Facturatiestromen versoepelen met AFAS bij Esprit Scholen - Finext
  • Facturatiestromen versoepelen met AFAS bij Esprit Scholen

De 14 Esprit Scholen zijn zeer gevarieerd, zowel primair als voortgezet en internationaal onderwijs. Om de complexiteit van de verschillende geldstromen goed te stroomlijnen, wordt AFAS geïmplementeerd. Hiermee worden de facturatie en inkoopaanvragen geautomatiseerd en geïntegreerd binnen één systeem.

Door Stefan Reijgersberg, april 2020

De scholenorganisatie in Amsterdam heeft een gevarieerd onderwijsaanbod; de 14 scholen bieden primair en voortgezet onderwijs, van praktijk tot en met gymnasium. Ook maken internationale scholen deel uit van de organisatie. Deze variatie heeft invloed op de financiële stromen. Zo kennen het primair en voortgezet onderwijs een subsidiestroom en een vrijwillige ouderbijdrage, terwijl de internationale scholen particulier bekostigd worden.

Keuze voor AFAS

Reden voor Esprit Scholen om over te stappen op nieuwe software om de financiële processen te stroomlijnen. Daarbij gaat de scholenorganisatie niet over één nacht ijs: “We hebben een uitgebreide toolselectie gedaan, waarbij we in sessies met de schoolleiders en finance hebben gekeken naar functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en kosten,” vertelt Paul van den Bosch. Paul is vanuit Finext nauw betrokken bij de toolselectie en implementatie van het nieuwe financiële systeem.

De keuze valt op AFAS Software. Naast de gebruiksvriendelijkheid en kosten speelt ook de geïntegreerde module voor inkoopaanvragen een rol in de keuze. “Via een klein voorportaaltje is er één verbinding tussen de verschillende onderdelen,” vertelt Paul. “Daarnaast zit er een complete workflow rondom de inkoopaanvragen in het pakket.” Een belangrijke factor voor de scholenorganisatie, aangezien factureren en inkoopfacturen verwerken de basis vormt van de administratie.

“Er is eigenlijk nooit een perfect moment om live te gaan met een systeem.”

AFAS synchroon met schoolkalender implementeren

Scholenorganisaties hebben een extra uitdaging rondom de planning van een implementatieproject: er moet rekening gehouden worden met de schoolkalender en vakantieperiodes. “Er is eigenlijk nooit een perfect moment om live te gaan met een systeem,” lacht Paul. “Maar in een scholengemeenschap moet het wel echt voor de zomervakantie. De factuurstromen voor de ouderbijdragen lopen van september tot en met november. Ook moet je dan alweer rekening gaan houden met de herfst- en kerstvakantie.”

Deze harde deadline vraagt om een duidelijke planning en een doordachte aanpak om vertragingen tijdens de implementatie van AFAS te voorkomen. “We wisten dat we een uitdaging rondom de deadline hadden, maar ook dat er altijd onverwachte zaken opkomen tijdens een implementatie. Je weet vooraf niet wat stroefheid gaat opleveren, maar dat er iets gaat spelen kun je vooraf aan zien komen. We zijn dan ook meteen na de meivakantie begonnen en hebben binnen 2,5 maand het systeem neergezet,” vertelt Paul.

Een implementatie van een nieuw financieel systeem is vaak pas geslaagd als ook kritisch gekeken wordt naar de financiële processen. Zo ook bij Esprit Scholen. Om later strubbelingen in het automatiseren van de processen te voorkomen, worden deze grondig tegen het licht gehouden. De factuuropmaak en het grootboekrekeningschema komen aan bod, de kostenplaatsen worden anders ingedeeld en er wordt een nieuwe valutamodule ingericht.

“We proberen zo veel mogelijk met standaardfunctionaliteiten in te richten. Maar soms is een stukje aanvullend maatwerk toch de beste keuze.”

Betere filters door meer data

Het internationale onderwijs binnen Esprit Scholen brengt extra complexiteit met zich mee. “De ouderbijdrage is voor het primair en voortgezet onderwijs aanvullend op de financiering van de overheid en vaak per klas gelijk. Binnen het internationaal onderwijs gaat het niet alleen om een volledig particuliere bijdrage, maar wisselt de hoogte van de bijdrage ook nog eens binnen de klas,” legt Paul uit. “Bovendien gaan de facturen vaak naar de bedrijven waar de ouders werken, in plaats van rechtstreeks naar de ouders.”

Deze complexiteit zorgt voor extra uitdagingen in de processen, die worden opgelost met maatwerk in AFAS. Een lastig dilemma, zo vertelt Paul: “We proberen zo veel mogelijk in te richten op basis van de standaardfunctionaliteiten van AFAS. Maar soms kom je een situatie tegen die zo uitzonderlijk is, dat een stukje aanvullend maatwerk toch de beste keuze is.” Zo wordt er veel meer data toegevoegd aan de debiteurenkaarten, zodat er betere filters kunnen worden toegepast. Hierdoor kan de factuur op naam van het bedrijf worden gezet, terwijl het contract op naam van de ouders staat.

Oog voor de gebruiker

De scholengemeenschap kiest ervoor om geen schaduw te draaien rondom de livegang van AFAS. Dit is een bewuste keuze, om de drukbezette medewerkers niet te overladen. Tegelijkertijd is het ook een lastige keuze. De voordelen en risico’s van wel of niet schaduwdraaien worden dan ook grondig afgewogen. “Natuurlijk is schaduwdraaien prettig, maar in dit geval bracht dat veel nadelen qua werkdruk met zich mee,” vertelt Paul. “Vooraf hebben we het uiteraard goed getest. Dat vermindert de risico’s. De belangrijkste stromen liepen goed, maar de dingen die nog aangepast moesten worden, zouden de business niet in gevaar brengen. Vervolgens hebben we nog twee maanden optimalisatieslagen gedaan met de gebruikers.”

De belangen van de gebruikers meenemen is cruciaal voor het slagen van een project. Paul: “Zo’n project moet je niet over de schutting gooien, maar zorgvuldig begeleiden en overdragen. We zijn veel naar de scholen gegaan om maximale betrokkenheid te creëren, waar nodig hebben we zelfs één op één training gegeven.”

Zuivere inzichten per school

De scholenorganisatie is positief over het werken met AFAS. De workflows rondom inkoop en het goedkeuren van crediteuren verlopen soepel en volgens de richtlijnen van de accountant. De facturatie is sneller en kan eenvoudiger via bulkfacturatie uitgevoerd worden.

Ook worden de kostendragers en kostenplaatsen nu gesplitst; de locatiekosten bijvoorbeeld worden geboekt op huisvesting, maar ook apart geregistreerd voor voortgezet onderwijs en basisonderwijs. Dit maakt de boekingen nauwkeuriger en de rapportages zuiverder, wat meer inzicht en handvatten op schoolniveau geeft.

Finance & Control Non-profit & Educatie