1. Cyclisch onderhoud en ontwikkeling

In het verleden werden implementaties veelal door middel van de waterval methodiek verricht; Een stevig eenmalig project, met een volledig in detail uitgewerkte scope en langere doorlooptijden. Na livegang brak een periode van gebruik aan met minimaal onderhoud en wijzigingen.

Tegenwoordig zien we dat steeds minder gebeuren. De meeste oplossingen worden gefaseerd in gebruik genomen en gaandeweg het project wordt de volledige scope van processen na verloop van tijd door de applicatie ondersteund. Een voordeel van deze aanpak is dat de applicatie al eerder in gebruik wordt genomen, waardoor de organisatie eerder expertise kan opbouwen en eigenaarschap ontwikkelen. Houd er wel rekening mee dat je al vrij snel het beheer moet verzorgen voor eindgebruikers en gelijktijdig de applicatie door ontwikkelt (DevOps). Uit het eerste gebruik ontstaan nieuwe use-cases boven op de initiële oplevering.

Zorg naast projectbudget ook voor budget voor beheer en doorontwikkeling. Houd in de designfase rekening met vervolgopleveringen. Op dit punt gaan we verderop in het artikel nog verder in.

2. Total Cost of Ownership

Met het abonnement op EPM-Cloud technologie is de toegang tot hoogwaardige en schaalbare technologie geregeld. Zelf investeren in hardware en technisch beheer is niet meer nodig. Hiermee lijkt de Total Cost of Ownership lager te worden. Vergeet echter niet de investeringen die nodig zijn voor het opleiden van personeel. Boekhoudkundig geeft een abonnementsvorm een verschuiving van CAPEX naar OPEX. Wel is het mogelijk om een abonnement tussentijds op te zeggen, hoewel softwarepartijen vaak wel minimale commitment vragen in aantallen en doorlooptijd.

3. Onze software kan alles! … Maar tegen welke prijs?

Een veelvoorkomende vraag tijdens het aankoopproces is: “Kan ik met deze oplossing ook…?” Het antwoord vanuit de softwareverkoper is niet zelden een volmondig “Ja!”. En vaak is het nog waar ook. Maar waar men zich vaak in verkijkt is het bijbehorende prijskaartje. Met de flexibiliteit van moderne EPM Cloud oplossingen voor processen als bijvoorbeeld planning, budgeting, (rolling) forecasting, tax en consolidatie, schuilt ook een diepe valkuil in de architectuur van de applicatie. Zo zien we tijdens een tweede fase van een implementatie nog wel eens dat de nieuwe functionaliteit ervoor zorgt dat bestaande processen worden geraakt: met in sommige gevallen zelfs een re-design van fase één. Deze situatie ontstaat omdat in fase één nog niet duidelijk was welke processen allemaal ondersteunt moesten worden. Om zulke verassingen te voorkomen is het belangrijk om aan het begin van de implementatie een volledige analyse te doen van de te ondersteunen processen, voordat je begint met het implementeren van fase één. Maak een design dat ook in fase twee en verder nog werkt.

4. Applicatie governance

Hetzelfde platform gebruiken voor meerdere processen heeft voordelen in kosten, in beheer van masterdata, maar er zijn ook nadelen. Met het inrichten van applicatie governance zijn veel van deze nadelen te minimaliseren. Maak afspraken over eigenaarschap, het leveren van (niet-financiële) data en over de ontwikkeling van nieuwe processen in relatie tot processen die al ‘live’ zijn. Het faseren van verdere ontwikkeling en een scheiding tussen ontwikkelen, testen en productie voorkomt ernstige verstoringen. Zorg dus ook in de Cloud dat de basis op orde is.

5. Is het jasje te klein?

Regelmatig zien we organisaties overstappen van de ene EPM-oplossing naar een nieuwe. En dat terwijl ze als organisatie nou niet persé te ver zijn doorgegroeid om gebruik te kunnen blijven maken van de origineel aangeschafte oplossing. Na doorvragen is het antwoord vaak: “de applicatie past niet meer bij onze organisatie”, “het jasje te klein is geworden” of “de applicatie is traag geworden. Wanneer de motorkap opengaat is er meestal iets anders aan de hand waardoor de efficiency van het gebruik afneemt. Onnodige work-arounds met matige code en misbruik van functies maken de software traag. Wel zonde, want de software in kwestie is vaak nog goed voor zijn tijd en past ook nog steeds bij de gegroeide bedrijfsomvang. Een nieuwe applicatie of een redesign lost dit probleem natuurlijk wel op, maar het risico is niet weg als het life cycle management niet wordt verbeterd. ‘A fool with a tool is still a fool.’

Meer weten?

EPM Life Cycle Management is een vak apart en er zijn maar weinig organisaties waar men écht volledig in control lijkt. Meer weten over Life Cycle Management of de mogelijkheden van nieuwe EPM  oplossingen? Neem contact op met Jeroen!