Budgetteren & plannen op de juiste snelheid - Finext
  • Budgetteren & plannen op de juiste snelheid

Loopt bij jou het budgetterings- en & planningsproces volledig op rolletjes? Nee? Dan ben je in goed gezelschap. Veel organisaties worstelen met zowel de doorlooptijd en kwaliteit van deze processen. De oplossingen liggen vaak dicht bij elkaar en kunnen veelal met de juiste tools worden opgelost. In dit artikel bespreken we hoe je de uitdagingen rondom de doorlooptijd het beste kunt aanpakken. Dit artikel is onderdeel van een reeks: met deze budgetteringstips in CCH Tagetik kun je direct aan de slag gaan met de Financiële Plannings- (FP&A) en Integrated Business Planning (IBP) processen binnen jouw organisatie. Het eerste artikel uit deze reeks, waarop we ingaan op de uitdagingen van het budgetterings- en planningsproces, kun je hier lezen.

Door Jeroen Beentjes, Job Hakkert, februari 2021

Waarom is het verkorten van je doorlooptijd zo belangrijk?

Zoals eerder in de reeks is beschreven, zien we het bij organisaties vaak gebeuren dat het verzamelen van de plangegevens veel tijd kost. Dit zorgt ervoor dat de professionals geen tijd meer overhouden om zinvolle analyses te maken. Ook is hiermee vaak de budgetdata al verouderd voordat het proces is afgerond. Dat is natuurlijk zonde van je tijd en moeite, maar gelukkig kan dat anders.

Door je doorlooptijd sterk in te korten kan je korter op de bal spelen om je organisatie bij te sturen. Denk hierbij aan het tijdig kunnen inspelen op snel veranderende marktomstandigheden, analysetijd en bredere inzetbaarheid van de cijfers.

Hoe doe je dat?

Bij de klanten waar we deze doorlooptijd al hebben verkort, zien wij dat de winst vooral zit in het kleiner maken van je handmatige dataset. Het budgetterings- en planningsproces blijft altijd een proces waar de input van de financials verplicht blijft; de ene keer door top-down target setting vanuit de bestuurders, de andere keer door het verwerken van input uit de business. Waar je als organisatie wel invloed op hebt, is de hoeveelheid handmatige data die je opvraagt. Door gebruik te maken van slimme technieken zoals alloceren, spreiden of geavanceerd gelinkte datamodellen, kun je vanuit een geringe set datapunten en drivers tot op hetzelfde detailniveau komen als handmatige invoer, maar dan met aanzienlijk minder werk.

Alloceren

Als je snel bepaalde kosten van je hoofdkantoor wilt kunnen verdelen, dan kent CCH Tagetik een uitstekende allocatie-engine. Zo kun je niet alleen alloceren over verschillende sleutels, maar ook getrapte allocaties maken. Hiermee kan je dus op basis van een enkel datapunt en meerdere drivers al snel een gedetailleerde eerste set van data maken. Vanuit daar kun je verder gaan werken. Door het goed onderhouden van je model en het blijven aanscherpen van de business logics in je organisatie kan je hiermee al snel een goed gefundeerde opzet van je budgetdata maken.

Optimalisatie doorlooptijd budgeting & planning proces

Spreading

Als je dan eenmaal verder bent en weet waar je tegen het einde van het jaar op uit wilt komen, dan is het belangrijk om het verloop van je prestaties te plotten in de tijd. Een veelgebruikte analyse van de finance-afdeling is namelijk het plotten van de actuals tegenover de periodieke data van het budget. Verschillen hierin tussen finance en de business zorgen vaak voor gesprekken waar echte waarde wordt gecreëerd. Om tot dit punt te komen is het daarom ook belangrijk dat je budgetdata de werkelijkheid reflecteert. Daarvoor bestaat een techniek genaamd spreading. Deze techniek berekent automatisch een verdeling van ingevoerde cijfers over de assen van je werkblad. In de praktijk zien we dit het meeste gebruikt worden voor een periodieke verdeling van jaareinde voorspellingen. Verdelingen over andere dimensies zijn hierbij natuurlijk ook denkbaar. Het mooie aan een slimme implementatie van CCH Tagetik is dat je de spreading functionaliteit niet alleen lineair of via een simpel patroon kunt uitsmeren, maar ook dat je de software kunt laten kijken naar patronen uit voorgaande jaren. Zo kom je voor stabielere posten in bijvoorbeeld je P&L vrij snel tot een accurate voorspelling.

Data Modeling Advanced

Vaak zijn drivers te herleiden uit financiële gegevens, maar veel vaker nog liggen er niet-financiële gegevens aan ten grondslag. Het is dus goed om deze drivers vast te leggen in een op maat gemaakt datamodel binnen CCH Tagetik. Denk hierbij aan voorspellingen vanuit andere takken van je organisatie zoals salesfunnels, maar ook externe data rondom demografie of marktontwikkelingen. Deze data is vaak te koop, dus dan rest voor je proces alleen nog integratie. De techniek die je hiervoor binnen CCH Tagetik het beste kunt toepassen is de Analytical Information Hub. Deze techniek staat tegenwoordig vrij eenvoudig toe dat zulke ontwikkelingen in je planningsproces worden opgeslagen en verder worden gebruikt.

Optimalisatie doorlooptijd budgeting & planning proces

Gebruik je voorsprong

Als alle bouwblokken eenmaal op zijn plaats liggen is het starten van de berekeningen nog het enige wat rest. Laat die tool maar al het simpele werk voor je doen. Van daaruit is het aan de financial om waarde toe te voegen. Door middel van inzicht en strategie help jij je organisatie verder.

Wil je nu al meer weten? Of heb je andere vragen betreft dit onderwerp? Neem dan contact op met Job Hakkert.

Enterprise Performance ManagementPlannen, Budgetteren & Forecasten CCH TagetikCCH Tagetik Budgeting & Planning