensen met cijfers te triggeren om te veranderen.”

Plannen, Budgetteren & Forecasten Zorg