• Bestendige financiële processen bij Nyenrode middels interim control en Oracle PBC

Nyenrode, een unieke universiteit, die als organisatie de afgelopen jaren fors is gegroeid. Ze zijn 1,5 keer zo groot geworden als je naar de omvang van de omzet kijkt. Dat betekent wat voor de inrichting van de processen en de wensen van de eindgebruiker. Om in te spelen op deze ontwikkelingen én op de trends in de onderwijswereld wil de afdeling Finance grote stappen zetten en Finext ondersteunt hierin door de inzet van interim controllers en de implementatie van Oracle PBC.

Door Danielle Gruijs, februari 2020
Olena Gots
Olena Gots

Als enige particuliere universiteit in Nederland neemt Nyenrode Business Universiteit een bijzondere plek in binnen de onderwijswereld. “We worden niet bekostigd door de overheid en krijgen geen enkele subsidie voor onze studenten,” legt Olena Gots, Head of Controlling, van Nyenrode uit. “Aan het eind van de rit moet er een positief resultaat behaald worden én tegelijkertijd wil je investeren in de kwaliteit van het onderwijs en het landgoed.”

“We willen de processen optimaliseren. Tegelijkertijd gaat iedereen verder met zijn werk, en wil je daarvoor de benodigde financiële informatie kunnen aanleveren.”

Trends in de onderwijswereld

Nyenrode probeert zo adequaat mogelijk in te spelen op trends in de onderwijsbranche. “Aan de ene kant zien we een massificatie van het onderwijs en aan de andere kant een individualisering van de vraag naar het onderwijs. Daarnaast is internationalisering een belangrijke trend. Dat betekent dat we met veel meer internationale accreditaties te maken krijgen,” vertelt Olena.

Ook rondom de financiering van de opleidingen spelen ontwikkelingen. “Er wordt al jaren gesproken over wijzigingen in het belastingstelsel, zoals het afschaffen van de studieaftrek. Tegelijkertijd hanteren steeds meer bedrijven een keuzemodel voor de persoonlijke ontwikkeling van hun medewerkers, waaruit mensen jaarlijks online of offline opleidingen volgen.”

Verbeteren terwijl de business doordraait met een interim controller

Om dit te kunnen realiseren is de organisatie continu op zoek naar mogelijke verbeteringen. Dit levert echter ook dilemma’s op. Olena: “We willen de processen optimaliseren. Tegelijkertijd gaat iedereen verder met zijn werk, en wil je daarvoor de benodigde financiële informatie kunnen aanleveren.” Nyenrode heeft gekozen voor een combinatie van expertises in haar aanpak tot verbetering. ‘We werken al een aantal jaren samen met Finext rondom het verbeteren van de financiële functie”. “We hebben onze uitdaging en ambities voorgelegd en Finext stelde een tweeledige aanpak voor.

1. Implementeren van Oracle PBC voor het optimaliseren van de planningsprocessen
2. Gebruik maken van een ervaren interim controller, die het voortouw neemt om een aantal processen inhoudelijk te verbeteren, zoals facturatie- en omzetprocessen.

“De inzet van een goede interim controller kun je snel een opgelopen achterstand wegwerken en tegelijkertijd focussen op verbetertrajecten,” zegt Stefan Reijgersberg. Dit is een manier van werken die typisch past bij Finext en onze doel om de CFO/finance functie te ontzorgen.

Controlling in een professionele organisatie

In een organisatie met veel hoogopgeleide professionals, zoals universiteiten of ziekenhuizen, is controlling vaak een vak op zich. “Dat geeft lusten en lasten,” beaamt Olena lachend. “Iedereen is eigenwijs, maar er is ook een hoge mate van betrokkenheid. Kenmerkend voor elke professionele organisatie is dat iedereen zijn eigen kijk heeft op hoe het nog beter kan. Commercie kijkt vanuit het belang van een klant, onderwijs kijkt vanuit de inhoud en vanuit control kijk ik hoe het past in het geheel. In gesprekken moet je dan de overeenkomsten zien te vinden. Uiteindelijk past iedereen zich aan en bouwen we samen aan een mooier Nyenrode.”

