Betrouwbare consolidatie door dagelijkse cijfers bij Eneco

Energieleverancier Eneco wilde efficiënter kunnen consolideren & rapporteren en koos voor een overstap naar een nieuw consolidatiesysteem. Belangrijke wensen vanuit de business waren het creëren van tijdswinst en het invoeren van standaardisatie. De implementatie van SAP BPC heeft Eneco efficiencyslagen en een betrouwbare consolidatie opgeleverd. Bovendien hebben veel meer gebruikers toegang tot de dagelijks automatisch beschikbare – enkelvoudige en geconsolideerde –
cijfers.

Door Jaap-Willem de Visser, juni 2013
Eneco betrouwbaar
Jaap-Willem de Visser, Mischa Ewoldt en Sieuwerd Tiemersma

“Het in de nabije toekomst stoppen van de ondersteuning van het oude consolidatiesysteem door de softwareleverancier was een aanleiding om eens kritisch te kijken naar ons hele consolidatieproces,” zegt Mischa Ewoldt, Manager Business Reporting bij Eneco. “De wens vanuit de business om efficiënter te kunnen rapporteren was een belangrijke aanvullende trigger,” gaat collega Sieuwerd Tiemersma verder. Tiemersma was als lid van het projectmanagementteam nauw betrokken bij het project. “De doelen vanuit de business waren tijdswinst creëren en standaardisatie invoeren. Ons uiteindelijke doel was één bron van de cijfers en daarmee één bron van de waarheid.”

“Door de ambitie van Eneco en de continu realistische kijk van het Finext projectteam hebben we veel kunnen bereiken”

Na een selectieproces werd gekozen voor SAP BPC als het nieuwe consolidatiesysteem. “De voordelen van SAP BPC waren voor ons de gebruiksvriendelijkheid, een optimalisatie van het consolidatieproces en de mogelijkheid om het rapportage-, planning- en budgetproces  onderdeel te laten uitmaken van hetzelfde systeem.”

Brede voorbereiding

De start van het project kostte veel tijd. “We begonnen met een hele brede scope. We hebben veel tijd besteed aan het bespreken van de wensen op het gebied van planning, budgettering en rapportage in de organisatie. Dit heeft ons veel voordeel opgeleverd bij het opstellen van de functionele eisen.” “De versnelling kwam met het inschakelen van Finext. Zij keken vanuit hun ervaring met consolidatie en SAP BPC naar onze ideeën en brachten concreetheid,” gaat Ewoldt verder. “Onze rol bestond op dat moment vooral uit challengen,” zegt Jaap-Willem de Visser, projectmanager bij Finext Performance Management. “Challengen van de ideeën, maar ook van de planning. Wij bekeken de planning vanuit de implementatie, en dat was vanuit Eneco nog niet gedaan.”

Ambitie en realiteit

Bovendien legden Tiemersma en Ewoldt de lat hoog. “We waren misschien ook wel erg ambitieus, en Finext gaf ons de realiteit aan,” zegt Tiemersma. “Door de ambitie van Eneco te combineren met de continue realistische kijk van het Finext projectteam hebben we wel veel kunnen bereiken.” “De boog was altijd gespannen, wat willen we in de beschikbare tijd?” geeft Mischa Ewoldt aan. “Finext gaf visie op wat wenselijk en haalbaar was.” Achteraf gezien heeft deze beginfase weliswaar veel tijd gekost, toch zijn beiden positief over deze tijdsinvestering aan de start van het project. “De breed uitgevraagde informatie blijft nuttig voor de vervolgfases in de toekomst,” zegt Ewoldt. “We hebben nu veel  ideeën voor de vervolgfases  verzameld waarmee we gericht de vervolgstappen kunnen definiëren.”

Evenwichtige samenwerking

Eneco zorgde er voor dat er voldoende interne mensen beschikbaar waren voor het project. Hierdoor ontstond een evenwichtige samenwerking tijdens cruciale fases van de implementatie. “Voldoende mensen vrij maken voor aspecten als datavalidatie heeft een enorme positieve impact op het project,” zegt Jaap-Willem de Visser. In de praktijk ervaart hij dat dit op veel projecten toch lastig te realiseren is door de opdrachtgevende organisatie.

Hoe het Eneco wel gelukt is?  “Deels blijven benadrukken dat het echt nodig is,” zegt Mischa. “Deels doordat onze mensen vanuit hun betrokkenheid behoorlijk kritisch en eigenwijs zijn, en geen ‘standaardoplossing’ wilden. Ze wilden dus graag deelnemen aan het project om hun eigen ideeën gerealiseerd te zien. “

“Het mooie in dit project is dat dit met een aantal verschillende Eneco-mensen is opgepakt,” zegt Jaap-Willem de Visser. “Hierdoor is de continuïteit van de kennis intern binnen Eneco goed geborgd.”  “Het bleek niet alleen positief te zijn voor de voortgang van het project, maar het is nu een systeem geworden waar we zelf echt achter staan,” vult Tiemersma aan.  Eneco heeft, aanvullend op de eigen ontwikkelde kennis, support vanuit Swap Support, een zusterorganisatie van Finext.  Tiemersma ziet nog een voordeel van de uitgebreide kennisontwikkeling van zijn eigen mensen. “Doordat we het systeem nu zo goed kennen, hebben we inzicht in wat we zelf kunnen, en waar we Finext of Swap Support voor nodig hebben,” zegt Sieuwerd Tiemersma. “We kunnen zo heel gericht onze vragen stellen.”

