7 tips om silo’s te slopen - Finext

7 tips om silo’s te slopen

Veel organisaties lopen vast in silo-denken. Elke afdeling of divisie is een eiland op zich geworden. Er lopen echter wel degelijk processen dwars door de hele organisatie heen. Hoe zorg je ervoor dat zaken niet over de schutting gegooid worden? 7 tips om door de schutting heen te gaan.

Door Danielle Gruijs, september 2016

schutting

1. Organiseer gezamenlijke (proces)workshops

De meest gebruikte en laagdrempelige techniek om een silo te doorbreken is het organiseren van een (proces)workshop waarbij vertegenwoordigers van alle silo’s aan tafel zitten. Zo is bijvoorbeeld het creëren van een maandrapportage een complex radarwerk van mensen, systemen, benodigde informatie en deadlines. Een workshop met de business en financial controllers, (project)administrateurs en vertegenwoordigers uit de business kan inzicht geven in werkzaamheden en hiermee gepaarde obstakels en uitdagingen. Sommige issues kunnen misschien zelfs wel direct na de workshop worden opgelost, bijvoorbeeld het moment waarop bepaalde informatie wordt klaargezet.

2. Nodig voor de workshop de vakmensen uit

Gevaar van de workshopmethodiek is dat managers, die zelf geen of nauwelijks operationele taken in het proces uitvoeren, ook willen deelnemen aan de workshops. Terwijl een goede procesworkshop juist gebaat is bij professionals die zelf een actieve rol spelen. De ervaring leert dat zij – zonder aanwezigheid van hun leidinggevenden – vrijer en gemakkelijker durven spreken. Het doel is om de werkelijkheid boven tafel krijgen, in plaats van de theoretische situatie.

3. Vraag echter wel om mandaat

Een ander gevaar is het fenomeen ‘mandaat’. Een procesworkshop kan een fantastisch ‘SOLL’-proces opleveren. Zonder steun uit de organisatie gaat alle positieve energie echter snel weer verloren. Borging is dan ook van belang.

4. Gemeenschappelijk belang

Investeer in de relatie en loop eens weg van je eigen werkplek. Door mensen fysiek op te zoeken, interesse te tonen en tijd te investeren bouw je relaties tussen de afdelingen en je collega’s op. Wees je bewust van de historie. Wat is het sentiment, hoe lopen de lijntjes, wie praat met wie? Ga doelgericht op zoek naar het gemeenschappelijke belang, what’s in it for both of us?

5. Twee weten meer dan één.

Eén individuele afdeling heeft niet de kennis over het hele proces. Kennisdelen helpt. Nieuwsgierigheid naar wat een andere afdeling met jouw informatie doet ook. Stel vragen vanuit een frisse blik; ‘misschien raar om te vragen maar…?’ of ‘hoe komt het dat…?’. Leer van elkaar, in plaats van vooral intern te bedenken wat slimmer kan. Daarbij is het van belang dat de kennis vanuit de hele organisatie komt. Neem bijvoorbeeld het Order-to-Cash-proces. De business speelt daarin weliswaar maar een kleine rol, maar het is wel een rol van belang.

6. Vragen, vragen en nog eens vragen

Ga niet uit van aannames, maar blijf doorvragen. Ook als je denkt dat het antwoord al bekend is. Hoor zaken uit de eerste hand. En laat je daarbij niet in het hokje van je rol duwen, maar stel je vragen vanuit diverse perspectieven.

7. Benut slimme softwareoplossingen

Op een slimme manier inzetten van Performance Managementoplossingen helpt je om de silo’s soepel te slopen. En om te zorgen dat ze niet meer terugkomen. Als iedereen over dezelfde cijfers beschikt, gaat het gesprek over de inhoud in plaats van de juistheid van de cijfers. Dashboardoplossingen ondersteunen daarbij; zij maken trends en cijfers visueel inzichtelijk, en begrijpelijk voor de verschillende rollen binnen de keten.

Openingen in de schutting

Na het slopen van de silo’s is het tijd om de processen opnieuw op te bouwen. Het juiste gereedschap helpt je om de processen permanent te verbeteren. Denk aan methodes als Lean of modelleringstools om werkprocessen te beschrijven. Maar ook aan ketenprocessen zoals order-to-cash of purchase-to-pay. Zo kun je samen de openingen in de schutting maken. En dat werkt niet alleen beter en sneller, maar ook prettiger.

Keten- & Procesoptimalisatie