Olena ziet de functie van control wel veranderen. “Er worden steeds meer eisen gesteld aan presentatie en analyse van de cijfers. Vanuit de toezichthouders en het college van bestuur, maar ook vanuit afdelingshoofden die budgethouder zijn en marketeers die willen weten in hoeverre hun budgetten al zijn benut.” Daarnaast zal control meer en meer een adviesrol op zich gaan nemen voor de toezichthouders en college van bestuur. Door te signaleren en kritische vragen te stellen, een gesprekspartner te zijn. Als voorbeeld om een weloverwogen besluit te maken over welke opleidingen worden aangeboden. Kunnen we bij tegenvallende cijfers ons geld wellicht investeren in (het ontwikkelen van) andere opleidingen? Stel je biedt een opleiding aan waar je een goede marge op draait. Immers, de kosten voor het verzorgen van de opleiding zijn relatief laag in vergelijking met andere aangeboden opleidingen. De betaalde collegegelden zijn altijd een stabiele bron van inkomsten geweest en is procentueel een groot deel van de totale inkomsten. Nu is een tendens zichtbaar bij deze opleiding dat het aantal inschrijvingen van de studenten al een aantal jaar afneemt. Door control is het advies gegeven om deze tendens verder te onderzoeken, aangezien de omzetdoelstelling van Nyenrode hierdoor wellicht niet gerealiseerd kan worden. Uit de afgenomen klantevaluaties onder de studenten blijkt dat de opleiding niet geheel meer aansluit bij de vraag naar en verwachting van de opleiding. Ondanks dat op dit moment de opbrengsten nog op peil is kan dit vanwege de (verdere) afname van het aantal studenten op termijn snel gaan afnemen. De keuze kan nu gerechtvaardigd zijn om de opleiding in een vroeg stadium aan te passen. Dit kan namelijk een positieve bijdrage hebben aan de waardering van de opleiding, de totale opbrengsten en daarmee de groeidoelstelling(en) van Nyenrode.

Hierbij kijkt de controller vanuit het meerdere invalshoeken: klantperspectief, inhoudelijk en financieel. Het sparren en nadenken over bovenstaande zaken vormt de basis voor het geven van de juiste aanbevelingen door control. De business meenemen in hoe je als controller kijkt naar bovenstaande draagt voor een groot deel bij aan een succesvolle samenwerking.

Oracle PBC als logische opvolger van Hyperion Planning

De inzet van interim controllers en de implementatie van Oracle PBC ondersteunen de verbeterslagen die nodig zijn om in te kunnen spelen op deze ontwikkelingen. “Jaren geleden hebben we al Hyperion Planning geïmplementeerd. Oracle PBC is de logische opvolger hiervan,” vertelt Carsten Westerveld, vanuit Finext Performance Management nauw betrokken bij de implementatie van Oracle PBC bij Nyenrode.

“Ik wil dat mijn planning & controlcyclus doorloopt zonder dat ik na hoef te denken of het systeem wel werkt.”

Het beheer van Oracle PBC is uitbesteed aan Swap Support, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in het beheer van Performance Managementsystemen. “Het is duurder om het beheer zelf te doen, dan moet je minimaal twee fte opleiden voor een systeem dat maar door één afdeling als hoofdsysteem wordt gebruikt,” legt Olena uit.

Ook maakt zij gebruik van de extra back-up functionaliteiten van de Swap Automate. “Ik wil dat mijn planning & controlcyclus doorloopt zonder dat ik na hoef te denken of het systeem wel werkt.”

Interim controller en Oracle PBC bij Nyenrode
Stefan Reijgersberg, Olena Gots en Carsten Westerveld

Stabiliteit in financiële processen en systemen

Olena is positief over de gecombineerde inzet. “Het is heel prettig dat Finext zowel een ervaren interim controller als de implementatie van Oracle PBC aanbiedt. Dat helpt als je extra capaciteit nodig hebt. Bovendien krijg je mensen die vanaf dag één mee kunnen draaien. Finexters passen zich aan de omgeving aan. Zonder een eigen stempel op de organisatie te drukken, hebben ze als buitenstaander een eigen kijk op mogelijkheden om de organisatie verder helpen.”

Ook over de resultaten is Olena positief. “Onze processen zijn duidelijk, dat vind ik een groot goed. Vanuit control kunnen we de standaard planning & controlcyclus zo stabiel mogelijk houden. Standvastigheid in de processen helpt om de processen in de systemen goed te zetten, en andersom. We hebben een stabiele omgeving binnen Oracle PBC, waardoor de organisatie niet telkens weer met iets anders wordt geconfronteerd. Dat werpt zijn vruchten af.“

Integrated Reporting als volgende stap

Na de stappen die al gezet zijn, heeft Olena nog één grote stap voor ogen: “Mijn droom is dat we over een jaar of twee een Integrated Report hebben, met zowel financiële als niet-financiële doelstellingen en resultaten. Ik wil dat de jaarrekening niet alleen een wettelijke verplichting is, maar een document dat leeft voor iedereen.”

Groeiambities?

Heb jij ook groeiambities? Klik hier voor meer informatie of neem contact op met Stefan.

Finance & ControlPlannen, Budgetteren & Forecasten Non-profit & Educatie Oracle Planning & Budgeting Cloud Service - PBCS