Acceptatie

De acceptatie in de organisatie is zorgvuldig aangepakt. “We hebben dit heel uitvoerig gedaan,” vertelt Mischa Ewoldt. “Elke afdeling heeft uitvoerig zijn eigen data gevalideerd en geaccordeerd.” Tijdens deze fase bleek dat alle onjuistheden terug te leiden waren naar het oude systeem. “Dit gaf veel vertrouwen in de nieuwe tool,” gaat Tiemersma verder. ”Dit heeft ons enorm geholpen in de acceptatie door gebruikers. Als SAP BPC eenmaal ingericht is, is het heel constant.“  “Bovendien hebben we 2 maanden uitgetrokken om met een kwart van de eindgebruikers schaduw te draaien,” zegt Tiemersma. “Wekelijks houden we feedbacksessies en we hebben inmiddels een uitgebreide Q&A en tips & tricks lijst.” Deze input kan worden gebruikt voor de grote uitrol. Tiemersma verwacht echter dat de grote uitrol straks niet meer nodig is.  “Er ontstaan steeds meer ‘olievlekken’ met mensen die ons vragen of ze ook mogen schaduwdraaien. Wij zeggen dan natuurlijk graag ja,” zegt Tiemersma. “Straks bestaat de grote uitrol alleen nog uit formeel de vlag neerzetten.”

Automatische consolidatie

Ewoldt en Tiemersma zijn positief over de resultaten van de overgang naar een nieuwe consolidatiesysteem. Een groot voordeel vinden ze de automatische data load.  “Het bronsysteem voedt SAP BPC dagelijks,” zegt Mischa Ewoldt. “De eindgebruiker kan zo elke dag de rapporten raadplegen met de data van de dag daarvoor.” “Tijdens de maandafsluiting wordt SAP BPC zelfs 3 tot 4 per dag gevoed,” vult Tiemersma aan. “Dit helpt enorm, met name omdat intercompany afstemming met andere afdelingen heel belangrijk is. Indien nodig kunnen we zo direct actie ondernemen en bijschaven.”

“Begin al vroeg in het proces met sparren, zodat je niet eerst zelf de hele blauwdruk schrijft”

“Een ander groot voordeel is de standaardisatie en de directe toegang voor veel meer gebruikers dan hiervoor,” zegt Tiemersma. “Dezelfde cijfer-set is toegankelijk voor iedereen. We hebben nu 70-80 gebruikers die het actief zelf kunnen gebruiken. Voorheen werd meer gebruik gemaakt van Excel voor het opstellen van rapportages.” “Rapportages worden zo efficiënter doordat er minder knip- en plakwerk nodig is. Hopelijk wordt hierdoor de kwaliteit van de analyses verhoogt, omdat controllers meer tijd over hebben voor het maken van die analyses,” zegt Ewoldt. “Bovendien zien we efficiencyslagen in de consolidatie zelf. Handmatige boekingen zijn nu geautomatiseerd. Handwerk is tijdrovend en daarnaast altijd foutgevoelig.”

Drie adviezen

Gevraagd naar hun adviezen voor organisaties die op het punt staan om hun consolidatie te optimaliseren, geven Ewoldt en Tiemersma drie duidelijke tips. “Ten eerste, zorg voor een joint effort. Combineer de pragmatische aanpak en realistische projectuitvoering van een partij als Finext met de inspanning van je eigen mensen,” zegt Tiemersma.  “Hou het klein, stap voor stap,” gaat Ewoldt verder met het tweede advies. “Begin al vroeg in het proces met sparren, zodat je niet eerst zelf de hele blauwdruk schrijft. Een valkuil aan het begin van het project is om uit te gaan van alle mogelijkheden van SAP BPC, waarin veel kan. Daardoor wordt de scope al snel veel te breed.” De gekozen oplossingsrichting bij Eneco is om niet de hele blauwdruk al klaar te hebben voor alle fases, maar die op te breken in kleine stukjes. “Als je die fases strak scoped en daarop stuurt, ontstaat een heel beheersbaar project,” vertelt  Jaap-Willem de Visser. Tot slot voegt Tiemersma hieraan het derde advies toe. “Datavalidatie is echt het magische woord. Finext had ons al aangegeven dat dit veel inspanning van de interne mensen vraagt. Ondanks deze waarschuwing, waren we toch verrast dat dit inderdaad zo veel tijd kostte. Tijdrovend, maar wel essentieel dat het goed gebeurt.”

 

Consolidatie & Corporate Reporting Utilities SAP