• 7 tips om sales control slim in te richten

Hoe zorg je dat je commercieel slagvaardig bent en tegelijkertijd de financiën goed in de gaten houdt? Kritische succesfactor daarbij is een goede afstemming tussen sales, finance, marketing en IT. Hier komt sales control om de hoek kijken. Met een financiële blik zorgt sales control voor inzicht in het rendement en de kosten van je saleskanalen. Zo krijg je grip op je saleskosten en kun je onderbouwde besluiten nemen rondom je sales- & marketingactiviteiten. Maar hoe richt je dit goed in? 7 tips uit de praktijk.

Door Jos Brugman, juli 2019

Het goed inrichten van sales control levert je als organisatie veel op. Een toegewijde sales controller zit kort op de bal en kan zich volledig richten op sales control, waar een business controller dit er in de praktijk vaak ‘een beetje bij’ doet en te weinig tijd kan vrijmaken. De sales controller beoordeelt de gestelde targets en de bijbehorende bonussen met een kritische en onafhankelijke blik, zodat je het rendement van je partnerkanalen kunt verhogen. Ook zorgt de sales controller voor inzicht en advisering in de ideale salesmix per verkoopkanaal, waardoor je kunt besparen op je clicks and bricks-kanalen. Daarnaast zorgt een goede inrichting van sales control voor de cruciale verbinding tussen finance en sales. Zo kun je betere en meer gefundeerde besluiten nemen rondom de verschillende saleskanalen. Maar hoe doe je dit goed? Ontdek dit in onze tips rondom sales control:

7 tips voor het inrichten van sales control

Met alle lijntjes naar sales, marketing, finance en IT komt er heel wat kijken bij het inrichten van sales control. Onze tips uit de praktijk van sales control om dit slim te doen:

1. Krijg snel grip op de uitgaande geldstromen

Een strak(kere) monitoring van de uitgaande betalingen – zoals commissies richting indirecte kanalen en tussenpersonen – kan veel verschil maken voor het inzicht in de geldstromen en de kosten per order. Denk bij deze quick-win zowel aan de opzet van het cashflowmodel als aan het verloop van het proces.

2. Geef inzicht in de kosten van extra salesacties

Sales afdelingen kijken vaak naar korte termijn-resultaten, terwijl finance meer de lange termijn-doelen in de gaten houdt. Dit geeft echter ook spanningen tussen sales en finance. Een sales controller kan de ideale schakel zijn tussen deze afdelingen, door de uitkomsten van verschillende scenario’s met cijfers te onderbouwen. Neem bijvoorbeeld extra salesacties; wat leveren deze op, maar vooral ook wat zijn de extra kosten hiervoor? En wat is het effect van de extra sales en kosten op de lange termijn-doelstellingen?

3. Vooraf de cijfers op tafel

Denk meteen aan de voorkant mee met initiatieven, acties en business cases. Dit voorkomt een grote tijdbesteding en het onnodig opstellen en uitwerken van business cases die niet relevant zijn.

Ook rondom targets kan sales control vooraf al meedenken. Zo voorkom je dat de salesafdelingen nieuwe targets opstellen, zonder een goede (financiële) analyse vooraf. En, nog vervelender, dat targets al worden gecommuniceerd met de tussenpersonen, terwijl deze targets niet overeenkomen met de organisatietargets en/of nog aanpassingen nodig hebben.

4. Kijk uit voor compensatiegedrag

Als de sales controller meedenkt met de salesinitiatieven, bestaat wel het gevaar dat de controller zelf de business cases gaat uitwerken en daardoor zijn of haar onafhankelijkheid verliest. Laat de verantwoordelijkheid voor het opstellen van business cases en salesinitiatieven bij de business. De sales controller denkt kritisch mee, geeft een cijfermatige onderbouwing en zorgt tegelijkertijd voor een duidelijke functiescheiding tussen opstellen en reviewen.

5. Houdt vast aan het besluitvormingsproces.

Voorkom dat business cases er snel doorheen worden geduwd, zonder goede afstemming met finance. Hoe vaak komt het niet voor dat de afdeling sales en marketing een salesactie al helemaal hebben uitgedacht en uitgerold, voordat de finance-afdeling hiervan op de hoogte is?

Maak vanuit sales control duidelijke afspraken en toon de waarde aan van cijfermatig onderbouwde besluiten. Zorg voor nauwe banden en open communicatielijnen met marketing, sales en het MT.

6. Zorg voor duidelijke en eenvoudige processen.

Wie doet wat, wanneer en waarom? Zijn alle afspraken met de distributiekanalen helder in kaart gebracht? Zijn de betaalde gelden en commissies juist en volledig? Een goed ingericht controleproces is hierbij van grote toegevoegde waarde. Werk daarbij zo veel mogelijk vanuit de (standaard)contracten en afspraken. Afwijkingen en uitzonderingen brengen extra werk en risico’s met zich mee, die allemaal gecontroleerd moeten worden.

7. Benut handige tools voor sales control

Datakwaliteit is een belangrijke voorwaarde om te kunnen vertrouwen op de inzichten vanuit sales control. Gelukkig zijn er verschillende hulpmiddelen die je kunnen helpen om je sales planning op te zetten en te monitoren. Deze tools helpen je niet alleen bij het bewaken van de datakwaliteit, maar ook bij het stroomlijnen van de processen en het creëren van nog meer inzicht.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Excel voor de eerste stappen
  • Sales planning tooling, bijvoorbeeld via Anaplan
  • Niche tools
  • CRM, Salesforce, Dynamics

Eenvoudig starten met de Sales Control-template in Excel

Wil je na deze tips rondom sales control zelf een start maken binnen jouw organisatie? Of ben je benieuwd naar de best practices? Met onze Sales Control-template zet je eenvoudig de eerste stappen. Deze Excel-template hebben we ontwikkeld op basis van onze ervaringen in de praktijk.

Download

Vul hieronder je gegevens in en download de Sales Control-template. Zo kun je meteen aan de slag!

Documenten bekijken?

Cost & Profitability Management