5 tips op weg naar eenvoud in projecten

5 tips op weg naar eenvoud in projecten

Met een project ben je als organisatie bezig iets nieuws te creëren. Dit vraagt om creativiteit, ondernemerschap en wendbaarheid. Toch is onze ervaring dat organisaties nog te vaak uitgaan van projectmanagement in termen van controle, plannen en excepties. Wij geloven dat eenvoud in projecten echt werkt. 5 verrassende tips op weg naar eenvoud in projecten.

Door Mark Bik, mei 2015

1. De juiste keuzes als startpunt

In een project ben je per definitie met iets nieuws bezig; je gaat iets veranderen. Om ideeën om te zetten in tastbare resultaten is initiatief, durf en creativiteit nodig, oftewel ondernemerschap. Je weet namelijk niet wat je onderweg gaat tegenkomen, laat staan dat je bij de start al in detail kunt weten wat het eindresultaat moet worden. Accepteer de chaos en onzekerheid en maak keuzes. Een project kan verschillende kanten opgaan, zolang er geen keuzes worden gemaakt moet je met alle opties rekening houden. Maak gebruik van voortschrijdend inzicht om de juiste keuzes op het juiste moment te maken en daarmee optimaal waarde te leveren met het project.

2. Het hogere doel als wegwijzer

Het hogere doel is de reden om het project te starten, het is de ‘waarom’-vraag achter het projectdoel. Met het projectresultaat wordt dus invulling gegeven aan een deel van het hogere organisatiedoel. Een vooraf tot in detail gedefinieerd plan zal echter zelden tot het gewenste succes leiden, simpelweg omdat je bij de start nog niet alles weet. Je bent tenslotte met iets nieuws bezig. Gebruik het hogere doel als wegwijzer om de juiste keuzes te maken voor het project. Te vaak zien we nog dat een project keurig aan de criteria van tijd, geld en kwaliteit heeft voldaan, maar dat het te weinig heeft bijgedragen aan het daadwerkelijke doel van de opdrachtgever. Zorg ervoor dat alle mensen die betrokken zijn bij het project hun aandacht continu op het hogere doel hebben in alles wat ze voor het project doen. Door deze focus, en door jezelf de vraag te stellen of dat wat je doet ook echt waarde toevoegt, kun je de route bepalen. Het project is een middel om een gezamenlijke ambitie te realiseren, waarbij de paden samen ontdekt moeten worden.

3. Zelforganisatie als versneller

In een project draait alles om de mensen, de ‘wie’ is vaak nog belangrijker dan de ‘hoe’. Een gemotiveerd team is dan ook essentieel. De traditionele projectmanager, in de rol van scopebewaker, zorgt er eigenlijk voor dat er niets in het project gebeurt dat niet is afgesproken. We zien in de praktijk vaak dat dit tot gevolg heeft dat mensen afwachten. De focus ligt op het voldoen aan de normen in plaats van het behalen van een maximaal resultaat. Met het hogere doel als wegwijzer zijn professionals prima in staat om naar eigen inzicht en vanuit hun vakmanschap te handelen. Juist wanneer je als organisatie afziet van controle en leert loslaten, zet je mensen in hun kracht. Fouten maken mag; hoe sneller het team fouten maakt, hoe sneller het kan leren. Werken op basis van vertrouwen leidt tot meer kennisdeling, verhoogde prestaties, betere samenwerking en sterker commitment. Hierdoor kan het project sneller opgeleverd worden.

5 Tips op weg naar eenvoud in projecten
5 Tips op weg naar eenvoud in projecten

4. Transparantie als verbinder

Het is allang niet meer vanzelfsprekend dat projectteams ook fysiek bij elkaar zitten. Steeds vaker heb je te maken met een team dat in beweging is en op verschillende momenten en plekken werkt. Mobiele devices worden hierin steeds belangrijker. Door geoptimaliseerde tools in te zetten zorg je dat iedereen in het project van elkaar weet waar hij mee bezig is. Transparantie over de actuele status van het project, en wat er nog gedaan moet worden, voorkomt dat iedereen blijft rennen en geeft de teams de gelegenheid om bij te sturen. Hiermee houdt het project de juiste focus op het hogere doel.

5. Eenvoud als drijvende kracht

Eenmaal onderweg zijn we in projecten geneigd allerlei bijzaken mee te nemen in het project. Vaak wordt dit gevoed vanuit een oerwoud van regels en processen. Dit vraagt soms zoveel aandacht en energie dat de focus verloren gaat in de complexiteit. Uiteindelijk leidt dat alleen maar tot gedoe. Door het project continu te ontdoen van onnodige complexiteit blijft het hogere doel van het project helder. Gebruik eenvoud als de drijvende kracht voor alles binnen het project.

Precies dat wat nodig is

Zorg dat alle projectbetrokkenen zich bij elke activiteit blijven afvragen of wat ze doen echt bijdraagt aan het hogere doel. Dan kun je eenvoudig succesvolle projecten realiseren. Doe precies dat wat nodig is, niet meer en niet minder.

Projectbeheersing