• 7 kenmerken van de ideale Equity Pick Up

In het ideale plaatje is de equity pick up geen handmatige en tijdrovende activiteit, maar een geautomatiseerd proces waar je niet naar om hoeft te kijken. Om dat te bereiken is het belangrijk om eerst de equity pick up binnen jouw organisatie goed in kaart te brengen. Wat zijn de behoeften? En waar moet je op letten?

Door Alwin Berkhout, juli 2019

Grofweg zijn er twee soorten waarderingsmethoden voor deelnemingen in de wereld: de nettovermogenswaarde en historische kostprijs. In Nederland gebruikt meer dan 90% van de holdings de nettovermogenswaarde-systematiek. De nettovermogenswaarde-systematiek wordt overigens alleen in Nederland en een aantal Zuid-Amerikaanse landen gebruikt, de rest van de wereld hanteert met name de historische kostprijsmethode. Bij nettovermogenswaarde worden alle mutaties in het vermogen van een dochtermaatschappij verwerkt in de deelnemingenadministratie van de moedermaatschappij, dit proces noemen we equity pick up (EPU). De waarde van de deelnemingen bij de moeder is daardoor altijd gelijk aan de intrinsieke waarde van de dochter.

Equity pick up automatiseren

Handmatig de EPU doen is tijdrovend en foutgevoelig. Gelukkig ondersteunen veel van de Performance Managementtools tegenwoordig een module die in staat is om vermogensmutaties bij een dochter automatisch te verwerken bij al haar bovenliggende moedermaatschappijen. Een EPM-leverancier die de Nederlandse markt serieus neemt, móet gewoon een automatische equity pick up-module hebben. Onlangs had ik echter een EPM-leverancier aan de lijn waaraan ik moest uitleggen wat equity pick up precies inhoudt: geen goed teken.

Als je gebruikt maakt van de nettovermogenswaarde-systematiek en op zoek bent naar een nieuw EPM-systeem, dan is het goed om eerst te bepalen wat de exacte requirements voor de equity pick up zijn. Daarna kan je gaan bekijken welk systeem deze mogelijkheden goed ondersteunt. Puur de vraag stellen aan een EPM-leverancier of het systeem equity pick up ondersteunt is niet voldoende, omdat het antwoord dan vaak ‘ja’ zal zijn. Naar mijn mening gaat het er echter om ‘hoe’ ze equity pick up hebben geïmplementeerd; er zijn leveranciers die equity pick up slechts matig ondersteunen en er zijn leveranciers die er een sport van hebben gemaakt om werkelijk iedere mogelijke requirement op dit vlak op een fraaie manier op te lossen.

Een goede equity pick up module moet minimaal ondersteuning bieden aan de volgende requirements:

1.     Journals

Er zijn systemen die de EPU boekingen direct als waarde inbrengen, terwijl andere systemen er keurige journaalposten van maken. Met name bij de analyse van de equity pick up-mutaties is het buitengewoon fijn wanneer het EPM-systeem er journaalposten van maakt. De controlerende accountant vindt dit overigens ook heel prettig.

2.     In local currency

Equity pick up is in feite een nagekomen correctie op de data van een moedermaatschappij, die (vaak) ook verwerkt moet worden in het lokale ERP-systeem. Daarnaast moeten de equity pick up-mutaties die gemaakt zijn in de laatste maand van een boekjaar, geopend worden in het daaropvolgende jaar. Om deze redenen moet de equity pick up-boeking in local currency plaatsvinden. Er zijn echter EPM-systemen op de markt die de boekingen alleen in de consolidatiecurrency uitvoeren.

3.     Meerdere moeders

Een dochtermaatschappij kan meerdere moeders binnen de entiteitenstructuur hebben, de software moet hiervoor standaard ondersteuning bieden. De moeders kunnen overigens ieder een andere local currency hebben, dit moet ook standaard ondersteund worden.

4.     Meerdere mutaties

Er zijn bedrijven die equity pick up willen toepassen op alle mutaties in het vermogen, andere organisaties willen alleen het nettoresultaat van het boekjaar oppakken. Naar mijn mening moet je een systeem kiezen dat een onbeperkt aantal mutaties in het vermogen kan oppakken. Niet alle oplossingen kunnen dit al. Een systeem dat hier beperkingen in kent, kan echter tot incomplete implementaties leiden.

5.     Periodiek

Het ownership-percentage van een deelneming kan gedurende een lopend boekjaar wijzigen. Wanneer dit het geval is, moeten de mutaties in een bepaalde maand tegen het op dat moment geldende ownership-percentage opgepakt worden; de year-to-date boeking moet een cumulatie zijn van deze individuele maanden. De meeste EPM-systemen kunnen alleen year-to-date-bedragen oppakken, slechts weinig systemen kennen een periodieke methode.

6.     Override ownership

Vaak worden de EPU-percentages automatisch gegenereerd vanuit het ownershipregister. Dit is vaak een zegen omdat het dubbel onderhoudswerk scheelt. Soms is het echter ook een vloek. Het komt voor dat het equity pick up-percentage moet afwijken van het consolidatiepercentage, en het is fijn als dit dan ondersteund wordt.

7.     Verschillende processen

Veel organisaties kennen naast een verschil in rapportagediepgang tussen actual, budget en forecast processen, ook een verschil in diepgang tussen de verschillende perioden in het actual-proces. Als dit het geval is, moet het mogelijk zijn om de inrichting van de equity pick up te variëren tussen deze verschillende processen. Een systeem dat hier beperkingen in kent, leidt tot verplichte gelijkstelling tussen de verschillende processen of tot creatieve implementaties.

De ideale equity pick up

Met de huidige Performance Managementoplossingen is het niet meer nodig om de equity pick up handmatig te doen. Tijdrovende en foutgevoelige berekeningen van de nettovermogenswaarde behoren tot het verleden. Gelukkig maar. Het is echter wel belangrijk om een tool te kiezen die past bij de situatie van jouw organisatie. Anders moet je wellicht alsnog een stap terug in de tijd doen.

Consolidatie & Corporate Reporting