• De 5 valkuilen van de projectcontroller

Een goede projectcontroller heeft de kwaliteiten van een dirigent in zich. Hoe uiten deze kwaliteiten zich in de praktijk, en waar loop je tegenaan? 5 valkuilen die je als projectcontroller wilt voorkomen.

Door Marlie Vermazeren, februari 2018

Eigenlijk is het vakgebied van projectcontrol onbegrensd, vergelijkbaar met dat van business control. Hoe verenig je de dagelijkse (financiële) besturing met het goed realiseren van projecten en programma’s? Het publiek is de staande organisatie, het orkest is je project. Voor projectcontrol komen gelukkig steeds meer handige tools op de markt, die zaken vereenvoudigen en efficiënter maken. De projectcontroller zelf speelt echter ook een belangrijke, zo niet de belangrijkste, rol in de effectiviteit van projectcontrol.

Hoe moet je je dan als projectcontroller gedragen? Oftewel, hoe word je een dirigent, en wat moet je juist niet doen? 5 valkuilen uit de praktijk:

Valkuil 1: De informatiebehoefte van business control kopiëren.

Niet alle projecten binnen een organisatie zijn gelijk. Het gros van de informatie kun je uniformeren, tegelijkertijd wil je voor ieder project over een andere as in de data kunnen grasduinen. In de praktijk zien we vaak het spanningsveld tussen enerzijds uniformeren en stroomlijnen en anderzijds voldoende flexibiliteit houden.

De markt biedt hiervoor gelukkig steeds betere tooling, die helpt om de informatiebehoefte van de lijnorganisatie te combineren met de flexibele informatiebehoefte van het project. Neem bijvoorbeeld de manier waarop Boskalis NL Vena Solutions inzet om haar projectrapportages te stroomlijnen. Ook workflow en versiebeheer zijn hiermee geborgd.

Valkuil 2: Schikken naar de gebaande paden

Projectcontrol vormt zelf weliswaar een structuur, maar past niet altijd of niet helemaal binnen de organisatiestructuur. Een goede projectcontroller weet wat hij nodig heeft en waar hij dat kan vinden. Ook als het niet binnen de vastgelegde kaders past. De projectcontroller moet, net als een dirigent, bijsturen met soms minimale bewegingen.

Breng in kaart wat echt moet vanwege regelgeving en stakeholders, en probeer langzaam bloot te leggen wat eigenlijk niet nodig is en wat je mist. Vraag om ruimte en vertrouwen om dit anders te doen, bijvoorbeeld in een agile aanpak. Assertiviteit en nieuwsgierigheid tellen zwaar; als projectcontroller mag je niet te snel tevreden zijn met wat je krijgt. Buiten de kaders om vragen blijven stellen geeft je de antwoorden die nodig zijn voor een goed inzicht en interpretatie in de voortgang van het project.

Valkuil 3: De inhoud overslaan

Vanuit projectcontrol is het niet genoeg om je alleen te verdiepen in de financiële besturing, ook de inhoud van het project moet je willen begrijpen. Je moet de noten kunnen lezen. Niet in detail, maar wel op zo’n niveau dat je je werk goed kunt doen. Als financial ben je de Jip of Janneke van je project; doorvragen, doorvragen en doorvragen totdat je in gewone taal begrijpt waar het omgaat. En je dit ook aan alle betrokkenen kunt uitleggen. Echt in het project zitten heeft overigens nog een ander voordeel; zo kom je ook achter de kleinste details, die je nodig hebt om de projectbesturing te verbeteren en het samenspel te kunnen overzien.

Valkuil 4: Dirigeren is geen zwaaien

Dirigeren is namelijk luisteren. Er zijn verschillende niveaus van luisteren, per instrument en vervolgens in samenhang. Als projectcontroller pak je je podium om te zorgen dat alles naadloos bij elkaar aansluit. Daarbij moet je zaken verenigen en dat is iets anders dan compromissen sluiten. Een projectcontroller moet een mening hebben over hoe de projecten worden gespeeld, net als bij een muziekstuk. Die mening gaat over accenten en intonaties, die je goed moet overbrengen. Dat betekent ook dat je minimaal drie stappen vooruit moet kunnen denken en acteren.

Valkuil 5: Vergeten dat je te gast bent

In veel organisaties wordt de projectcontroller gedetacheerd vanuit de lijn. Als projectcontroller is het goed om je daar bewust van te zijn; je moet je rol verdienen binnen het project of programma. Zeker ook omdat er veelal sprake is van doorstroming en tijdelijkheid.

Eerst geven, dan nemen dus. Als je de moeite neemt om eerst goed na te denken wat je voor de ander kunt betekenen, dan ga je dat terugzien in de samenwerking. Vraag wat financieel inzicht voor de ander oplevert, om vanuit daar te bepalen hoe ze aan jouw informatiebehoefte en doelen kunnen bijdragen.

De projectdirigent

De rol van dirigent vraagt om het genereren van energie en tonen van vakmanschap, maar vooral ook om eigenaarschap. Je moet je projecten willen dragen, maar niet de projectmanager willen zijn. Als dirigent sta je op de bok en luister je naar het orkest en het publiek. Hoe meer je laat zien dat je de projecten vanuit jouw rol kunt dragen, hoe meer informatie je krijgt en hoe beter je dingen overziet. Zo kun je sturen en bijsturen voor een goed gecomponeerd zuiver project.

Project- & Portfoliomanagement Vena